Sun Java System Calendar Server Ayuda en línea |

Contenido Índice

> # Temas de la ficha Ver

> Se pueden crear y administrar acontecimientos y tareas en la ficha Ver. Todas las tareas de calendario que pueden realizarse en la ficha Ver se enumeran a continuación.

> Para obtener información general sobre conceptos de los calendarios, consulte Guía de conceptos. Consulte también Preguntas más frecuentes.

> Para obtener instrucciones sobre cómo se realizan las siguientes tareas de calendario, haga clic en los enlaces:

> ## Inicio y Cerrar sesión

> - Cambio de las vistas del mismo calendario
> - Cómo salir de Calendar Express

> ## Temas de acontecimientos

> - Edición de un acontecimiento existente
> - Creación de un nuevo acontecimiento
> - Visualización de un acontecimiento
> - Borrado de un acontecimiento
> - Respuesta a una invitación
> - Invitación de asistentes
> - Búsqueda de usuarios
> - Utilización de la ficha Disponibilidad para la planificación de acontecimientos

> ## Temas de tareas

> - Edición de una tarea existente
> - Creación de una nueva tarea
> - Visualización de una tarea
> - Borrado de una tarea
> - Marcado de una tarea como completada

> ## Temas comunes para acontecimientos y tareas

> - Búsqueda de acontecimientos y tareas
> - Planificación de acontecimientos y tareas que se repiten
> - Configuración de recordatorios para acontecimientos y tareas
> - Configuración de recordatorios automáticos para acontecimientos y tareas

> ## Otros temas de la ficha Ver

> - Cambio de las vistas del mismo calendario
> - Visualización de un grupo o calendario diferente
> - Cambio de la fecha de su vista de calendario
> - Impresión de un calendario
> - Utilización del calendario mensual reducido
> - Utilización del icono Pasar a
> - Borrado de la lista de errores
> - Si tiene tanto el botón Invitar como Informar

> # Cómo volver a “Inicio”

> Para volver a la fecha de hoy de su calendario predeterminado en la vista predeterminada (su página de inicio), haga clic en Inicio en la parte superior derecha de la ventana de Calendar Express.

> Su vista predeterminada puede establecerse en la ficha Opciones. Para obtener instrucciones sobre cómo establecer esta opción, consulte Vista inicial predeterminada.

> # Cómo salir de Calendar Express

> Haga clic en el enlace Cerrar sesión situado en el lado superior derecho de la ventana de Calendar Express. Esto finalizará su sesión en Calendar Express. Debe iniciar una nueva sesión para volver a trabajar en Calendar Express.

> # Edición de un acontecimiento existente

> 1. Haga clic en el título del acontecimiento que desea editar de una de las vistas.

> Se abre la ventana Editar acontecimiento. Realice los cambios en cualquiera de las fichas Editar y Recordatorios. Para obtener instrucciones sobre cómo rellenar este formulario, consulte Creación de un nuevo acontecimiento.

> Si sólo ve las fichas Resumen y Recordatorios de este acontecimiento, puede deberse a que:

> - Está trabajando en uno de sus propios calendarios, pero no creó este acontecimiento.
> - O está trabajando en un calendario al que está suscrito y no tiene el permiso Modificar para este calendario o no es un propietario.

> En estos casos, no puede editarlo.

> Para obtener instrucciones sobre el borrado, consulte Borrado de un acontecimiento o Borrado de una tarea.

> 2. Haga clic en Aceptar.

> Al hacer clic en Aceptar tienen efecto los cambios y se cierra la ventana.

> # Creación de un nuevo acontecimiento

> Para crear un acontecimiento en uno o más calendarios, realice los siguientes pasos:

> 1. Haga clic en el icono Nuevo acontecimiento de la ficha Ver.

> Se abre la ventana Editar acontecimiento.

> 2. (Opcional) Haga clic en el menú desplegable Calendario (situado en la parte superior derecha) para ver una lista de otros calendarios que puede designar como organizador de este acontecimiento.

> El calendario que aparece en el menú desplegable será el organizador (propietario) del acontecimiento. Además, la selección que realice aquí en el menú desplegable Calendario se verá reflejada en el menú desplegable Calendario actual de la ficha Ver. Es decir, el calendario que seleccione aparecerá en su vista principal después de que acabe de crear este acontecimiento.

> Para obtener más información sobre la elección de un organizador para el acontecimiento, consulte el tema Creación de acontecimientos en calendarios de la Guía de conceptos.

> 3. (Opcional) Haga clic en el nombre de cualquier calendario de la lista para designarlo como organizador (propietario) de este acontecimiento.

> Este acontecimiento se creará en el nuevo calendario en lugar de crearse en el que actualmente aparece en su vista principal.

> 4. Escriba un nombre para el acontecimiento en el cuadro de entrada Título de acontecimiento.

> El título identifica el acontecimiento en su calendario. Si deja el título en blanco, aparecerán las palabras “Acontecimiento sin título” en su calendario como título predeterminado.

> 5. Escriba la fecha para el acontecimiento en el cuadro de entrada Fecha.

> El icono Pasar a situado a la derecha del cuadro de entrada Fecha le facilita la localización de una fecha adecuada. Para obtener instrucciones, consulte Utilización del icono Pasar a.

> Si invita a otras personas al acontecimiento, puede esperar hasta que haya agregado a todos los asistentes y comprobado su disponibilidad antes de cerrar la hora y la fecha. Consulte el Paso 15 para obtener instrucciones sobre cómo comprobar la disponibilidad.

> 6. Introduzca la hora de comienzo y la duración del acontecimiento en el cuadro de entrada Hora, o seleccione la casilla de verificación Todo el día.

> Seleccione la casilla de verificación Todo el día si desea crear un acontecimiento para todo el día, como por ejemplo un día de cumpleaños, festivo o de vacaciones. Los acontecimientos para todo el día no crean conflictos con los acontecimientos programados para ese día.

> Al seleccionar Todo el día, el sistema cambia la hora de comienzo para que sea las 12:00 am y la duración para que sea 23 horas 59 minutos. (En un reloj de 24 horas, la hora sería 00:00.)

> 7. (Opcional) Haga clic en la casilla de verificación Repetir si desea que el acontecimiento se repita.

> Utilice este método para planificar un acontecimiento que dure más de un día o que se repita periódicamente.

> Se abre la ventana Repetición. Cuando haya configurado las repeticiones que desee, haga clic en Aceptar para cerrar la ventana. Para obtener instrucciones sobre la repetición, consulte Planificación de acontecimientos y tareas que se repiten.

> 8. (Opcional) Haga clic en el menú desplegable Privacidad para ver una lista de configuraciones de confidencialidad para este acontecimiento.

> Las opciones son Acontecimiento público, Sólo fecha y hora y Acontecimiento privado. La opción predeterminada es Acontecimiento público.

> Sólo verá la lista Privacidad si el administrador del sistema de calendarios la ha activado. Si no ve esta opción, continúe en el Paso 7.

> 9. (Opcional) Elija de la lista la opción de acontecimiento privado.

> La capacidad de otros usuarios para ver y actuar en los acontecimientos, ya sean públicos, privados o confidenciales, depende de los permisos que haya establecido para ellos.

> Las opciones de confidencialidad para los acontecimientos son:

> - Acontecimiento público

> Cualquier persona que tenga el permiso Leer para su calendario puede ver los detalles de este acontecimiento. Si está seleccionada la casilla de verificación Libre/Ocupado, cualquier persona que tenga el permiso Disponibilidad puede ver la hora ocupada, pero no los detalles.

> - Sólo fecha y hora (confidencial)

> Sólo usted, los otros propietarios de su calendario, sus asistentes y otros propietarios de los calendarios de sus asistentes pueden ver los detalles de este acontecimiento. Si está seleccionada la casilla de verificación Libre/Ocupado, cualquier persona que tenga el permiso Leer o Disponibilidad para su calendario verá que esta hora está tachada como ocupada, pero no podrá ver los detalles.

> - Acontecimiento privado

> Sólo usted, los otros propietarios de su calendario, los asistentes y otros propietarios de los calendarios de los asistentes pueden ver este acontecimiento y sus detalles, pero nadie más puede detectar su existencia. Incluso sus asistentes no pueden verlo en su calendario. Sólo pueden ver este acontecimiento en sus propios calendarios. Además, nadie más puede ver este acontecimiento en los calendarios de sus asistentes (excepto otros propietarios).

> Por motivos de planificación, estos acontecimientos son invisibles si no se selecciona la casilla de verificación Libre/Ocupado. Es decir, los usuarios que intenten planificar algo en su calendario no verán los conflictos. Si está seleccionada la casilla de verificación Libre/Ocupado, los acontecimientos aparecen como confidenciales.

> Para obtener instrucciones sobre cómo configurar los permisos al crear un calendario, consulte Paso 7 en Creación de un calendario. Puede cambiar los permisos para sus propios calendarios editándolos. Para obtener instrucciones sobre el cambio de permisos, consulte Cambio de permisos de un calendario.

> Consulte también Control de acceso a su calendario en la Guía de conceptos.

> 10. Seleccione la casilla de verificación Libre/Ocupado para incluir este acontecimiento en el cálculo de la disponibilidad.

> Si esta casilla de verificación está seleccionada, cualquier persona que tenga el permiso Leer o Disponibilidad en el calendario verá que esta hora está tachada como ocupada. Si la casilla de verificación no está seleccionada, el acontecimiento no se mostrará al calcular la disponibilidad.

> Si el acontecimiento es privado, puede seleccionar la casilla de verificación Libre/Ocupado para que el acontecimiento aparezca como ocupado al planificar acontecimientos.

> De forma predeterminada, la casilla de verificación Libre/Ocupado está activada para acontecimientos públicos. No está activada de forma predeterminada para acontecimientos privados o para acontecimientos para todo el día.

> 11. (Opcional) Agregue la información de ubicación en el cuadro de entrada Ubicación.
> 12. (Opcional) Introduzca la descripción del acontecimiento en el cuadro de entrada Descripción.
> 13. (Opcional) Si desea invitar a otras personas a este acontecimiento:

> Hay tres maneras de agregar los nombres de los asistentes: introducir los asistentes uno a uno en el cuadro de entrada, utilizar la herramienta Búsqueda de usuario o utilizar la lista Invitación rápida.

> - Para utilizar el cuadro de entrada:

> Si el sistema está configurado de tal manera que aparece un botón Invitar y un botón Informar, para obtener instrucciones, consulte Si tiene tanto el botón Invitar como Informar. Si sólo tiene el botón Invitar, siga las siguientes instrucciones:

> 1. Escriba un Id. de usuario, un Id. de calendario o una dirección de correo electrónico en el cuadro de entrada Usuario.

> Puede escribir más de una a la vez separándolas con punto y coma.

> 2. Haga clic en Invitar.
> 3. Repita el Paso I y el Paso II hasta que haya creado toda la lista de asistentes.
> - Haga clic en Buscar si no sabe exactamente el Id. de usuario, el Id. de calendario o la dirección de correo electrónico.

> Para obtener instrucciones sobre la utilización de la herramienta Búsqueda de usuario, consulte Búsqueda de usuarios.

> - Para utilizar Invitación rápida:
> 1. Haga clic en el menú desplegable Invitación rápida para ver una lista de calendarios y grupos entre los que puede elegir.

> Para obtener más información sobre Invitación rápida, consulte Invitación de asistentes en la Guía de conceptos.

> 2. Haga clic en el calendario o grupo que desea invitar.

> Si elige un grupo, todos sus miembros se agregan a su lista de asistentes. (Para usuarios con lista Invitar y lista Informar, los asistentes se agregarán sólo a la lista Invitar.)

> Para obtener más instrucciones sobre cómo invitar, consulte Invitación de asistentes. Consulte también Invitación de asistentes en la Guía de conceptos.

> Nota | El organizador del acontecimiento no se incluye automáticamente en la lista de asistentes. No obstante, el acontecimiento se muestra en el calendario del organizador.

> 14. (Opcional) Haga clic en la ficha Recordatorios para establecer un recordatorio para usted.

> Para este acontecimiento únicamente, las configuraciones que establece aquí anularán las configuraciones del recordatorio que se encuentran en la ficha Opciones. Si no establece un recordatorio para este acontecimiento, se utilizarán las configuraciones del recordatorio que se encuentran en la ficha Opciones.

> Para establecer un recordatorio por correo electrónico para este acontecimiento:

> 1. Seleccione la casilla de verificación Recordar.
> 2. Escriba una o más direcciones de correo electrónico separadas por una coma (,) o un punto y coma (;).
> 3. Elija un recordatorio relativo o absoluto haciendo clic en el círculo adecuado y, a continuación, estableciendo la hora a la que se va a enviar el recordatorio.

> Sugerencia: Al seleccionar el círculo superior, se crea un recordatorio relativo. Al seleccionar el círculo inferior, se crea un recordatorio absoluto.

> 4. (Opcional) Escriba un mensaje para el recordatorio por correo electrónico en el cuadro de entrada Mensaje.

> Para obtener instrucciones más detalladas, consulte Configuración de recordatorios para acontecimientos y tareas.

> 15. (Opcional) Haga clic en la ficha Disponibilidad para determinar la mejor hora para planificar su acontecimiento comprobando los calendarios de los asistentes.

> Para obtener instrucciones sobre cómo utilizar la ficha Disponibilidad para facilitar la búsqueda de una hora libre para todos los asistentes, consulte Utilización de la ficha Disponibilidad para la planificación de acontecimientos.

> 16. (Opcional) Haga clic en la ficha Vista preliminar para ver un resumen del acontecimiento.
> 17. Haga clic en Aceptar para crear el acontecimiento.

> Se cierra la ventana Editar acontecimiento y se agrega el acontecimiento a los calendarios adecuados.

> En los calendarios, aparece el icono Borrar rápido, una “X” roja dentro de un círculo, junto al título del acontecimiento. Al hacer clic en este icono, el acontecimiento se borra después de que confirme la solicitud. Para obtener instrucciones adicionales sobre la utilización del icono Borrar rápido, consulte Borrado de un acontecimiento.

> # Visualización de un acontecimiento

> 1. En cualquier calendario, haga clic en el título del acontecimiento que desee ver.

> Si está trabajando en su propio calendario y si usted creó el acontecimiento, se abrirá la ventana Editar acontecimiento. De lo contrario, se abrirá la ventana Resumen del acontecimiento sólo con las fichas Resumen y Recordatorios disponibles.

> Si está trabajando en un calendario al que está suscrito, sólo podrá ver los detalles del acontecimiento si tiene el permiso Leer o si es un propietario.

> 2. Si aparece la ventana Editar acontecimiento, haga clic en la ficha Vista preliminar para obtener la información de resumen.

> # Borrado de un acontecimiento

> Hay tres métodos para borrar los acontecimientos: directamente desde la vista principal (utilizando el icono Borrar rápido), desde la ventana Editar acontecimiento o desde la lista de invitaciones.

> ### Método 1: Directamente desde la vista principal (utilizando el icono Borrar rápido)

> 1. Haga clic en el icono que tiene aspecto de una “X” roja dentro de un círculo (se encuentra junto al título del acontecimiento).

> Se abre uno de los dos cuadros de mensaje:

> - Para un acontecimiento que no se repite, el cuadro de mensaje le pide que verifique que desea borrar el acontecimiento.
> - Para un acontecimiento que se repite, el cuadro de mensaje le advierte de que se trata de un acontecimiento que se repite y le ofrece la posibilidad de eliminar sólo este acontecimiento o todas las repeticiones de este acontecimiento.
> 2. Borrado del acontecimiento:
> - Para un acontecimiento que no se repite, haga clic en Aceptar.

> Se cierra el cuadro de mensaje y la ventana del acontecimiento. El acontecimiento se borrará.

> - Para un acontecimiento que se repite, haga clic en “Sólo ésta” o “Todas las instancias”

> Se cierra el cuadro de mensaje y la ventana del acontecimiento. Se borra el acontecimiento o acontecimientos.

> En cualquier caso, puede optar por cancelar el borrado haciendo clic en Cancelar.

> Cuando ve un calendario de grupo, aparece el icono Borrar rápido sólo en la vista de comparación.

> ### Método 2: Desde la ventana Editar acontecimiento

> 1. En su calendario, haga clic en el título del acontecimiento que desee borrar.

> Si es usted el organizador, se abre la ventana Editar acontecimiento. Si no es el organizador, se abre la ventana Resumen del acontecimiento.

> 2. Haga clic en Borrar.

> Se abre uno de los dos cuadros de mensaje:

> - Para un acontecimiento que no se repite, el cuadro de mensaje le pide que verifique que desea borrar el acontecimiento.
> - Para un acontecimiento que se repite, el cuadro de mensaje le advierte de que se trata de un acontecimiento que se repite y le ofrece la posibilidad de eliminar sólo este acontecimiento o todas las repeticiones de este acontecimiento.
> 3. Borrado del acontecimiento:
> - Para un acontecimiento que no se repite, haga clic en Aceptar.

> Se cierra el cuadro de mensaje y la ventana del acontecimiento. El acontecimiento se borrará.

> - Para un acontecimiento que se repite, haga clic en “Sólo ésta” o “Todas las instancias”.

> Se cierra el cuadro de mensaje y la ventana del acontecimiento. Se borra el acontecimiento o acontecimientos.

> En cualquier caso, puede optar por cancelar el borrado haciendo clic en Cancelar.

> ### Método 3: Desde la lista de invitaciones

> Si no ha respondido al acontecimiento, aparecerá un enlace Invitaciones en el cuadro Elementos de acción. No habrá ningún enlace si ya ha respondido al acontecimiento. Si no hay ningún enlace, tendrá que borrar el acontecimiento del calendario, consulte el Método 1 y el Método 2.

> 1. En la ficha Ver, haga clic en Invitaciones en el cuadro Elementos de acción.

> Se abre la ventana Lista de invitaciones.

> 2. Borrado del acontecimiento:

> Tiene dos alternativas: Alternativa 1: borrar el acontecimiento directamente de la lista o Alternativa 2: ver primero el acontecimiento haciendo clic en el título y, a continuación, borrarlo de la ventana del acontecimiento.

> Elija la alternativa 1 o la 2 a continuación.

> #### Alternativa 1

> 1. Para borrar el acontecimiento directamente desde la ventana Lista de invitaciones, seleccione la casilla de verificación Borrar situada a la derecha del acontecimiento.

> En la lista de invitaciones, los acontecimientos que se repiten aparecen sólo una vez. Si selecciona Borrar para una reunión que se repite, todas las instancias del acontecimiento se borran sin un mensaje que le advierta que se trataba de un acontecimiento que se repite. Si desea borrar sólo esta instancia del acontecimiento que se repite, utilice la alternativa 2.

> Puede borrar más de un acontecimiento a la vez seleccionando varias casillas de verificación. Puede borrar todos los acontecimientos de la lista al mismo tiempo seleccionando la casilla de verificación Borrar todo en la parte inferior de la lista. Por desgracia, si cambia de idea no puede anular el borrado de todo seleccionando la casilla de verificación Borrar todo por segunda vez. Tiene que anular la selección de todos ellos uno por uno.

> 2. Haga clic en Guardar y cerrar.

> El acontecimiento se elimina de la lista de invitaciones y de su calendario. Se cierra la ventana Lista de invitaciones y el total de invitaciones disminuye en uno.

> #### Alternativa 2

> 1. Para ver primero el acontecimiento antes de borrarlo, haga clic en su título.

> Se abre la ventana Editar acontecimiento.

> 2. Haga clic en Borrar.

> Se abre una de las dos ventanas:

> - Si hay sólo una única instancia de este acontecimiento, se abre una ventana solicitándole la confirmación de borrado.
> - Si éste es un acontecimiento que se repite, se abre la ventana Selección de repetición advirtiéndole de que se trata de un acontecimiento que se repite, y ofreciéndole la posibilidad de borrar sólo éste o todas las repeticiones.
> 3. Borrado del acontecimiento:
> - Para un acontecimiento que no se repite, haga clic en Aceptar.

> Se cierra el cuadro de mensaje y la ventana del acontecimiento. El acontecimiento se borrará.

> - Para un acontecimiento que se repite, haga clic en “Sólo ésta” o “Todas las instancias”.

> Se cierra el cuadro de mensaje y la ventana del acontecimiento. Se borra el acontecimiento o acontecimientos.

> En cualquier caso, puede optar por cancelar el borrado haciendo clic en Cancelar.

> 4. Haga clic en Guardar y cerrar.

> Se cierra la ventana Lista de invitaciones, se elimina el acontecimiento de la lista de invitaciones y el total situado junto a la lista de invitaciones disminuye en uno.

> # Respuesta a una invitación

> Si alguien le invita a un acontecimiento, éste se introduce en su calendario y aparece una invitación en su lista de invitaciones. Puede responder a una invitación directamente desde el calendario o desde la lista de invitaciones.

> ### Desde el calendario

> 1. Haga clic en el título del acontecimiento al que va a responder.

> Se abre la ventana Resumen del acontecimiento.

> 2. Haga clic en el cuadro Respuesta para ver sus tres opciones de respuesta.

> Las tres opciones son: “Asistiré”, “No asistiré”, “Confirmaré más adelante”.

> 3. Elija su respuesta.
> 4. (Opcional) Establezca un recordatorio para este acontecimiento en la ficha Recordatorios.

> Para obtener instrucciones sobre la configuración de recordatorios, consulte Configuración de recordatorios para acontecimientos y tareas.

> 5. Haga clic en Aceptar para cerrar la ventana Resumen del acontecimiento.

> El estado de la respuesta se actualizará en los calendarios del organizador y del asistente.

> ### Desde la lista de invitaciones

> 1. En la ficha Ver, haga clic en Invitaciones en el cuadro Elementos de acción.

> Se abre la ventana Lista de invitaciones. Si ninguna invitación requiere su respuesta, aparece “Sin invitaciones” en el cuadro Elementos de acción.

> En la lista de invitaciones, tiene dos alternativas: responder directamente desde la lista o ver el Resumen del acontecimiento y responder desde allí.

> Si el acontecimiento se repite, su respuesta se aplicará a todas las fechas. Si desea responder a cada una de las fechas, debe hacerlo desde el calendario. Consulte Desde el calendario, que ha aparecido anteriormente en esta sección.

> 2. Puede utilizar una de las dos alternativas: responder directamente desde la ventana Lista de invitaciones o responder desde la ventana del acontecimiento.

> Elija la alternativa 1 o la 2 a continuación.

> #### Alternativa 1: Responder directamente desde la lista de invitaciones

> 1. Compruebe su respuesta en la ventana Lista de invitaciones.

> Para aceptar, haga clic en el círculo de la primera columna, donde el encabezado es un signo más (+).

> Para rechazar, haga clic en el círculo de la segunda columna, donde el encabezado es un signo menos (-).

> Si no se decide, marque el círculo de la tercera columna, donde el encabezado es un signo de interrogación (?).

> Para los acontecimientos que se repiten, su respuesta se aplicará a todas las repeticiones.

> Si hay varias invitaciones, puede responder a todas ellas a la vez utilizando las casillas de verificación situadas en la parte inferior de la lista con las etiquetas “+ Todas”, “- Todas” y “? Todas”.

> 2. (Opcional) Envíe un mensaje de correo electrónico al organizador del acontecimiento haciendo clic en su Id., en la columna con la etiqueta “Organizador”.
> 3. Haga clic en Guardar y cerrar.

> Se cierra la ventana Lista de invitaciones. Cuando acepta o rechaza una invitación, el acontecimiento se elimina de la lista de invitaciones y su respuesta se ve reflejada en los calendarios de todos los asistentes.

> #### Alternativa 2: Ver el acontecimiento y la respuesta

> 1. Haga clic en el título del acontecimiento al que va a responder.

> Se abre la ventana Resumen del acontecimiento.

> 2. Haga clic en el cuadro Respuesta para ver sus tres opciones de respuesta.

> Las tres opciones son: “Asistiré”, “No asistiré”, “Confirmaré más adelante”.

> Si se trata de una sola fecha de una serie de acontecimientos que se repiten, su respuesta sólo será válida para esa fecha concreta. Para responder a todas las fechas de una serie de acontecimientos que se repiten, utilice la Alternativa 1: Responder directamente desde la lista de invitaciones.

> 3. Elija su respuesta.
> 4. (Opcional) Establezca un recordatorio para este acontecimiento en la ficha Recordatorios.

> Para obtener instrucciones sobre la configuración de recordatorios, consulte Configuración de recordatorios para acontecimientos y tareas.

> 5. Haga clic en Aceptar para cerrar la ventana Resumen del acontecimiento.
> 6. Haga clic en Guardar y cerrar para cerrar la ventana Lista de invitaciones.

> # Invitación de asistentes

> Puede invitar a usuarios a su acontecimiento de tres maneras: introducir los asistentes directamente en el cuadro de entrada, utilizar la herramienta Búsqueda de usuario para buscar los Id. de calendario o utilizar la herramienta Invitación rápida.

> Nota | Si su sistema ha sido configurado para diferenciar entre invitar e informar a los asistentes, aparecerá un botón Invitar y un botón Informar en la ventana Editar acontecimiento. Para obtener instrucciones sobre esta configuración, consulte Si tiene tanto el botón Invitar como Informar.

> ### Introducción de asistentes en el cuadro de entrada

> 1. Realice una entrada en el cuadro de entrada de texto Usuario.

> La entrada Usuario puede tener una de estas formas:

> - Un Id. de calendario

> Si conoce el Id. del calendario para el que desea planificar un acontecimiento o tarea, escríbalo con exactitud. Por ejemplo, si sabe que va a introducir un acontecimiento en el calendario del equipo de fútbol de Juan Pérez (jper), y sabe que el Id. del calendario es jper:madrid, entonces puede escribirlo directamente.

> También puede escribir el Id. de calendario de un recurso. Los recursos son, por ejemplo, salas de reuniones o equipos que se deben reservar. Cada sala o elemento tiene un calendario asociado. Para reservar la sala o el equipo, debe “invitar” al recurso al acontecimiento.

> - Un Id. de usuario

> Si desea introducir un acontecimiento en el calendario predeterminado para este usuario, escriba el Id. del usuario. Por ejemplo, si quiere enviar una invitación de acontecimiento al calendario predeterminado de Juan Pérez, escriba jper.

> - Una dirección de correo electrónico

> Escriba la dirección de correo electrónico de un usuario en el sistema de calendarios. Dependiendo de cómo esté configurado su sistema, éste rellenará su Id. de calendario en la lista de asistentes o incluirá una entrada mailto: en la lista de asistentes.

> Para obtener más información, consulte Invitación de asistentes en la Guía de conceptos.

> 2. Haga clic en Invitar.

> Aparecen el Id. de calendario o una dirección de correo electrónico en la lista de asistentes.

> Si el Id. de calendario que introdujo no es válido, aparecerá un error. Si no tiene el permiso Invitar para este calendario o el calendario nunca ha sido activado, aparecerá una entrada mailto: con la dirección de correo electrónico del usuario en lugar del Id. de calendario.

> Si comete un error y desea eliminar a alguien de la lista de invitaciones, seleccione el nombre haciendo clic en él y, a continuación, haga clic en Eliminar.

> 3. Repita los primeros dos pasos hasta que haya acabado las invitaciones.
> 4. (Opcional) Haga clic en la ficha Disponibilidad para ver qué horas tienen libres los asistentes de su lista.

> Esto puede ser útil para determinar la mejor fecha y hora para planificar su acontecimiento. Ajuste la fecha y la hora para su reunión como mejor le convenga.

> ### Utilización de la herramienta Búsqueda de usuario

> Puede agregar Id. de calendario directamente a su lista de asistentes desde la ventana Búsqueda de usuario.

> 1. Haga clic en Buscar.

> Se abre la ventana Búsqueda de usuario.

> 2. Escriba un nombre, apellidos o Id. de usuario para una persona o grupo de usuarios.

> Para los recursos, escriba el nombre común. Puede utilizar un fragmento del nombre del recurso o de la persona.

> Para obtener instrucciones sobre cómo utilizar Búsqueda de usuario, consulte Búsqueda de usuarios.

> 3. Haga clic en Buscar.

> Aparece la lista Resultados de la búsqueda.

> 4. Seleccione la casilla de verificación situada junto al nombre o los nombres que desea de su lista.
> 5. (Opcional) Haga clic en Aplicar para guardar estos nombres y continuar la búsqueda.

> Los nombres que seleccionó se agregan a la lista Usuarios seleccionados y la ventana permanece abierta. Si cambia de idea, puede anular la selección de los usuarios seleccionando la casilla de verificación situada junto al nombre en la lista Usuarios seleccionados.

> 6. (Opcional) Repita los pasos 3 y 4 para buscar otros usuarios.
> 7. Haga clic en Aceptar cuando haya terminado de seleccionar los usuarios.

> Se cierra la ventana Búsqueda de usuario y los Id. de calendario de la lista Usuarios seleccionados se agregan a su lista de asistentes.

> ### Utilización de la herramienta Invitación rápida

> 1. Haga clic en el menú desplegable Invitación rápida para ver una lista de calendarios y grupos a los que puede invitar.

> El sistema utiliza la lista de calendarios de la ficha Calendarios para crear la lista de calendarios que aparece en el menú desplegable Invitación rápida. Si no tiene el permiso Invitar para un calendario que elige de la lista, se agrega una entrada mailto: a la lista de asistentes.

> También puede seleccionar uno de sus nombres de grupo de calendarios de la lista Invitación rápida (grupos enumerados en su lista de grupos de la ficha Grupos). Los miembros del grupo se incluirán en su lista de asistentes. Si no tiene el permiso Invitar para un miembro del grupo, se agrega una entrada mailto: para ese miembro a la lista de asistentes.

> 2. Haga clic en el calendario o grupo que desea agregar.

> Si elige un grupo, éste se expandirá y los Id. de calendario de todos sus miembros, para los que tiene al menos el permiso Disponibilidad e Invitar, se agregarán a su lista de asistentes. Para cualquier miembro del grupo para el que no tiene el permiso Invitar, se agregará una entrada mailto: en lugar del Id. de calendario.

> # Búsqueda de usuarios

> 1. En la ventana Editar acontecimiento, haga clic en Buscar (situado junto al botón Invitar).

> Se abre la ventana Búsqueda de usuario.

> 2. Escriba el Id. de usuario, el Id. de grupo de usuarios o el nombre común de la persona a la que desea invitar.

> Si desea buscar un recurso, como por ejemplo un salón de actos o un equipo, escriba su nombre común o un fragmento del nombre.

> Si no está seguro de cómo se escribe el nombre de una persona, puede escribir sólo un fragmento.

> Por ejemplo, si está buscando a Juan Segurola, pero no está seguro de cómo se escribe, puede escribir tan sólo “segur”. Los resultados de la búsqueda mostrarán una lista de todos los nombres que contienen esa cadena de letras. Si escribe menos de tres letras, los resultados de la búsqueda podrían ser incompletos. Si la búsqueda arroja demasiados resultados, la lista aparecerá truncada (incompleta). Para obtener más información sobre cómo funcionan las búsquedas, consulte Búsqueda de usuarios en la Guía de conceptos.

> Los grupos de usuarios no son los mismos que los grupos de calendarios que crea en Calendar Express. Sólo su administrador del sistema de calendarios puede crear grupos de usuarios.

> 3. Haga clic en Buscar.
> 4. Seleccione la casilla de verificación situada junto al nombre de la persona, grupo de usuarios o recurso que busca.

> Es posible que obtenga varios resultados de esta búsqueda, especialmente si sólo utiliza un fragmento de un nombre para buscar. Pero incluso si sólo hay un resultado, debe seleccionar la casilla de verificación para agregarlo a su lista de asistentes. Si elige un grupo de usuarios, éste se expandirá para que todos los miembros aparezcan en la lista de asistentes.

> 5. (Opcional) Haga clic en Aplicar si desea mantener abierta la ventana Búsqueda de usuario y realizar otras búsquedas.

> Todos los nombres que marcó se agregan a la lista Usuarios seleccionados (se encuentra situada debajo de la lista Resultados de la búsqueda). A continuación, puede realizar otras búsquedas. Todos los nombres que marcó en cada búsqueda se agregarán a la lista Usuarios seleccionados.

> 6. (Opcional) Anule la selección de los usuarios seleccionando las casillas de verificación situadas junto a sus nombres en la lista Usuarios seleccionados.
> 7. Haga clic en Aceptar cuando haya terminado de buscar los usuarios.

> Se cierra la ventana Búsqueda de usuario y los nombres que ha seleccionado aparecen en la lista de asistentes de la ventana Editar acontecimiento.

> # Utilización de la ficha Disponibilidad para la planificación de acontecimientos

> La ficha Disponibilidad le permite comparar los calendarios de todos los asistentes para los que hay un Id. de calendario en su lista de asistentes. Es decir, los calendarios de las personas a las que invita con sólo un “mailto:” no aparecerán aquí. Si no tiene el permiso Disponibilidad para uno de los calendarios de su lista de asistentes, aparecerá una barra amarilla con la etiqueta “desconocido” en el lugar donde debería estar el calendario de tiempo libre/ocupado. Todos los calendarios se muestran en formato de tiempo libre/ocupado. Para buscar la mejor fecha y hora para planificar su acontecimiento:

> 1. Busque una hora libre disponible para todos los asistentes.

> Cualquier período de tiempo que esté libre en los calendarios de todos los asistentes se marca con un icono (un signo más dentro de un círculo) situado encima del período de tiempo libre.

> 2. Haga clic en el icono de hora libre (un signo más dentro de un círculo), si hay alguno disponible.

> Cuando hace clic en el icono, la hora se ajusta automáticamente en el cuadro de entrada de hora.

> 3. (Opcional) Escriba la hora directamente en el cuadro de entrada de hora.

> Puede que tenga que elegir una hora que esté en conflicto con uno o más calendarios de los asistentes. Como no hay ningún icono de hora libre para una hora que está en conflicto, tendrá que escribirla directamente en el cuadro de entrada.

> O bien, si desea seleccionar una hora que esté fuera del intervalo de horas que se muestran, establézcala escribiéndola en el cuadro de entrada de hora.

> El intervalo de horas mostrado para los calendarios de los asistentes refleja la configuración de la ficha Opciones para la opción Día (El día empieza a las y El día termina a las). Si desea planificar un acontecimiento antes o después de estas horas, puede escribir la hora directamente en el cuadro de entrada de hora.

> 4. (Opcional) Pruebe otra fecha si no puede encontrar una hora apropiada para esta fecha.

> Para probar con otra fecha, cambie la fecha en el cuadro de entrada de fecha.

> Hay tres maneras de cambiar la fecha. Las dos primeras maneras dan lugar a que tanto el cuadro de entrada de fecha como los calendarios se ajusten a la nueva fecha automáticamente.

> 1. Puede hacer clic en los iconos de flecha situados a la izquierda del cuadro de entrada de fecha. Cada clic adelanta la fecha (flecha derecha en la parte inferior) o la retrasa (flecha izquierda en la parte superior) un día.
> 2. Puede hacer clic en el icono Pasar a situado a la derecha del cuadro de entrada de fecha. Utilícelo para adelantar o retrasar la fecha más de un día. Para obtener instrucciones sobre la utilización de Pasar a, consulte Utilización del icono Pasar a.
> 3. Puede escribir la fecha directamente en el cuadro de entrada de fecha. Para que los calendarios se ajusten a esta fecha, haga clic en Mostrar disponibilidad.

> Siga probando fechas y horas hasta que encuentre una hora que le convenga.

> 5. (Opcional) Haga clic en la ficha Vista preliminar para ver un resumen de todos los detalles del acontecimiento.

> Si ha olvidado alguna parte, haga clic en la ficha adecuada y agregue los detalles que faltan.

> 6. Cuando esté listo para crear el acontecimiento, haga clic en Aceptar.

> El acontecimiento se planifica en los calendarios de los asistentes y se cierra la ventana Editar acontecimiento.

> # Edición de una tarea existente

> Abra la tarea que desee editar.

> Hay dos maneras de abrir la tarea: directamente desde el calendario o desde la lista de tareas.

> ### Desde el calendario

> 1. Haga clic en el título de la tarea en el calendario.

> Se abre la ventana Editar tarea.

> 2. Realice los cambios que desee en la tarea.

> Para obtener instrucciones, consulte Creación de una nueva tarea.

> 3. Haga clic en Aceptar para guardar los cambios y cerrar la ventana Editar tarea.

> ### Desde la lista de tareas

> 1. En la ficha Ver, haga clic en Tareas en el cuadro Elementos de acción.

> Se abre la ventana Editar tarea.

> Si no hay tareas incompletas en el cuadro Elementos de acción, aparecerá “Sin tareas”.

> 2. Realice los cambios que desee en la tarea.

> Para obtener instrucciones, consulte Creación de una nueva tarea.

> 3. Haga clic en Aceptar para guardar los cambios y cerrar la ventana Editar tarea.
> 4. Haga clic en Guardar y cerrar para cerrar la ventana Lista de tareas.

> # Creación de una nueva tarea

> 1. Haga clic en el icono Nueva tarea de la ficha Ver.

> Se abre la ventana Editar tarea.

> 2. (Opcional) Haga clic en el menú desplegable Calendario para agregar esta tarea a otro calendario.

> Puede optar por agregar esta tarea a cualquier calendario suyo o a cualquiera de los calendarios a los que esté suscrito, siempre que tenga el permiso Modificar o sea copropietario del calendario. El sistema precalifica los calendarios enumerados en el menú desplegable. Si el calendario aparece en esta lista, tiene el permiso adecuado para utilizarlo.

> 3. (Opcional) Elija un calendario del menú desplegable haciendo clic en él.

> La tarea se crea en este calendario, no en el que se muestra actualmente.

> 4. Escriba un nombre para la tarea en el cuadro de entrada Título de la tarea.

> El título identifica la tarea en su calendario. Si lo deja en blanco, aparecerán las palabras “Tarea sin título” en su calendario para identificarlo.

> 5. Escriba una fecha de vencimiento o seleccione la casilla de verificación Sin vencimiento.

> Si la tarea no tiene una fecha de vencimiento asociada, active la casilla Sin vencimiento. Las tareas “Sin vencimiento” aparecen en su calendario debajo del encabezado: Otras tareas. Las tareas “Sin vencimiento” sólo aparecen en la vista de visión general y del día.

> Las tareas “Sin vencimiento” aparecen en el calendario diariamente hasta que se completan.

> Puede utilizar el icono Pasar a, situado entre Fecha de vencimiento y Sin vencimiento, para pasar a una fecha determinada. Para obtener instrucciones sobre la utilización de Pasar a, consulte Utilización del icono Pasar a.

> 6. Escriba una hora en el cuadro de entrada o seleccione la casilla Sin hora.

> Si está en modo de 12 horas (aparece el menú desplegable am/pm junto al campo de entrada de hora), no escriba la hora en formato de 24 horas. Puede cambiar el modo que se utiliza configurando la opción Hora de la ficha Opciones.

> Las tareas “Sin hora” aparecen en la fecha de vencimiento debajo del encabezado: Vence hoy.

> Active la casilla de verificación Sin hora si no desea una hora de vencimiento concreta para esta tarea. Si ha establecido una fecha de vencimiento para esta tarea, al activar la casilla de verificación Sin hora obtiene una hora de vencimiento en la medianoche de la fecha de vencimiento (un segundo antes de la medianoche para ser exactos).

> 7. (Opcional) Haga clic en el menú desplegable Privacidad para ver una lista de configuraciones de confidencialidad para esta tarea.
> 8. (Opcional) Elija de la lista una opción de confidencialidad para esta tarea.

> Las opciones son:

> - Tarea pública

> Cualquier persona que tenga el permiso Leer para su calendario puede ver los detalles de esta tarea.

> - Sólo fecha y hora

> Cualquier usuario con el permiso Leer para su calendario verá “Tarea sin título” en lugar del título real de la tarea. Si la tarea tiene una hora asociada, también puede ver la hora. No pueden ver los detalles.

> - Tarea privada

> Se puede ver esta tarea y sus detalles, pero nadie más puede detectar su existencia.

> Puede establecer permisos para sus calendarios en la ficha Calendarios editando las propiedades. Para obtener instrucciones sobre cómo configurar permisos para los calendarios, consulte Cambio de permisos de un calendario. Consulte también Control de acceso a su calendario en la Guía de conceptos.

> 9. (Opcional) Escriba una ubicación para la tarea.

> Por ejemplo, si tiene que llevar un recado, introduzca el lugar a donde tiene que ir.

> 10. (Opcional) Introduzca una descripción de la tarea.
> 11. (Opcional) Haga clic en el botón Repetir o en el enlace Cambiar modelo de repetición si desea que el acontecimiento se repita.

> Utilice este método para planificar una tarea que abarque más de un día o una que se realice con regularidad.

> Nota | No utilice esta herramienta para tareas “Sin vencimiento”. Las tareas “Sin vencimiento” aparecen diariamente de cualquier manera. Si hace que se repita una tarea “Sin vencimiento”, el sistema generará el número máximo permitido de copias de esta tarea y todas aparecerán diariamente en el calendario.

> Se abre la ventana Repetición. Cuando haya configurado las repeticiones que desee, haga clic en Aceptar para cerrar la ventana. Para obtener instrucciones sobre la repetición, consulte Planificación de acontecimientos y tareas que se repiten.

> 12. (Opcional) Haga clic en la ficha Recordatorios para configurar un recordatorio por correo electrónico para la tarea.

> Para esta tarea únicamente, las configuraciones que establece aquí anularán las configuraciones del recordatorio que se encuentran en la ficha Opciones. Si no establece un recordatorio para esta tarea, se utilizarán las configuraciones del recordatorio que se encuentran en la ficha Opciones.

> Para establecer un recordatorio para esta tarea:

> 1. Seleccione la casilla de verificación Recordar.
> 2. Escriba una o más direcciones de correo electrónico separadas por una coma (,) o un punto y coma (;).
> 3. Elija un recordatorio relativo o absoluto haciendo clic en el círculo adecuado y, a continuación, estableciendo la hora a la que se va a enviar el recordatorio.

> Sugerencia: Al seleccionar el círculo superior, se crea un recordatorio relativo. Al seleccionar el círculo inferior, se crea un recordatorio absoluto.

> 4. (Opcional) Escriba un mensaje para el recordatorio por correo electrónico en el cuadro de entrada Mensaje.

> Para obtener instrucciones más detalladas, consulte Configuración de recordatorios para acontecimientos y tareas.

> 13. (Opcional) Haga clic en la ficha Vista preliminar para ver una vista sencilla de todos los detalles de la tarea.
> 14. Haga clic en Aceptar para crear la tarea.

> Se cierra la ventana Editar tarea y se crea la tarea en el calendario.

> En el calendario aparece un icono, una “X” roja dentro de un círculo, junto al título de la tarea de su calendario. Se trata del icono Borrar rápido. Para obtener instrucciones sobre la utilización del icono Borrar rápido, consulte Método 1 en Borrado de una tarea.

> # Visualización de una tarea

> Hay dos maneras de ver las tareas: directamente desde el calendario o desde la lista de tareas. En su calendario, las vistas de visión general y del día le permiten ver todas las tareas que vencen en esta fecha, incluidas las completadas, así como las tareas vencidas y las que no tienen fecha de vencimiento. En las vistas de semana y mes no se ven las tareas vencidas ni las completadas, sólo las que vencen en cada día. Las tareas no se ven en la vista de comparación.

> ### Desde el calendario

> Asegúrese de que está en la vista adecuada para ver sus tareas.

> 1. Haga clic en el título de la tarea que desea ver.

> Se abre la ventana Editar tarea.

> 2. (Opcional) Haga clic en la ficha Vista preliminar.

> Aparece toda la información de la tarea de forma abreviada.

> ### Desde la lista de tareas

> 1. En la ficha Ver, haga clic en Tareas en el cuadro Elementos de acción.

> Se abre la ventana Lista de tareas.

> Si no hay tareas, aparece “Sin tareas” en el cuadro Elementos de acción.

> 2. Haga clic en el título de la tarea que desea ver.

> Se abre la ventana Editar tarea.

> 3. (Opcional) Haga clic en la ficha Vista preliminar.

> Aparece toda la información de la tarea de forma abreviada.

> # Borrado de una tarea

> El borrado de una tarea implica su eliminación de la lista de tareas. No es lo mismo que marcar una tarea como completada. Consulte Marcado de una tarea como completada en la Guía de conceptos.

> Hay tres métodos para borrar las tareas: directamente desde el calendario (utilizando el icono Borrar rápido), desde el calendario (dentro de la ventana de la tarea) o desde la lista de tareas.

> ### Método 1: Directamente desde el calendario (utilizando el icono Borrar rápido)

> 1. Haga clic en el icono con aspecto de una “X” roja dentro de un círculo situado junto al título de la tarea.

> Se abre uno de los dos cuadros de mensaje:

> - Para una tarea que no se repite, el cuadro de mensaje le pide que verifique que desea borrar la tarea.
> - Para una tarea que se repite, el cuadro de mensaje le advierte de que se trata de una tarea que se repite y le ofrece la posibilidad de eliminar sólo ésta o esta tarea y todas sus repeticiones.
> 2. Borrado de la tarea:
> - Para una tarea que no se repite, haga clic en Aceptar.

> Se cierra el cuadro de mensaje y la ventana de la tarea. La tarea se borrará.

> - Para una tarea que se repite, haga clic en “Sólo ésta” o “Todas las instancias”.

> Se cierra el cuadro de mensaje y la ventana de la tarea. Se borra la tarea o las tareas.

> En cualquier caso, puede optar por cancelar el borrado haciendo clic en Cancelar.

> ### Método 2: Desde el calendario (dentro de la ventana de la tarea)

> 1. En su calendario, haga clic en el título de la tarea que desee borrar.

> Si es usted el organizador se abre la ventana Editar tarea. Si no es el organizador se abre la ventana Resumen de la tarea.

> 2. Haga clic en Borrar.

> Se abre uno de los dos cuadros de mensaje:

> - Para una tarea que no se repite, el cuadro de mensaje le pide que verifique que desea borrar la tarea.
> - Para una tarea que se repite, el cuadro de mensaje le advierte de que se trata de una tarea que se repite y le ofrece la posibilidad de eliminar sólo esta tarea o todas las repeticiones de esta tarea.
> 3. Borrado de la tarea:
> - Para una tarea que no se repite, haga clic en Aceptar.

> Se cierra el cuadro de mensaje y la ventana de la tarea. La tarea se borrará.

> - Para una tarea que se repite, haga clic en “Sólo ésta” o “Todas las instancias”.

> Se cierra el cuadro de mensaje y la ventana de la tarea. Se borra la tarea o las tareas.

> En cualquier caso, puede optar por cancelar el borrado haciendo clic en Cancelar.

> ### Método 3: Desde la lista de tareas

> 1. En la ficha Ver, haga clic en Tareas en el cuadro Elementos de acción.

> Si no hay tareas incompletas aparecerá “Sin tareas” en el cuadro Elementos de acción. En ese caso, elimine la tarea del calendario utilizando el Método 1 o el Método 2 anteriores.

> Se abre la ventana Lista de tareas.

> 2. Borrado de la tarea:

> Tiene dos alternativas: borrar la tarea directamente de la lista o ver primero la tarea haciendo clic en el título y, a continuación, borrándola de la ventana de la tarea.

> Elija la alternativa 1 o la 2 a continuación.

> #### Alternativa 1

> 1. Para borrar la tarea directamente de la lista de tareas, seleccione la casilla de verificación Borrar situada a la derecha de la tarea.

> En la lista de tareas, todas las repeticiones de una tarea que se repite se enumeran aparte. Si marca una de las repeticiones para su borrado, no se le pregunta si desea borrar las demás repeticiones; sólo se borra la tarea marcada.

> Puede borrar más de una tarea a la vez activando varias casillas de verificación. Incluso puede borrar todas las tareas de la lista a la vez seleccionando la casilla de verificación “Seleccionar todas” situada en la parte inferior de la lista.

> 2. Haga clic en Guardar y cerrar.

> La tarea se elimina de la lista de tareas y de su calendario. Se cierra la ventana Lista de tareas.

> #### Alternativa 2

> 1. Para ver primero la tarea antes de borrarla, haga clic en su título.

> Se abre la ventana Editar tarea.

> 2. Haga clic en Borrar.

> Se abre una de las dos ventanas:

> - Si hay sólo una única instancia de esta tarea, se abre una ventana solicitándole la confirmación de borrado.

> Haga clic en Aceptar para borrar la tarea y cerrar la ventana Resumen de la tarea.

> - Si ésta es una tarea que se repite, se abre la ventana Selección de repetición advirtiéndole de que se trata de una tarea que se repite, y ofreciéndole la posibilidad de borrar sólo ésta o todas las repeticiones de esta tarea.

> Elija su opción. Se cierran las ventanas Selección de repetición y Resumen de la tarea.

> 3. Haga clic en Aceptar.

> Se elimina la tarea de su calendario y de la lista de tareas, y se cierra la ventana Editar tarea.

> # Marcado de una tarea como completada

> Se puede marcar una tarea como completada desde la lista de tareas o bien desde la ventana Editar tarea. Marcar una tarea como completada no la borra de su calendario ni la elimina de la lista de tareas. Sólo el borrado de una tarea la elimina de la lista de tareas.

> ### Desde la lista de tareas

> 1. En la ficha Ver, haga clic en Tareas en el cuadro Elementos de acción.

> Se abre la ventana Lista de tareas.

> 2. Seleccione la casilla de verificación Realizada para todas las tareas que desee marcar como completadas.

> Puede marcar todas las tareas de la lista como completadas seleccionando la casilla de verificación “Seleccionar todas” situada en la parte inferior de la lista.

> 3. Haga clic en Guardar y cerrar.

> La tarea aparece ahora tachada indicando que está completada.

> ### Desde la ventana Editar tarea

> 1. Haga clic en el título de una tarea de su calendario.

> Se abre la ventana Editar tarea.

> 2. Active Estado Finalizada.

> La casilla de verificación Estado Finalizada se encuentra en la parte inferior de la ventana. Desplácese hacia abajo para verla.

> 3. Haga clic en Aceptar para cerrar la ventana Editar tarea.

> La tarea aparece ahora tachada indicando que está completada.

> # Búsqueda de acontecimientos y tareas

> 1. En la ficha Ver, haga clic en el icono de búsqueda (lupa).

> Se abre la ventana Buscar.

> 2. Introduzca los caracteres por los que desea buscar.

> La búsqueda no distingue mayúsculas y minúsculas. Devolverá todos los acontecimientos y tareas que contengan dichos caracteres. Puede escribir fragmentos de palabras, pero cuanto más exacta sea la entrada, menos resultados tendrá que examinar para encontrar el acontecimiento o tarea que desea. Por ejemplo, si escribe “cumpleaños de Miguel”, probablemente obtendrá menos resultados de búsqueda que si escribe sólo un fragmento, como por ejemplo “M”.

> 3. Haga clic en Buscar.

> Aparece una lista de acontecimientos y tareas en las que se encontró una coincidencia. Si no hubo ninguna coincidencia, aparece el mensaje “No se han encontrado concordancias”.

> 4. Haga clic en el acontecimiento o tarea en la que esté interesado.

> En los acontecimientos, si es usted el organizador se abre la ventana Editar acontecimiento. En caso contrario, se abre la ventana Resumen del acontecimiento.

> En las tareas, se abre la ventana Editar tarea.

> 5. Haga clic en Aceptar para cerrar la ventana de acontecimiento o tarea.

> Si la búsqueda obtuvo varios resultados, puede examinar cada uno de ellos repitiendo los pasos 4 y 5.

> 6. Haga clic en Cerrar para cerrar la ventana Buscar cuando haya acabado.

> # Planificación de acontecimientos y tareas que se repiten

> Si desea que un acontecimiento se repita con una periodicidad determinada, ahorrará tiempo si planifica un acontecimiento que se repite en lugar de planificar cada acontecimiento por separado. Una vez que ha planificado un acontecimiento que se repite, ya no puede cambiarlo a no repetitivo. Sólo puede borrar las repeticiones no deseadas o bien borrar todo el acontecimiento y comenzar de nuevo.

> Para obtener más información sobre acontecimientos y tareas que se repiten, consulte Acontecimientos y tareas que se repiten.

> Para planificar un acontecimiento que se repite:

> 1. En la ventana Editar acontecimiento o Editar tarea, seleccione la casilla de verificación Repetir o haga clic en Cambiar modelo de repetición.

> Se abre la ventana Repetición.

> 2. Elija si desea que el acontecimiento o tarea se repita diaria, semanal, mensual o anualmente, y haga clic en el círculo que corresponda.

> El contenido del cuadro de la derecha cambia dependiendo del círculo en el que haga clic. El contenido de la ficha Semanalmente se muestra como el predeterminado.

> Puede configurar un solo círculo de período de tiempo (por ejemplo, Semanalmente). La configuración del último círculo de período de tiempo en el que haga clic será la que se utilizará para este acontecimiento o tarea.

> 3. En el cuadro de la derecha, haga clic en el modelo de repetición que desee.

> Cada período de tiempo tiene distintas opciones en el cuadro de la derecha:

> Período de tiempo | Opciones de Modelo de repetición | Explicación
> --- | --- | ---
> Diariamente | Cada día | El acontecimiento se repite diariamente.
> | Cada día de la semana | El acontecimiento se repite cada día excepto sábados y domingos.
> | Cada (introduzca el número) días | El acontecimiento se repite una vez cada cierto número de días, el que introduzca en el cuadro de texto.
> Semanalmente | Cada semana | El acontecimiento se repite semanalmente.
> | Cada (introduzca el número) semanas | El acontecimiento se repite una vez cada cierto número de semanas, el que introduzca en el cuadro de texto.
> | Repetir el (día de la semana a su elección) | Seleccione la casilla de verificación que corresponda al día o a la combinación de días de la semana en que se repetirá este acontecimiento. La opción predeterminada es el mismo día de la semana que hoy. Debe seleccionar al menos un día de la semana.
> Mensualmente | Cada mes | El acontecimiento se repite mensualmente.
> | Cada (introduzca el número) meses | El acontecimiento se repite una vez cada cierto número de meses, el que introduzca en el cuadro de texto.
> | Repetir el | Elija que se repita un día determinado del mes o un día de una semana determinada cada mes. Por ejemplo, el primer martes.
> Anualmente | Cada año | El acontecimiento se repite anualmente.
> | Repetir el | Elija para que se repita un día determinado de un mes específico o un día de una semana determinada de un mes concreto. Por ejemplo, el primer sábado de abril.

> Por ejemplo, si está planificando un acontecimiento semanal, haga clic en Cada semana o en Cada (número) semanas. Escriba el número de semanas en el cuadro de texto.

> Si desea planificar un acontecimiento o tarea para el último día de cada mes, en la ficha Mensualmente, elija que se repita el día 31 de cada mes. La repetición se ajustará automáticamente para tener lugar el último día de cada mes, independientemente del número de días que tenga. Por ejemplo, en febrero el acontecimiento o tarea se repetirá el día 28 (a menos que sea un año bisiesto, en cuyo caso será el 29). En marzo se repetirá otra vez el día 31, pero en abril será el 30 y así sucesivamente.

> 4. (Opcional) Elija una fecha de comienzo adecuada para su acontecimiento introduciéndola directamente en el cuadro de entrada de texto o utilizando el icono Pasar a.

> La fecha ya está rellenada con la fecha actual del calendario que aparece en la ficha Ver. El sistema no planificará un acontecimiento para la fecha de comienzo si no coincide con el modelo que acaba de elegir. Los acontecimientos o tareas se configurarán comenzando con la siguiente fecha que corresponda con el modelo.

> Para obtener instrucciones sobre la utilización de Pasar a, consulte Utilización del icono Pasar a.

> 5. Elija una fecha de finalización de una de las tres maneras siguientes:
> 1. Elija una fecha de finalización específica introduciéndola en el cuadro de entrada de texto o utilizando el icono Pasar a.
> 2. Especifique el número de instancias que va a crear.

> El número máximo de instancias permitidas por acontecimiento o tarea aparece en un mensaje de texto en la parte inferior derecha de la ventana.

> Si intenta especificar un número mayor que el máximo permitido, el sistema le solicita que elija un número más pequeño. No le permitirá especificar un número que exceda el máximo.

> 3. Haga clic en Sin fecha final.

> Para todas las opciones, el sistema creará sólo el número máximo de acontecimientos o tareas que permite la configuración del sistema. Todas las fechas que sobrepasen ese límite se ignorarán.

> 6. Haga clic en Aceptar para volver a la ventana Editar acontecimiento o Editar tarea.

> Una vez que haya hecho clic en Aceptar, no podrá hacer que la tarea o acontecimiento sea no repetitivo, pero puede cambiar el modelo de repetición.

> # Configuración de recordatorios para acontecimientos y tareas

> 1. Abra la ventana Editar acontecimiento o Editar tarea.

> Para un acontecimiento o tarea existente, haga clic en su título y se abrirá la ventana Editar acontecimiento o Editar tarea.

> Para un nuevo acontecimiento o tarea no se requiere ninguna acción. La ventana Editar acontecimiento o Editar tarea se abre automáticamente al hacer clic en Nuevo acontecimiento o Nueva tarea.

> 2. Haga clic en la ficha Recordatorios de la ventana Editar acontecimiento o Editar tarea.
> 3. Seleccione la casilla de verificación Recordar y escriba la dirección de correo electrónico a la que se le enviará el recordatorio.

> Para esta tarea o acontecimiento únicamente, las configuraciones que establece aquí anularán las configuraciones del recordatorio que se encuentran en la ficha Opciones. Si no establece un recordatorio para este acontecimiento o tarea, se utilizarán las configuraciones del recordatorio que se encuentran en la ficha Opciones.

> Puede escribir varias direcciones de correo electrónico separándolas con comas (,) o con punto y coma (;).

> 4. Para seleccionar una fecha y hora de recordatorio absoluto o relativo, haga clic en uno de los círculos.

> El círculo superior es para un recordatorio relativo. Si cambia la hora o la fecha, el recordatorio se ajusta automáticamente.

> El círculo inferior es para un recordatorio absoluto. Si cambia la fecha o la hora, el recordatorio no cambiará automáticamente. Tendrá que ajustarlo de manera manual.

> Para especificar un recordatorio relativo (círculo superior seleccionado):

> 1. Escriba el número de minutos, horas o días previos al acontecimiento o tarea para el que desea enviar el recordatorio.
> 2. Haga clic en el cuadro para ver las opciones de unidades de tiempo: minutos, horas, días.
> 3. Haga clic en una de las opciones de unidades de tiempo para seleccionarla.

> Para especificar un recordatorio absoluto (círculo inferior seleccionado):

> 4. Especifique una fecha en los cuadros de entrada de texto de la izquierda.
> 5. Especifique una hora en los cuadros de entrada de texto de la derecha.
> 6. Haga clic en el cuadro para mostrar “am” o “pm”.
> 7. Haga clic para seleccionar “am” o “pm”.
> 5. (Opcional) Escriba un texto para el recordatorio en el cuadro de entrada Mensaje.
> 6. (Opcional) Continúe creando o editando el acontecimiento o tarea.
> 7. Haga clic en Aceptar cuando haya terminado de crear o editar el acontecimiento o tarea.

>    Nota | Sun ONE Calendar Express sólo admite recordatorios por correo electrónico. No puede configurar ni ver otros tipos de recordatorios con esta interfaz.

> # Configuración de recordatorios automáticos para acontecimientos y tareas

> Se pueden establecer recordatorios automáticos para todos los acontecimientos y tareas en la ficha Opciones. Consulte Recordatorios de acontecimientos y tareas.

> # Cambio de las vistas del mismo calendario

> Un calendario se puede ver en seis formatos distintos llamados vistas. Para cambiar las vistas, haga clic en uno de los nombres de vistas situados junto a la etiqueta Vistas, en la parte superior derecha del calendario.

> Formatos disponibles (vistas):

> visión general: muestra el calendario de un día y la semana siguiente.

> día: muestra el calendario de un día dividido en períodos de tiempo, como por ejemplo en horas.

> semana: muestra los siete días divididos en períodos de tiempo, como por ejemplo en horas.

> mes: muestra las vistas semanales que hay en un mes.

> año: muestra los calendarios reducidos de los meses que hay en un año. (Sin acontecimientos ni tareas)

> comparación: muestra el calendario de un día, como la vista del día, pero con la hora en columnas y no en filas. Cada calendario ocupa su propia fila, lo cual resulta útil para comparar las planificaciones de los calendarios de un grupo.

> # Visualización de un grupo o calendario diferente

> 1. Haga clic en el menú desplegable Calendario actual situado cerca de la parte superior en el extremo derecho.

> Al hacer clic en el cuadro aparece la lista de calendarios individuales que ha creado o a los que está suscrito actualmente, y la lista de grupos que ha creado. Los calendarios individuales aparecen en la lista en primer lugar. Los grupos aparecen en último lugar.

> También puede ver cualquier calendario que haya creado o al que esté suscrito seleccionándolo de la lista en la ficha Calendarios. Para obtener instrucciones, consulte Visualización de un calendario.

> 2. Seleccione el calendario o grupo que desee ver haciendo clic en él.

> El calendario o grupo seleccionado reemplaza al que está viendo. Se muestra en la misma vista que estaba utilizando. Por ejemplo, si está viendo su calendario predeterminado en la visión general y ha seleccionado un grupo para verlo, éste se mostrará en la vista de visión general en lugar de en la vista de comparación o del día.

> También puede ver cualquier grupo de calendarios que haya creado seleccionándolo de la lista en la ficha Grupos. Para obtener instrucciones, consulte Visualización de un grupo de calendarios.

> Para obtener instrucciones sobre cómo suscribirse a un calendario, consulte Suscripción a un calendario (Búsqueda de calendarios). Para obtener instrucciones sobre cómo crear un grupo de calendarios, consulte Creación de un grupo de calendarios.

> # Cambio de la fecha de su vista de calendario

> Hay cuatro maneras de cambiar la fecha que aparece en su vista de calendario. Elija una de las siguientes:

> - Haga clic en las flechas izquierda y derecha a ambos lados del encabezado de fecha.

> Dependiendo de la vista actual, avanzará o retrocederá un día, semana o mes.

> - Haga clic en una fecha en el calendario mensual reducido situado a la derecha de su vista de calendario.

> Para obtener más instrucciones sobre la utilización de este método para cambiar fechas, consulte Utilización del calendario mensual reducido.

> - Escriba una fecha en el campo de entrada en la parte inferior del calendario mensual reducido y, a continuación, para ver esa fecha, haga clic en el icono Pasar rápido situado junto a ella.
> - Haga clic en el icono Pasar a desde cualquiera de las vistas.

> Se abre la ventana Pasar a. Establezca la fecha y haga clic en Aceptar. Para obtener más instrucciones sobre Pasar a, consulte Utilización del icono Pasar a.

> # Impresión de un calendario

> Para imprimir una versión resumida de su vista del calendario:

> 1. Haga clic en el icono Imprimible.

> Se abre una ventana con una versión resumida e imprimible de la vista actual del calendario.

> 2. Haga clic en el icono Imprimir del navegador o seleccione Imprimir en el menú Archivo.

> Se imprime el calendario resumido. La ventana permanece abierta.

> 3. Para cerrar la ventana, seleccione Cerrar en el menú Archivo.

> # Utilización del calendario mensual reducido

> Hay dos maneras de utilizar el calendario mensual reducido para cambiar la fecha que aparece en su vista de calendario: haga clic en cualquier lugar del calendario o escriba la nueva fecha que desea directamente.

> ### Haga clic en cualquier lugar del calendario mensual reducido

> Para cambiar la fecha haciendo clic en cualquier lugar del calendario mensual reducido, elija una o más de las siguientes opciones:

> - Cambie el mes que se está viendo haciendo clic en uno de los iconos de flecha situados a ambos lados del nombre del mes.

> Cada clic de la flecha izquierda retrocede un mes. Cada clic de la flecha derecha avanza un mes.

> - Cambie el día o la semana que se ve haciendo clic en el número del día.

> El día que aparece actualmente en su vista del calendario está resaltado.

> - Vuelva a la fecha de hoy haciendo clic en la fecha con la etiqueta “Hoy es:” de la parte inferior del calendario mensual reducido.

> #### Consejo

> Cada vez que hace clic en cualquier parte del calendario mensual reducido, toda la ventana del navegador se actualiza en la pantalla. Este proceso exige mucho tiempo. Si desea ver una fecha más allá del mes actual, ahorrará tiempo utilizando el icono Pasar a.

> ### Escriba la nueva fecha que desea directamente

> Utilice el campo de entrada de fecha de la parte inferior del calendario mensual reducido.

> 1. Escriba una nueva fecha en el campo de entrada.
> 2. Haga clic en el icono Pasar rápido (una flecha que señala hacia la derecha dentro de un círculo) para ir a esta fecha.

> # Utilización del icono Pasar a

> En la ventana Pasar a una fecha, puede escribir una fecha directamente o establecer la fecha en el calendario mensual reducido.

> ### Introducción de la fecha

> 1. Haga clic en el icono Pasar a.

> Se abre la ventana Pasar a una fecha.

> 2. Escriba la fecha que desea que aparezca en el cuadro de entrada de fecha situado debajo del calendario mensual reducido.
> 3. Haga clic en Aceptar.

> La fecha mostrada en su vista del calendario se sustituye por la nueva fecha que ha introducido.

> ### Establecimiento de la fecha en el calendario mensual reducido

> 1. Haga clic en el icono Pasar a.

> Se abre la ventana Pasar a una fecha.

> 2. Haga clic en el mes que desee ver.
> 3. Haga clic en el día del mes que desee ver.
> 4. Seleccione el año que desee ver haciendo clic en uno de los iconos de flecha.

> Cada clic que haga en el icono de flecha izquierda le hace retroceder un año. Cada clic que haga en el icono de flecha derecha le hace avanzar un año.

> 5. Haga clic en Aceptar.

> Se cierra la ventana Pasar a una fecha y su vista del calendario cambia a la fecha que ha establecido.

> # Borrado de la lista de errores

> Algunas veces se producen errores al intentar planificar un acontecimiento. Si se producen, puede borrar los errores borrando los acontecimientos que los generaron, o bien solucionando los errores de los acontecimientos.

> Nota | Es importante saber que está borrando los acontecimientos de su calendario, no sólo los de la lista de errores. Si borra un acontecimiento con asistentes, también se borra de los calendarios de todos sus asistentes. Tendrá que volver a planificar (volver a crear) el acontecimiento para incluirlo de nuevo en todos los calendarios.

> ### Para consultar la lista de errores

> 1. En la ficha Ver, haga clic en Errores en el cuadro Elementos de acción.

> Se abre la lista de errores. La lista de errores se compone realmente de una tabla con varias columnas. La última columna contiene el mensaje de error. Puede resolver el error si lo produjo algo muy simple. Por ejemplo, si cometió un error al escribir una dirección de correo electrónico con mailto: porque introdujo sin darse cuenta un carácter no válido, como un espacio, solucione el problema escribiendo la dirección de correo electrónico corregida.

> Puede borrar los acontecimientos que provocan errores directamente desde esta ventana. O bien, puede abrir los acontecimientos uno a uno y borrarlos o intentar solucionarlos desde la ventana Editar acontecimiento.

> Si no existen errores, aparece el mensaje “Sin errores” y no se abre la lista de errores.

> 2. Elija una de las siguientes opciones:
> - Para borrar acontecimientos de la lista de errores, consulte Borrado desde la ventana Lista de errores.
> - Para borrar o corregir los acontecimientos que provocan errores en la ventana Editar acontecimiento, consulte Borrado o solución desde la ventana Editar acontecimiento

> ### Borrado desde la ventana Lista de errores

> Puede borrar uno, algunos o todos los acontecimientos de la lista de errores siguiendo estos pasos:

> 1. Haga clic en la casilla de verificación Borrar situada junto al acontecimiento que desea borrar.

> Puede seleccionar más de un acontecimiento. Si desea borrar todos los acontecimientos enumerados en la lista de errores, puede seleccionar la casilla de verificación Borrar todo situada en la parte superior de la columna Borrar.

> Estas casillas de verificación son como interruptores. Es decir, si cambia de idea puede anular la selección de los acontecimientos haciendo clic en la casilla otra vez.

> 2. Cuando haya acabado de seleccionar los acontecimientos que desea borrar, haga clic en Aceptar.

> Se le pide que confirme el borrado de los acontecimientos de su calendario (haga clic en Aceptar).

> Nota | Para acontecimientos que se repiten, sólo se borran las instancias con errores. Sin embargo, lo más probable es que todas las instancias tengan el mismo error, con lo cual todas se borrarán.

> ### Borrado o solución desde la ventana Editar acontecimiento

> 1. Haga clic en el título del acontecimiento.

> Se abre la ventana Editar acontecimiento.

> 2. Haga clic en Borrar o solucione el error.

> Si puede solucionar el error volviendo a introducir la información corregida, puede hacerlo aquí.

> Si opta por borrar el acontecimiento, se le solicitará que confirme el borrado (haga clic en Aceptar).

> 3. Haga clic en Aceptar.

> Se cierra la ventana Editar acontecimiento.

> 4. Si hay más errores en la lista de errores, continúe procesándolos repitiendo los pasos 1 a 3 hasta que desaparezcan.
> 5. Haga clic en Aceptar cuando haya acabado de procesar la lista de errores.

> # Si tiene tanto el botón Invitar como Informar

> Si su sistema está configurado con un botón Invitar y otro botón Informar en la ventana Editar acontecimiento, utilice las siguientes instrucciones para crear las dos listas. A los asistentes de la lista Invitar se les creará una invitación en la lista Elementos de acción. Los asistentes de la lista Informar no tendrán una invitación en la lista Elementos de acción y, por tanto, no podrán responder. Tanto a los asistentes de la lista Invitar como de la lista Informar se les ha creado el acontecimiento en sus calendarios.

> Para agregar asistentes a sus listas Invitar e Informar:

> 1. Realice una entrada en el cuadro de entrada de texto Usuario.

> La entrada Usuario puede tener una de estas formas:

> - Un Id. de calendario

> Si conoce el Id. del calendario para el que desea planificar un acontecimiento o tarea, escríbalo con exactitud. Por ejemplo, si sabe que va a introducir un acontecimiento en el calendario del equipo de fútbol de Juan Pérez (jper), y sabe que el Id. del calendario es jper:madrid, entonces puede escribirlo directamente.

> También puede escribir el Id. de calendario de un recurso. Los recursos son, por ejemplo, salas de reuniones o equipos que se deben reservar. Cada sala o elemento tiene un calendario asociado. Para reservar la sala o el equipo, debe “invitar” al recurso al acontecimiento.

> - Un Id. de usuario

> Si desea introducir un acontecimiento en el calendario predeterminado para este usuario, escriba el Id. del usuario. Por ejemplo, si quiere enviar una invitación de acontecimiento al calendario predeterminado de Juan Pérez, escriba jper.

> - Una dirección de correo electrónico

> Si su sistema está configurado para ello, cuando escriba una dirección de correo electrónico, ésta incluirá el Id. de calendario correspondiente en su lista Invitar o Informar y el usuario tendrá el acontecimiento planificado en el calendario.

> Si el sistema no está configurado para ello, verá un “mailto:” delante de la dirección de correo electrónico en la lista Invitar o Informar. En este caso, este acontecimiento no se planificará automáticamente en el calendario del usuario. Sólo recibirán una notificación por correo electrónico.

> Si escribe “mailto:” delante de una dirección de correo electrónico en el campo de entrada Usuario, el usuario recibe sólo una notificación por correo electrónico. El acontecimiento no se planificará automáticamente en el calendario del usuario. Por ejemplo, puede escribir “mailto:jper@sesta.com”. Para obtener más información, consulte Utilización de direcciones de correo electrónico en el campo de entrada Usuario en la Guía de conceptos.

> Si no conoce bien algunos de estos elementos, o bien desea invitar o informar a un grupo de usuarios, utilice el botón Buscar que corresponde a los botones Invitar o Informar. Para obtener instrucciones sobre cómo utilizar la herramienta de búsqueda, consulte Búsqueda de usuarios.

> 2. Haga clic en Invitar o Informar.

> Aparece el Id. de calendario o una dirección de correo electrónico en la lista Invitar o en la lista Informar.

> Si comete un error y desea eliminar a alguien de alguna de las listas, seleccione el nombre haciendo clic en él y, a continuación, haga clic en Eliminar.

> 3. Repita los primeros dos pasos hasta que haya acabado de invitar o informar.

Contenido Índice