Sun Java System Calendar Server Aide en ligne |

Sommaire Index

> # Guide de concepts

> ## Mise en route : présentation de Calendar Express

> - Présentation de Calendar Express
> - Par où commencer ?
> - Navigation dans Calendar Express
> - Fonctions de l’onglet Vue
> - Fonctions de l’onglet Agendas
> - Fonctions de l’onglet Groupes
> - Fonctions de l’onglet Options

> ## Manipulation des événements et des tâches

> - Différence entre événement et tâche
> - Manipulation des événements
> - Manipulation des tâches
> - En cas d’erreur
> - Invitation de participants
> - Événements et tâches récurrents
> - Rappels d’événements et de tâches
> - Notification d’événement

> ## Gestion d’agendas et de groupes

> - Contrôle de l’accès à votre agenda
> - Attribution d’un nom à vos agendas
> - Abonnement à des agendas
> - Manipulation des agendas auxquels vous êtes abonné
> - Utilisation de groupes d’agendas

> ## Rubriques générales

> - Accès à la page d’accueil
> - Fermeture de Calendar Express
> - Modification de la date dans la vue de l’agenda
> - Utilisation des outils de recherche
> - Manipulation des fuseaux horaires
> - Fuseaux horaires standard
> - Pour les systèmes configurés pour inviter et informer

> ## Glossaire

> Les termes courants sont définis dans le Glossaire.

> # Présentation de Calendar Express

> Calendar Express est un programme d’agendas basé sur le Web. Vous utilisez un navigateur Internet (Netscape Communicator par exemple) pour afficher et gérer votre agenda. Quand vous lancez Calendar Express, votre agenda personnel est automatiquement affiché comme vue principale. À partir de là, vous pouvez :

> - Utiliser votre agenda pour enregistrer des événements et des tâches.

> Un événement désigne tout ce que vous pouvez avoir envie d’inscrire sur un agenda, comme des réunions, des rendez-vous ou des anniversaires. Une tâche, par exemple quelque chose que vous devez faire, peut être planifiée et il est possible de lui attribuer une date d’échéance.

> - Créer des agendas.

> Vous pouvez posséder plus d’un agenda. Par exemple, vous voudrez peut-être avoir un agenda réservé aux dates d’entraînements et de matchs de l’équipe de football de votre enfant.

> - Rendre votre agenda accessible aux autres et afficher les agendas d’autres personnes.
> - Créer un groupe d’agendas.

> Vous pouvez regrouper plusieurs agendas et donner un nom à cet ensemble (appelé groupe). Ces agendas peuvent alors être affichés ensemble. Par exemple, si vous avez deux agendas, un pour le travail et un pour vos sorties, il peut être intéressant de les afficher ensemble pour mieux gérer votre emploi du temps. Pour cela, vous pouvez créer un groupe que vous appellerez par exemple MonEmploiDuTemps et qui comprendra à la fois votre agenda de travail et l’agenda de vos sorties.

> - Inviter d’autres personnes aux événements.

> Par exemple, vous pouvez organiser une réunion et y convier d’autres personnes.

> - Définir des rappels pour des événements et des tâches.

> Vous pouvez vous envoyer des rappels par e-mail en rapport avec les événements et les tâches de votre agenda.

> - Sauvegarder et restaurer les données de votre agenda.

> Il est possible de sauvegarder les données de votre agenda en les exportant vers un fichier. Vous pourrez alors, le cas échéant, restaurer ces données en les réimportant dans votre agenda.

> # Par où commencer ?

> Lorsque vous vous connectez pour la première fois à Calendar Express, un agenda par défaut s’affiche (onglet Vue). Quatre onglets sont disponibles : chacun d’eux comprend un groupe spécifique de fonctions de gestion d’agendas que vous pouvez sélectionner. La plupart des fonctions de gestion d’agendas les plus communes, comme la gestion d’événements ou de tâches, sont accessibles sous l’onglet Vue.

> Pour bien commencer avec Calendar Express, voici quelques fonctions de gestion d’agendas susceptibles de vous intéresser :

> - Modifier vos options sous l’onglet Options.

> Vous pouvez modifier l’aspect de Calendar Express et, dans une certaine mesure, son comportement en définissant des options particulières. Par exemple, vous pouvez avoir envie de modifier le système de couleurs ou le format d’affichage des dates.

> Pour obtenir des instructions sur la définition de ces options, reportez-vous à la section Rubriques de l’onglet Options.

> Pour obtenir davantage d’informations générales, consultez la section Fonctions de l’onglet Options.

> - Ajouter des événements et des tâches à votre agenda.

> Pour utiliser votre agenda, vous devez commencer par y ajouter des événements et des tâches. Par exemple, vous pouvez ajouter des réunions, noter des anniversaires ou des jours de congé ou encore créer une liste de tâches. Une réunion est un événement qui peut n’avoir lieu qu’une seule fois ou se répéter régulièrement. Un anniversaire ou un jour de congé sont des événements qui durent toute la journée. Pour créer une liste de tâches, il faut ajouter chaque tâche séparément, une par une. Les tâches peuvent aussi être définies de façon à se répéter à intervalles réguliers.

> Pour obtenir des instructions sur l’ajout d’événements et de tâches, reportez-vous aux sections Création d’un événement et Création d’une tâche. Des instructions sur ce sujet et sur d’autres tâches de gestion d’agendas courantes sont disponibles dans la section Rubriques de l’onglet Vue.

> Pour obtenir davantage d’informations générales sur les événements et les tâches, reportez-vous à la section Différence entre événement et tâche.

> - S’abonner à d’autres agendas.

> Si vous voulez être en mesure d’afficher d’autres agendas, vous devez vous y abonner (les inscrire sur votre liste d’agendas).

> Pour obtenir des instructions sur l’abonnement, reportez-vous à la section Abonnement à un agenda (Recherche d’agendas).

> Pour obtenir davantage d’informations générales sur les abonnements, consultez la section Abonnement à des agendas du Guide de concepts.

> - Créer ses propres agendas.

> Vous pouvez créer des agendas pour votre usage personnel ou pour les partager avec d’autres personnes. Par exemple, vous voudrez peut-être avoir un agenda privé pour les événements sans rapport avec le travail ou un agenda réservé au football pour noter les dates des matchs et des entraînements de vos enfants.

> Pour obtenir des instructions sur la création d’agendas, reportez-vous à la section Création d’un agenda.

> Pour obtenir davantage d’informations générales sur les agendas, consultez la section Fonctions de l’onglet Agendas.

> - Contrôler l’accès à vos agendas.

> Vous pouvez contrôler l’accès à vos agendas en définissant des droits. Vous voudrez peut-être, par exemple, que tous les utilisateurs puissent voir les événements et les tâches de votre agenda (droit Lire) et qu’ils aient la possibilité d’y planifier des événements (droit Inviter). Cependant, vous ne voudrez peut-être pas tous les autoriser à supprimer (droit Supprimer) ou modifier (droit Modifier) ces événements et ces tâches. Cela ne vous empêche pas toutefois d’accorder ces droits supplémentaires à une personne en particulier. Il se peut également que vous préfériez que votre agenda reste entièrement privé. Tout cela est possible grâce à la définition de droits sur votre agenda.

> Pour obtenir davantage d’informations sur le contrôle de l’accès à votre agenda grâce à la définition de droits, reportez-vous à la section Contrôle de l’accès à votre agenda.

> - Créer des groupes d’agendas à afficher ensemble.

> Lorsque votre liste d’agendas contiendra plusieurs agendas, vous voudrez peut-être en afficher plusieurs à la fois. Vous pouvez créer divers groupes en fonction de vos besoins.

> Pour obtenir des instructions sur la création de groupes d’agendas, reportez-vous à la section Création d’un groupe d’agendas.

> Pour obtenir davantage d’informations générales, consultez la section Fonctions de l’onglet Groupes.

> De plus, il est conseillé de lire ce Guide de concepts afin de vous familiariser avec les fonctions de Calendar Express.

> # Navigation dans Calendar Express

> L’utilisation quotidienne de votre agenda se fait principalement sous l’onglet Vue, qui apparaît quand vous vous connectez à Calendar Express. Les autres onglets vous permettent de gérer votre liste d’agendas, de créer et de gérer des groupes d’agendas et de modifier vos options d’agendas.

> ## Page d’accueil

> Lors de la première connexion à Calendar Express, l’agenda par défaut s’affiche à la date d’aujourd’hui dans votre vue par défaut. Il s’agit de votre page d’accueil. Vous pouvez toujours revenir à votre page d’accueil en cliquant sur le lien Accueil en haut à gauche de la fenêtre Calendar Express.

> La vue par défaut utilisée pour votre page d’accueil est celle désignée par le paramètre Vue par défaut de l’onglet Options.

> ## Fermeture de Calendar Express

> Pour quitter Calendar Express, cliquez sur le lien Déconnexion en haut à droite de la fenêtre Calendar Express.

> ## Onglets

> Les onglets sont situés sur la gauche de la barre d’outils supérieure. Vous devez cliquer sur l’onglet pour voir son contenu. Vous ne pouvez afficher qu’un onglet à la fois. L’onglet sous lequel vous vous trouvez apparaît dans une couleur différente de celle des trois autres. La même barre d’outils est affichée en haut de tous les onglets avec, à gauche, les quatre onglets et, à droite, les liens Aide et Déconnexion.

> Les quatre onglets sont les suivants :

> - Vue

> Contient l’agenda actuel. Utilisez cet onglet pour afficher tous vos agendas et manipuler les événements et les tâches. Pour de plus amples informations, reportez-vous à la section Fonctions de l’onglet Vue.

> - Agendas

> Contient la liste de vos agendas et de ceux auxquels vous êtes abonné. Vous pouvez ajouter des agendas à cette liste ou en supprimer. Vous pouvez également modifier les droits sur vos agendas. Pour de plus amples informations, reportez-vous à la section Fonctions de l’onglet Agendas.

> - Groupes

> Contient la liste de vos groupes d’agendas. Vous pouvez créer et gérer des groupes d’agendas. Pour obtenir davantage d’informations, reportez-vous à la section Fonctions de l’onglet Groupes.

> - Options

> Vous permet de définir les paramètres par défaut de l’aspect et de certaines caractéristiques du comportement. Vous pouvez également importer ou exporter des données d’agenda. Pour de plus amples informations, reportez-vous à la section Fonctions de l’onglet Options.

> ### Lorsque vous revenez sous l’onglet Vue

> Lorsque vous vous déplacez vers l’onglet Vue à partir d’un autre onglet, l’agenda qui est affiché est celui qui apparaît dans le menu déroulant Agenda actuel. Quelle qu’ait été la vue affichée lorsque vous avez quitté l’onglet Vue, celle qui apparaît lorsque vous y revenez est celle définie comme vue par défaut sous l’onglet Options. La date du dernier affichage est conservée.

> # Fonctions de l’onglet Vue

> Utilisez l’onglet Vue pour afficher les informations notées sur un agenda dans divers formats, appelés vues.

> Pour obtenir des informations sur les différents éléments présents sous l’onglet Vue, cliquez sur les liens suivants :

> - Nouvel événement
> - Nouvelle tâche
> - Passer à
> - Imprimer
> - Recherche
> - Agenda actuel
> - En-tête de date
> - Liens Vue
> - Fuseau horaire
> - Agenda mensuel miniature
> - Tâches
> - Icônes Planification

> ## Nouvel événement

> Lorsque vous cliquez sur l’icône Nouvel événement, la fenêtre Modification d’événement apparaît ; elle vous permet de créer un événement et d’inviter d’autres personnes à y assister. Cette même fenêtre est affichée quand vous cliquez sur le titre d’un événement de votre agenda (pour les événements que vous avez créés), vous permettant ainsi de modifier les détails de l’événement.

> La fenêtre Modification d’événement comporte six onglets :

> - Composer

> Sous l’onglet Composer figurent les informations de base concernant l’événement : titre de l’événement, date, heure, événement récurrent ou non. Si vous choisissez de définir un événement récurrent, cochez la case Répétition ou cliquez sur Modifier le schéma de répétition afin d’ouvrir la fenêtre Récurrence dans laquelle vous pouvez choisir le schéma de répétition de cet événement. Pour obtenir davantage d’informations sur la définition de tâches récurrentes, reportez-vous à la section Événements et tâches récurrents.

> Vous pouvez aussi définir si cet événement sera public, privé ou confidentiel (les autres utilisateurs ne voient que la date et l’heure). Pour obtenir davantage d’informations sur le choix du degré de confidentialité des événements, reportez-vous à la section Événements publics, privés ou n’affichant que la date et l’heure.

> Outre l’indication de ces informations de base, vous pouvez choisir d’inviter d’autres personnes à cet événement. L’événement est planifié dans les agendas des personnes figurant dans votre liste de participants. Pour obtenir davantage d’informations sur l’ajout de participants à un événement, reportez-vous à la section Invitation de participants.

> - Détails

> L’onglet Détails vous permet d’indiquer un lieu et de décrire l’événement en détail.

> - Rappels

> Sous l’onglet Rappels, vous pouvez choisir de vous envoyer un rappel de l’événement par e-mail. Vous pouvez préciser le message inclus dans ce rappel. Pour plus d’informations concernant la définition de rappels, reportez-vous à la section Rappels d’événements et de tâches.

> - Disponibilité

> L’onglet Disponibilité vous permet de comparer les agendas de tous les participants dont l’ID d’agenda figure dans votre liste de participants. Cela signifie que les agendas des personnes que vous avez invitées en utilisant uniquement une entrée « mailto : » ne seront pas visibles. Tous les agendas sont présentés au format libre/occupé. Pour obtenir davantage d’informations sur la planification d’événements à l’aide de l’onglet Disponibilité, reportez-vous à la section Vérification de la disponibilité des participants avant la planification.

> - Agendas

> Cet événement est présent sur l’agenda actuellement affiché sous l’onglet Vue. Vous voudrez peut-être qu’il apparaisse plutôt sur un autre agenda. Vous pouvez choisir cet agenda sous l’onglet Agendas. Pour obtenir davantage d’informations sur l’inscription d’événements sur d’autres agendas, reportez-vous à la section Inscription d’événements sur des agendas.

> - Aperçu

> L’onglet Aperçu vous permet d’afficher un résumé de l’événement que vous êtes sur le point de créer. Vous pouvez toujours revenir en arrière et modifier les détails de l’événement. Tous les participants que vous avez ajoutés voient ces mêmes informations quand ils ouvrent l’événement.

> Pour obtenir davantage d’informations sur les événements, reportez-vous à la section Manipulation des événements.

> ## Nouvelle tâche

> Cliquez sur l’icône Nouvelle tâche pour ouvrir la fenêtre Modification de tâche, dans laquelle vous pouvez créer des tâches. Cette fenêtre apparaît également lorsque vous modifiez une tâche existante.

> La fenêtre Modification de tâche comporte quatre onglets :

> - Composer

> Sous l’onglet Composer figurent les informations de base concernant la tâche : titre de la tâche, date d’échéance (facultatif), heure d’échéance (facultatif), tâche publique, privée ou confidentielle (date et heure seulement), lieu, description, tâche récurrente ou non. Si vous choisissez de définir une tâche récurrente, cochez la case Répétition ou cliquez sur Modifier le schéma de répétition afin d’ouvrir la fenêtre Récurrence dans laquelle vous pouvez choisir le schéma de répétition de cette tâche. Pour obtenir davantage d’informations sur la définition de tâches récurrentes, reportez-vous à la section Événements et tâches récurrents.

> Pour obtenir davantage d’informations sur le choix du degré de confidentialité de la tâche, consultez la section Tâches publiques, privées ou n’affichant que la date et l’heure.

> - Rappels

> Sous l’onglet Rappels, vous pouvez choisir de vous envoyer à vous-même, ou à d’autres, un rappel par e-mail pour la tâche. Vous pouvez préciser le message inclus dans ce rappel. Pour plus d’informations concernant la définition de rappels, reportez-vous à la section Rappels d’événements et de tâches.

> - Agendas

> Cette tâche est présente sur l’agenda actuellement affiché sous l’onglet Vue. Vous voudrez peut-être qu’elle apparaisse plutôt sur un autre agenda. Vous pouvez choisir cet agenda sous l’onglet Agendas. Pour obtenir davantage d’informations sur l’inscription de tâches sur d’autres agendas, reportez-vous à la section Ajout de tâches à des agendas de la rubrique d’aide Manipulation des tâches.

> - Aperçu

> L’onglet Aperçu vous permet d’afficher un résumé de la tâche que vous êtes sur le point de créer. Vous pouvez toujours revenir en arrière et modifier les détails de la tâche.

> Pour obtenir davantage d’informations sur les tâches, reportez-vous à la section Manipulation des tâches.

> ## Passer à

> L’icône Passer à ouvre la fenêtre Passer à une date qui vous permet de modifier les dates affichées dans votre vue de l’agenda actuel. Vous pouvez avancer et reculer dans le temps de plusieurs façons. L’utilisation de la fenêtre Passer à une date est le moyen le plus rapide d’avancer ou de reculer de plus d’un mois. Cette fenêtre ne comporte pas d’onglets.

> Notez que le système d’agendas n’accepte que les dates comprises entre le 1er janvier 1970 et le 31 décembre 2036. Si vous tentez d’utiliser une date hors de cette plage, un message d’erreur est généré.

> Pour obtenir davantage d’informations sur l’emploi de l’icône Passer à, reportez-vous à la section Icône Passer à.

> ## Imprimer

> Lorsque vous cliquez sur l’icône Imprimer, une fenêtre contenant une version simplifiée de votre vue de l’agenda actuel, adaptée à l’impression, apparaît.

> ## Recherche

> Cliquez sur l’icône Rechercher pour ouvrir la fenêtre Recherche, qui vous permet de rechercher des événements et des tâches dans l’agenda affiché.

> Pour obtenir davantage d’informations sur la recherche, reportez-vous à la section Utilisation des outils de recherche.

> ## Agenda actuel

> La zone Agenda actuel vous indique quel est l’agenda actuellement affiché. Cliquez dessus pour afficher la liste de tous vos agendas, de tous les agendas auxquels vous êtes abonné et de tous vos groupes d’agendas. Vous pouvez choisir d’afficher un autre agenda ou groupe d’agendas en le sélectionnant dans la liste. Les noms des groupes d’agendas apparaissent en fin de liste, après les noms des agendas qui ne font pas partie d’un groupe.

> Autres rubriques connexes dans ce guide : Abonnement à des agendas, Utilisation de groupes d’agendas.

> ## En-tête de date

> Situé en haut de la vue de l’agenda, l’en-tête de date contient les dates affichées dans la vue. Son format dépend de la vue de l’agenda :

> Vue de l ’agenda | Format de l ’en-tête de date
> --- | ---
> Aperçu | Jour de la semaine et date.
> Journée | Jour de la semaine et date.
> Semaine | Plage de dates pour la semaine affichée dans la vue.
> Mois | Mois (forme développée) et année affichés dans la vue.
> Année | Année affichée dans la vue.
> Comparaison | Jour de la semaine et date.

> Deux flèches sont situées près de la date. Si vous cliquez sur celle pointant vers la droite, vous avancez d’une unité de temps (un jour, une semaine, un mois ou un an selon la vue) ; la flèche pointant vers la gauche produit l’effet inverse. La date et la vue sont mises à jour en conséquence. Le jour surligné sur l’agenda mensuel miniature est lui aussi modifié, sauf dans le cas d’un agenda annuel qui ne dispose pas d’agendas mensuels miniatures.

> Les dates peuvent être affichées dans différents formats. Vous pouvez définir le format dans la partie Paramètres de l’onglet Options. Pour obtenir des instructions sur la modification du format de l’en-tête de date, reportez-vous à la section Date.

> ## Liens Vue

> Vous pouvez afficher les informations de votre agenda dans différents formats, appelés vues. Vous pouvez passer d’une vue à l’autre à volonté en cliquant sur le nom de la vue souhaitée. Le nom de la vue actuellement affichée est inscrit en gras. Les autres noms de vue sont soulignés.

> Pour obtenir davantage d’informations sur les six vues de l’agenda, reportez-vous à la section Aperçu, Journée, Semaine, Mois, Année ou Comparaison.

> ## Fuseau horaire

> Votre fuseau horaire est affiché en haut de l’agenda miniature situé sur la droite de chaque vue (sauf la vue Année). Vous pouvez modifier le fuseau horaire à l’aide des paramètres de l’onglet Options. Pour obtenir des instructions sur la définition du fuseau horaire par défaut, reportez-vous à la section Fuseau horaire.

> Quand un groupe d’agendas est affiché, les vues Journée et Comparaison indiquent tous les fuseaux horaires utilisés dans le groupe. Cela peut vous être utile pour savoir quand planifier un événement pour le groupe. Pour obtenir davantage d’informations sur l’utilisation des fuseaux horaires, reportez-vous à la section Manipulation des fuseaux horaires. Pour afficher la liste des fuseaux horaires standard, consultez la section Fuseaux horaires standard.

> ## Agenda mensuel miniature

> L’agenda mensuel miniature situé sur la droite de l’agenda vous permet de modifier rapidement et facilement les dates dans la vue de l’agenda. À partir de l’agenda mensuel miniature, vous pouvez cliquer sur :

> - les flèches pour avancer et reculer dans le temps.

> Situées de part et d’autre du nom du mois, elles font passer la date actuelle de la vue de l’agenda au mois précédent ou au mois suivant.

> - n’importe quelle date du mois.

> La date actuelle de la vue de l’agenda s’ajuste en conséquence.

> - le lien « Nous sommes le ».

> Votre vue de l’agenda affiche la date du jour.

> - Icône Passer à

> Entrez une date dans la zone de saisie de la date, puis cliquez sur la flèche pointant vers la droite afin d’afficher cette date sur votre agenda. Notez que le système d’agendas n’accepte que les dates comprises entre le 1er janvier 1970 et le 31 décembre 2036. Si vous tentez d’utiliser une date hors de cette plage, un message d’erreur est généré.

> Pour obtenir davantage d’informations générales, reportez-vous à la section Modification de la date dans la vue de l’agenda.

> ## Tâches

> La zone Tâches se trouve sous l’agenda miniature, sur la droite de la vue de l’agenda. Elle attire votre attention sur les événements et les tâches dont vous devez vous occuper et offre un raccourci pour manipuler les invitations et les tâches, au lieu d’avoir à les rechercher dans votre agenda.

> Les tâches affichées correspondent à l’agenda actuellement visible. En d’autres termes, si vous possédez plusieurs agendas, seules les invitations et les tâches de l’agenda actuellement visible apparaissent dans la zone Tâches. Si vous êtes en train de consulter un agenda qui ne vous appartient pas (vous ne l’avez pas créé et vous n’avez pas été désigné comme propriétaire), la zone Tâches est vide.

> ### Invitations

> Lorsque des événements sont en attente d’une réponse sur votre agenda (tels que des invitations à des réunions), le mot « Invitations » suivi d’un nombre entre parenthèses est affiché, vous indiquant de combien d’événements vous devez vous occuper. Cliquez sur Invitations pour ouvrir la liste des invitations et répondre aux invitations à assister à des événements. Si aucune invitation n’est en attente, le message « Aucune invitation » est affiché. Vous pouvez aussi répondre à un événement en cliquant dessus directement dans votre agenda.

> Pour obtenir davantage d’informations sur les invitations, reportez-vous à la section Rappels d’événements et de tâches. Pour obtenir davantage d’informations sur les événements, consultez la section Différence entre événement et tâche.

> ### Tâches

> Lorsque vous avez planifié des tâches dans votre agenda, le mot « Tâches » suivi d’un chiffre entre parenthèses apparaît pour vous indiquer le nombre de tâches. Cliquez sur Tâches pour ouvrir la liste de toutes les tâches que vous avez planifiées. Le nombre de tâches en retard est noté, le cas échéant. Les tâches en retard sont affichées en rouge au début de la liste. Une tâche est considérée comme en retard quand elle n’a pas été marquée comme achevée à la date d’échéance. Si aucune tâche n’a été planifiée dans votre agenda, le message « Aucune tâche » est affiché. Vous pouvez aussi manipuler une tâche en cliquant dessus directement dans votre agenda.

> Pour obtenir davantage d’informations sur les tâches, reportez-vous à la section Différence entre événement et tâche.

> ### Erreurs

> S’il existe des erreurs de planification, affichez-les en cliquant sur Erreurs. Dans le cas contraire, le message « Aucune erreur » est affiché. Pour obtenir davantage d’informations sur les erreurs, reportez-vous à la section En cas d’erreur.

> ## Icônes Planification

> Dans toutes les vues, excepté la vue Année, chaque période de temps de l’agenda comporte une icône Planification. Elle ressemble à un signe plus inscrit dans un petit cercle.

> Si vous cliquez dessus, la fenêtre Modification d’événement apparaît, avec la date par défaut qui correspond à celle sur laquelle vous avez cliqué. Alors que si vous cliquez sur l’icône Nouvel événement pour faire apparaître la fenêtre Nouvel événement, la date par défaut est toujours la date d’aujourd’hui.

> Le seul endroit où les icônes Planification fonctionnent différemment est l’onglet Disponibilité des nouveaux événements. Là, les icônes servent à actualiser l’heure affichée pour l’événement. Pour de plus amples informations, reportez-vous à la section Vérification de la disponibilité des participants avant la planification.

> ## Aperçu

> Les tâches et les événements d’aujourd’hui s’affichent dans une zone au-dessus de la vue. Les événements qui durent toute la journée s’affichent dans le haut de la zone de la date d’aujourd’hui, sous l’en-tête Journée complète. Les tâches sans date d’échéance s’affichent dans le bas de la zone de la date d’aujourd’hui, sous l’en-tête Autres tâches. Toutes les autres tâches du jour sont affichées dans la partie supérieure de la zone, sous l’en-tête Tâches en retard.

> Sous les événements et les tâches du jour se trouve un agenda de la semaine à venir qui comporte les événements et les tâches planifiés pour les six jours suivants. Pour exemple, si nous sommes mercredi, l’agenda de la semaine à venir indique les événements et les tâches à partir du jeudi jusqu’au mardi de la semaine suivante.

> ### Groupe d’agendas en vue Aperçu

> Si vous affichez un groupe d’agendas, toutes les tâches et tous les événements sont regroupés dans les jours appropriés. Chaque événement/tâche est identifié(e) par le nom de l’agenda dont il/elle est issu(e).

> ## Journée

> La vue Journée contient les événements et les tâches d’un seul jour. La journée est divisée selon les périodes indiquées dans les paramètres. Chaque période occupe une ligne distincte de l’agenda, qui répertorie les événements et les tâches relatifs à cette période. Les événements qui durent toute la journée sont affichés dans le haut de l’agenda, sous l’en-tête Journée complète. Les tâches sans échéance figurent au bas de l’agenda. Enfin, toutes les autres tâches du jour sont répertoriées sous l’en-tête Tâches en retard.

> ### Groupe d’agendas en vue Journée

> Si vous affichez un groupe d’agendas, les événements et les tâches de tous les agendas sont regroupés aux heures appropriées. Chaque tâche/événement est identifié(e) par le nom de l’agenda dont il/elle est issu(e).

> ## Semaine

> La vue Semaine affiche les événements et les tâches de la semaine qui inclut la date du jour. Par exemple, si nous sommes le mercredi 15 et que la semaine commence le dimanche, alors la semaine affichée s’étalera du dimanche 12 au samedi 18. Vous pouvez définir le premier jour de la semaine sous l’onglet Options. Chaque jour est divisé en périodes, comme en vue Journée. Les tâches sont affichées à leur date d’échéance. Les tâches sans échéance n’apparaissent pas dans cette vue. Les tâches en retard sont répertoriées à leur date d’échéance.

> ### Groupe d’agendas en vue Semaine

> Si vous affichez un groupe d’agendas en vue Semaine, les événements et les tâches en retard de tous les agendas sont regroupés aux heures et aux jours appropriés. Chaque événement/tâche en retard est identifié(e) par le nom de l’agenda dont il/elle est issu(e). Pour obtenir davantage d’informations sur les événements et les tâches, reportez-vous à la section Différence entre événement et tâche.

> ## Mois

> La vue Mois affiche les événements et les tâches du mois qui inclut la date du jour. Par exemple, si nous sommes le 25 mars, le mois de mars est affiché. Puisque les semaines qui apparaissent sont complètes, il se peut que des jours ne faisant pas partie du mois en cours soient visibles sur l’agenda Mois. Par exemple, si le premier du mois est un mercredi, les événements et tâches du dimanche au mardi précédents sont affichés même si ces jours font partie du mois précédent. Il se passe la même chose pour la dernière semaine du mois. Par exemple, si le dernier jour du mois est un lundi, le reste de la semaine fait partie du mois suivant, mais les événements et les tâches de ces jours seront aussi affichés.

> Les tâches sans échéance n’apparaissent pas dans cette vue. Les tâches à accomplir, en retard et achevées figurent à leur date d’échéance.

> ### Groupe d’agendas en vue Mois

> Si vous affichez un groupe d’agendas en vue Mois, les événements et les tâches de tous les agendas sont regroupés aux heures et aux jours appropriés. Chaque événement/tâche est identifié(e) par le nom de l’agenda dont il/elle est issu(e). Si vous avez un groupe important comprenant beaucoup d’événements et de tâches, il se peut que l’agenda soit trop grand pour tenir entièrement dans la fenêtre du navigateur. Dans ce cas, une barre de défilement verticale apparaît sur le côté droit.

> ## Année

> La vue Année affiche l’année en cours à l’aide d’agendas mensuels miniatures. Vous pouvez changer d’année en utilisant les flèches permettant d’avancer et de reculer dans le temps. Aucun événement ni aucune tâche n’apparaissent dans l’agenda annuel.

> En cliquant sur l’agenda Année, vous pouvez afficher les vues Journée et Mois de l’agenda actuel. Cliquez sur le mois (forme développée) pour afficher la vue Mois ou cliquez sur un jour précis pour afficher la vue Journée correspondante.

> Le dernier jour affiché dans la vue principale est en surbrillance. En d’autres termes, si vous aviez affiché la date du jour, ce jour est en surbrillance dans l’agenda annuel. Si vous aviez affiché une date différente, elle sera mise en surbrillance.

> ### Groupe d’agendas en vue Année

> La vue Année est identique pour les groupes d’agendas et les agendas qui ne font pas partie d’un groupe.

> ## Comparaison

> La vue Comparaison affiche les événements d’un jour. (Aucune tâche n’est affichée dans cette vue.) Les périodes sont réparties en colonnes. En haut, une ligne libre/occupée indique si la période a été réservée. Si une période n’a pas été réservée, une icône Planification est affichée. Dans le cas contraire, aucune icône n’apparaît et la couleur est différente.

> Vous devez sélectionner le droit Disponibilité pour que d’autres personnes puissent voir votre agenda en vue Comparaison. Cela est valable même si vous avez sélectionné le droit Lire.

> ### Groupe d’agendas en vue Comparaison

> Chaque agenda du groupe correspond à une ligne dans cette vue. Les périodes sont marquées comme disponibles dans la ligne supérieure uniquement si elles le sont pour tous les membres du groupe. Une période est marquée comme occupée si elle est réservée pour l’un des membres du groupe. Cela est particulièrement utile pour planifier un événement pour un groupe puisque vous pouvez savoir immédiatement quelles heures peuvent être réservées.

> # Fonctions de l’onglet Agendas

> Sous l’onglet Agendas, vous pouvez manipuler tous les agendas qui vous appartiennent ainsi que ceux auxquels vous êtes abonné. Ces agendas sont les mêmes que ceux affichés dans la liste Agenda actuel de l’onglet Vue. Sous l’onglet Agendas, vous pouvez :

> - afficher n’importe quel agenda de la liste en cliquant sur son nom ;
> - créer un agenda à l’aide de l’Icône Nouvel agenda ;
> - rechercher un autre agenda et vous y abonner, en cliquant sur l’Icône S’abonner ;
> - modifier les propriétés des agendas en utilisant le Lien Modifier ;
> - supprimer un ou plusieurs agendas de la liste à l’aide du Bouton Supprimer la sélection.

> ## Icône Nouvel agenda

> Si vous cliquez sur cette icône, la fenêtre Modification d’agenda apparaît. Vous pouvez y créer des agendas. Cette même fenêtre est affichée lorsque vous cliquez sur Modifier pour un agenda de la liste. Elle vous permet de définir ou de modifier les propriétés d’un agenda.

> Cette fenêtre comporte quatre onglets, chacun d’eux vous permettant de définir des propriétés différentes :

> - Agenda

> Sous l’onglet Agenda, vous choisissez le nom de votre nouvel agenda. Vous pouvez indiquer un nom descriptif qui servira à l’identifier de manière précise. De plus, vous pouvez ajouter un texte pour décrire l’agenda. Il vous est possible de préciser si vous souhaitez voir cet agenda pris en considération dans votre temps libre/occupé pour déterminer votre disponibilité. D’autre part, l’URL qui mène à une version en lecture seule de l’agenda est affichée. Vous pouvez l’envoyer aux personnes qui ne font pas partie du système de gestion d’agendas. Elles pourront ainsi afficher l’agenda, mais ne pourront pas le manipuler.

> - Droits

> Vous pouvez contrôler l’accès à votre agenda en définissant des droits. Si vous voulez contrôler l’accès de tous les utilisateurs du système de gestion d’agendas, modifiez les droits « Tout le monde ». Vous pouvez aussi contrôler l’accès d’un utilisateur spécifique en ajoutant cet utilisateur, puis en sélectionnant les droits que vous souhaitez lui accorder (il est possible d’ajouter jusqu’à 75 utilisateurs). Pour obtenir davantage d’informations sur les droits et leur signification, reportez-vous à la section Contrôle de l’accès à votre agenda.

> - Propriétaires

> Sous l’onglet Propriétaires, vous pouvez ajouter ou supprimer des propriétaires pour votre agenda. Ces propriétaires ont le droit d’ajouter, de modifier et de supprimer des événements et des tâches inscrits sur votre agenda. Ils sont les seuls à pouvoir inviter d’autres personnes à un événement de votre part. Seuls les autres propriétaires peuvent voir les événements et les tâches privés de votre agenda. Ils sont aussi en mesure de lire les détails des événements et des tâches confidentiels (date et heure seulement). Vous ne pouvez ajouter des propriétaires qu’aux agendas qui vous appartiennent. Pour obtenir davantage d’informations sur le contrôle de l’accès à votre agenda, reportez-vous à la section Contrôle de l’accès à votre agenda.

> - Fuseaux horaires

> Cet agenda sera automatiquement basé sur votre fuseau horaire par défaut (indiqué sous l’onglet Options), à moins que vous n’en définissiez un autre. Pour obtenir davantage d’informations sur les fuseaux horaires, reportez-vous à la section Manipulation des fuseaux horaires. Pour afficher la liste des fuseaux horaires standard, consultez la section Fuseaux horaires standard.

> ## Icône S’abonner

> Si vous cliquez sur cette icône, la fenêtre Recherche d’agendas apparaît. Une fois que vous avez trouvé l’agenda que vous cherchiez, cliquez sur S’abonner pour le placer dans votre liste d’agendas. En fait, vous vous y « abonnez ». Ce que vous pouvez faire avec les agendas auxquels vous êtes abonné dépend des droits qui vous ont été accordés. Par exemple, il vous faut disposer du droit Modifier ou être propriétaire pour modifier un événement dans un agenda auquel vous êtes abonné. L’onglet Droits de la fenêtre Modification d’agenda (cliquez sur Modifier pour l’ouvrir) contient la liste des droits qui vous ont été octroyés.

> Pour obtenir davantage d’informations sur l’abonnement aux agendas, reportez-vous aux sections Abonnement à des agendas et Manipulation des agendas auxquels vous êtes abonné.

> ## Lien Modifier

> Lorsque vous cliquez sur Modifier, la fenêtre Modification d’agenda apparaît ; elle vous permet de changer l’aspect et le comportement de votre agenda. Ces paramètres, comme les droits, les propriétaires et les fuseaux horaires, sont appelés propriétés. Vous pouvez modifier un seul ou l’ensemble des paramètres que vous avez définis lors de la création de l’agenda. Vous n’êtes autorisé à modifier que les propriétés des agendas qui vous appartiennent (l’agenda par défaut et ceux que vous avez créés). Les copropriétaires ne peuvent pas modifier les propriétés de vos agendas. Dans la liste Agendas, le lien Modifier n’est disponible qu’en regard des agendas que vous êtes autorisé à modifier. En regard des autres agendas de la liste figure un lien Vue.

> Pour obtenir davantage d’informations sur les onglets de la fenêtre Modification d’agenda, reportez-vous à la section Icône Nouvel agenda.

> Pour obtenir davantage d’informations sur la définition de droits, consultez la section Contrôle de l’accès à votre agenda.

> Pour obtenir davantage d’informations sur les autres propriétaires, consultez la section Autres propriétaires.

> Pour obtenir davantage d’informations sur les fuseaux horaires, consultez la section Manipulation des fuseaux horaires.

> ## Bouton Supprimer la sélection

> Vous pouvez annuler votre abonnement à un agenda en le supprimant de votre liste d’agendas. Cliquez sur Supprimer la sélection pour supprimer les agendas que vous avez sélectionnés dans la liste. Si vous supprimez un agenda par erreur, utilisez l’icône S’abonner pour l’inclure à nouveau dans votre liste. Vous ne pouvez pas supprimer votre propre agenda principal.

> Vous ne pouvez pas effacer des agendas. Si vous pensez qu’un agenda devrait être effacé du système de gestion d’agendas, contactez l’administrateur de votre système d’agendas. Une fois qu’un agenda a été effacé par un administrateur, il est impossible de le récupérer.

> # Fonctions de l’onglet Groupes

> Les groupes d’agendas sont des ensembles d’agendas que vous créez et nommez à votre convenance. Vous pouvez choisir d’afficher l’un de vos groupes d’agendas plutôt que votre agenda par défaut lors de la connexion. Pour connaître la procédure à suivre, reportez-vous à la section relative au paramètre Groupe d’agendas par défaut de l’onglet Options.

> Sous l’onglet Groupes, vous pouvez créer un groupe d’agendas ou manipuler un groupe existant.

> Cet onglet vous permet d’effectuer les opérations suivantes :

> - afficher la liste de tous les groupes d’agendas que vous avez créés ;
> - voir tous les agendas qui forment un groupe en cliquant sur le nom de ce dernier ;
> - créer des groupes à l’aide de l’Icône Nouveau groupe ;
> - modifier les propriétés d’un groupe en cliquant sur le Lien Modifier ;
> - supprimer un groupe de votre liste avec le Bouton Supprimer la sélection.

> ## Liste des groupes

> Tous les groupes que vous avez créés figurent dans la liste des groupes. Trois colonnes sont disponibles. Chaque entrée de groupe consiste en une case à cocher dans la colonne de gauche, un lien pointant vers les agendas du groupe dans la colonne du milieu et un lien Modifier permettant de changer les propriétés du groupe dans la colonne de droite.

> ## Liens vers les agendas d’un groupe

> Dans la liste Groupes, chaque nom de groupe constitue un lien. Vous pouvez afficher tous les agendas d’un groupe en cliquant sur ce lien. Pour ajouter des agendas à un groupe ou en supprimer, ne cliquez pas sur ce lien, mais sur le lien Modifier.

> ## Icône Nouveau groupe

> Cliquez sur cette icône pour faire apparaître la fenêtre Modification de groupe d’agendas. Vous pouvez créer un groupe comprenant de nombreux agendas. Cette même fenêtre est ouverte quand vous cliquez sur Modifier.

> Elle comporte deux onglets :

> - Groupe d’agendas

> Vous pouvez créer un groupe en regroupant des agendas et en attribuant un nom à cet ensemble. Les seuls agendas que vous pouvez mettre dans votre groupe sont ceux qui sont déjà inscrits dans votre liste d’agendas. Si l’agenda que vous voulez ajouter au groupe n’est pas encore inscrit dans la liste, vous devez d’abord l’ajouter à la liste (en vous y abonnant) puis l’ajouter à votre groupe.

> Une case à cocher vous permet d’utiliser la vue Journée comme vue par défaut pour ce groupe. Cette vue fusionne tous les agendas. Si vous n’activez pas cette case, la vue par défaut est la vue Comparaison, dans laquelle tous les agendas sont affichés séparément.

> - Fuseaux horaires

> Vous pouvez aussi définir le fuseau horaire par défaut pour tout le groupe. Le groupe n’a pas de fuseau horaire si vous ne lui en affectez pas. Quand vous affichez un groupe sans fuseau horaire, l’heure de tous les agendas est basée sur votre fuseau horaire par défaut, défini sous l’onglet Options. Pour obtenir davantage d’informations sur l’utilisation des fuseaux horaires, reportez-vous à la section Manipulation des fuseaux horaires.

> ## Lien Modifier

> Un clic sur Modifier ouvre la fenêtre Modification de groupes d’agendas qui vous permet de changer les propriétés de votre groupe (à l’exception de son nom). Vous pouvez ajouter ou supprimer des membres, ainsi qu’ajouter un fuseau horaire pour le groupe ou en changer. Pour obtenir davantage d’informations sur l’ajout ou la modification de fuseaux horaires, reportez-vous à la section Manipulation des fuseaux horaires.

> ## Bouton Supprimer la sélection

> Vous pouvez effacer un groupe d’agendas en le supprimant de votre liste. Cliquez sur Supprimer la sélection pour supprimer les groupes que vous avez sélectionnés dans la liste. Un groupe d’agendas supprimé est effacé du système et il est impossible de le récupérer.

> # Fonctions de l’onglet Options

> Vous pouvez utiliser l’onglet Options pour modifier l’aspect et certaines caractéristiques du comportement de Calendar Express. Vous pouvez aussi déplacer des données au format agenda vers ou à partir d’un fichier. Vous avez le choix entre quatre jeux d’options :

> - Aspect

> Vous pouvez choisir un nouveau système de couleurs, ou la taille et le style de police, ainsi que le mode d’affichage des icônes (texte et graphique, graphique seul ou texte seul).

> - Paramètres

> Vous choisissez les paramètres par défaut de vos agendas, notamment les formats de la date et de l’heure et le fuseau horaire.

> - Importation

> Vous pouvez copier dans vos agendas des données au format agenda issues de fichiers.

> - Exportation

> Vous pouvez copier des données de vos agendas dans des fichiers de données au format agenda.

> Le jeu d’options Aspect apparaît automatiquement la première fois que vous affichez l’onglet Options. Pour passer à un autre jeu d’options, cliquez sur le jeu approprié dans la liste située en haut à gauche.

> N’oubliez pas de cliquer sur Enregistrer les modifications avant de passer à un autre jeu d’options ou les modifications du jeu d’options actuel seront perdues. Par exemple, avant de passer du jeu Aspect au jeu Paramètres, assurez-vous de cliquer sur Enregistrer les modifications ou les modifications apportées à Aspect seront perdues.

> ## Aspect

> La catégorie Aspect de l’onglet Options vous permet de modifier trois aspects de Calendar Express :

> - Système de couleurs

> Vous avez le choix entre quatre systèmes de couleurs. Cliquez sur le bouton en regard du système de couleurs que vous voulez appliquer. Vos modifications sont prises en compte quand vous cliquez sur Enregistrer les modifications. Vous pouvez tester différents systèmes de couleurs sans quitter l’onglet Options en cliquant sur chaque case d’option, puis sur Enregistrer les modifications, jusqu’à ce que vous ayez trouvé le système que vous voulez garder.

> - Barre d’outils

> Les icônes peuvent être affichées de trois façons différentes : icônes avec texte, icônes seules ou texte seul. À chaque option correspond un cercle sur sa gauche. Cliquez sur le cercle en regard de votre choix pour le sélectionner.

> - Police

> Vous pouvez modifier le style (caractères) et la taille de police séparément :

> - Style

> Cliquez sur la zone située sous Style pour afficher la liste des styles de police disponibles.

> - Taille

> Cliquez sur la zone située sous Taille pour afficher la liste des tailles de police disponibles.

> Cliquez sur Enregistrer les modifications avant de passer à une autre catégorie de l’onglet Options.

> ## Paramètres

> La catégorie Paramètres vous permet de modifier le comportement de Calendar Express des façons suivantes :

> - Vue par défaut après connexion

> Vous pouvez changer la vue de l’agenda par défaut qui apparaît une fois connecté (par défaut, Aperçu). Par exemple, si vous préférez afficher votre agenda ou groupe par défaut en vue Journée, choisissez Journée dans le menu déroulant.

> - Groupe d’agendas par défaut

> Au lieu d’afficher votre agenda par défaut quand vous vous connectez, vous pouvez décider d’afficher le groupe d’agendas de votre choix.

> Cliquez sur la liste déroulante pour afficher la liste de vos groupes d’agendas. Sélectionnez-en un en cliquant sur son nom. Si vous choisissez « Aucun groupe d’agendas », votre agenda par défaut sera affiché. « Aucun groupe d’agendas » est la valeur par défaut.

> Si vous choisissez d’afficher un groupe une fois connecté, sélectionnez une vue par défaut compatible avec l’affichage de votre groupe, comme la vue Comparaison. (Cependant, vous pouvez afficher un groupe dans n’importe quelle vue.)

> - Invitations de groupe

> Lorsque vous créez un événement alors qu’un agenda de groupe est affiché, le comportement par défaut du système consiste à inclure dans la liste des participants tous les membres du groupe. Vous pouvez choisir de désactiver cette option et de n’afficher que votre propre ID d’agenda dans la liste des participants à l’ouverture de la fenêtre Modification d’événement.

> Par défaut, cette option est activée (la case correspondante est cochée). Désélectionnez la case pour désactiver l’option.

> - Date

> Vous pouvez choisir le format des dates de l’agenda. Vous avez deux décisions à prendre pour la date :

> - L’ordre dans lequel les trois éléments de la date (jour, mois et année) doivent apparaître.

> Par exemple, si vous vivez aux États-Unis, la date suit habituellement le format « mois, jour, année » alors qu’en Europe, c’est le format « jour, mois, année » qui est généralement utilisé. Donc, aux États-Unis, la date du sixième jour de septembre sera écrite comme suit : 09/06/01 alors qu’en Europe, la date sera 06/09/01.

> Cliquez sur la liste déroulante afin d’afficher la liste des formats de date disponibles. Sélectionnez celui de votre choix.

> - Le caractère qui sépare (délimite) les trois éléments de la date.

> Ce caractère est appelé séparateur ou délimiteur. Le séparateur actuellement utilisé est affiché dans la liste déroulante. La barre oblique (/) est généralement utilisée comme séparateur, comme dans l’exemple illustrant le format de date, mais vous pouvez utiliser n’importe quel caractère du clavier.

> - Heure

> Les agendas peuvent afficher l’heure sur 12 ou sur 24 heures. L’affichage sur 24 heures est privilégié par convention. Par exemple, minuit correspond à 12:00 am en affichage sur 12 heures, mais à 24:00 en affichage sur 24 heures. Remarquez que l’affichage sur 24 heures n’est pas suivi des symboles « am » ou « pm ».

> Choisissez le mode d’affichage de l’heure en activant la case d’option appropriée.

> - Journée

> Dans les vues d’agenda Journée, Semaine et Comparaison, les journées sont fractionnées en périodes, par exemple en heures. Vous pouvez contrôler combien d’heures sont affichées par jour ainsi que la taille des périodes de temps. Par exemple, vous pouvez choisir une configuration qui n’affiche dans vos agendas que les heures comprises entre 9 h et 18 h, fractionnées en périodes de 30 minutes.

> Pour chacun des paramètres de l’heure, cliquez sur la liste déroulante pour consulter les choix disponibles. Sélectionnez celui que vous voulez.

> - Premier jour de la semaine

> Vous pouvez choisir quel jour sera utilisé comme premier jour de la semaine dans les vues de l’agenda. Par convention, en France, la semaine commence le lundi.

> Cliquez sur la liste déroulante afin d’afficher la liste des jours de la semaine. Choisissez celui que vous voulez.

> Si vous ne voulez pas inclure le samedi et le dimanche dans les vues Semaine et Mois des agendas, vous pouvez choisir de supprimer leur affichage en cochant la case correspondante. Cette case est sans effet sur l’affichage des vues Aperçu et Journée (il est impossible de supprimer le samedi et le dimanche dans celles-ci).

> - Fuseau horaire

> Chaque agenda affiche les heures et les dates sur la base d’un fuseau horaire particulier. Vous pouvez préciser le fuseau horaire à utiliser par défaut lors de l’affichage de vos agendas. Cliquez sur le nom du fuseau horaire pour ouvrir la fenêtre Modification du fuseau horaire par défaut, dans laquelle vous pouvez choisir le nouveau fuseau horaire. Dans cette fenêtre, les fuseaux horaires du monde entier sont divisés en trois grandes zones : Amérique du Nord/du Sud, Europe/Afrique et Asie/Pacifique. À ces zones correspondent trois onglets. Cliquez sur l’un d’entre eux pour voir la liste des fuseaux horaires de cette zone, puis cliquez sur le cercle en regard du fuseau horaire à appliquer à votre agenda.

> Les autres agendas auxquels vous vous abonnerez ne suivront pas forcément le même fuseau horaire. Vous pouvez choisir d’afficher ces agendas en convertissant les heures en fonction de votre fuseau horaire ou en conservant leur fuseau horaire d’origine. De plus, lors de l’affichage d’un groupe d’agendas, vous pouvez afficher une échelle de temps en vues Journée et Comparaison pour chaque fuseau horaire représenté dans le groupe.

> Pour afficher la liste des fuseaux horaires standard, consultez la section Fuseaux horaires standard. Pour obtenir davantage d’informations sur les fuseaux horaires, reportez-vous à la section Manipulation des fuseaux horaires.

> - Rappels d’événements et de tâches

> Vous pouvez choisir de mettre en place la création automatique de rappels d’événements et de tâches et de les faire envoyer à une ou plusieurs adresses e-mail. Cela vous permet de ne pas perdre de temps lors de la création d’événements et de tâches, puisque vous n’aurez pas à définir un rappel pour chaque élément créé.

> Pour les événements de votre liste d’invitations, vous devez accepter l’invitation avant de pouvoir recevoir un rappel pour l’événement.

> La case à cocher doit être activée pour que le rappel d’événement fonctionne.

> Pour obtenir davantage d’informations sur les rappels, reportez-vous à la section Rappels d’événements et de tâches.

> - Notification d’événement

> Si vous souhaitez recevoir une notification par e-mail quand un événement est planifié dans votre agenda, sélectionnez l’option Notifications d’événement.

> Cette option est particulièrement utile si vous ne consultez pas souvent votre agenda pendant la journée. Quelqu’un pourrait planifier un événement à la dernière minute dans votre agenda et, ne sachant pas qu’il s’y trouve, vous risqueriez de le manquer. Inversement, si votre agenda est très chargé et que chaque jour compte de nombreux événements et tâches, il se peut que vous ne remarquiez pas la présence d’un nouvel événement ou d’une nouvelle tâche. Cela est probable si vous n’avez pas l’habitude de répondre aux invitations à un événement ; vous ne remarquerez peut-être pas que le nombre d’invitations vient d’augmenter d’une unité.

> Cette option peut être désactivée par votre administrateur. Si elle n’apparaît pas sous l’onglet Options, elle a peut-être été désactivée sur votre poste de travail.

> ## Importation

> Calendar Express vous permet d’importer dans votre agenda des fichiers issus d’agendas Calendar Express auxquels vous avez accès. Ainsi, si vous voulez transférer des données entre agendas, vous pouvez les exporter d’un agenda et les importer dans un autre. Cela peut être utile pour restaurer les données d’un agenda à partir d’un fichier de sauvegarde (précédemment exporté).

> ## Exportation

> La fonction d’exportation vous permet d’exporter des données provenant de tous les agendas qui vous appartiennent ou auxquels vous êtes abonné. Vous pouvez indiquer l’agenda dont vous souhaitez exporter les données. Cette fonction est également utile pour sauvegarder un agenda, puis le restaurer (à l’aide de la fonction d’importation) à l’emplacement actuel.

> Seul le propriétaire d’un agenda (propriétaire principal ou copropriétaire) peut exporter des événements privés. Les événements confidentiels peuvent être exportés par d’autres personnes, mais seules la date et l’heure seront visibles, sans aucun détail.

> # Différence entre événement et tâche

> Vous pouvez créer des événements et des tâches dans votre agenda. Les tâches possèdent la plupart des propriétés des événements et se créent pratiquement de la même façon. Vous pouvez définir des rappels pour des événements et des tâches. Les événements et les tâches peuvent se répéter à intervalles réguliers.

> Les événements sont utilisés pour planifier quelque chose à un moment précis sur l’agenda. Vous pouvez inviter d’autres personnes à assister à un événement, tel qu’une réunion de bureau, et vous pouvez être invité à votre tour. En entreprise, vous pouvez utiliser un événement pour réserver une ressource, comme une salle de conférence ou un projecteur.

> Les tâches apparaissent aussi sur votre agenda, mais n’entraînent aucune invitation. Vous pouvez afficher la liste de vos tâches et les marquer comme achevées, ou les supprimer. Par exemple, une tâche peut consister à passer prendre le linge au pressing en rentrant du travail ou à écrire un rapport dû à une certaine date.

> Les événements peuvent durer toute la journée, mais occupent une période bien définie. Les tâches peuvent être définies sans date ou heure d’échéance, ou bien avec date d’échéance, mais sans heure spécifique.

> Une fois que vous avez répondu à une invitation, elle est supprimée de la liste des invitations. En revanche, une tâche reste dans la liste des tâches jusqu’à ce qu’elle soit supprimée. Si vous pouvez afficher une liste de toutes les tâches de votre agenda en activant la liste de tâches, vous ne pouvez pas en faire autant avec les invitations.

> # Manipulation des événements

> Un événement peut être n’importe quel élément planifié que vous inscrivez sur votre agenda. Il peut s’agir d’une réunion de bureau, d’un rappel d’anniversaire, d’un rendez-vous, d’une obligation privée, d’une date anniversaire, etc.

> ### Titres d’événement

> Les événements possèdent un titre. Lorsqu’un événement figure dans votre agenda, vous en voyez le titre et l’heure. Pour ouvrir l’événement et en consulter les détails, cliquez sur son titre. Si vous n’attribuez pas de titre à l’événement, le titre par défaut, « Événement sans titre », est utilisé. Tous les titres d’événement apparaissent en gras.

> ### Icône de suppression rapide

> L’icône représentant un « X » rouge à l’intérieur d’un cercle est l’icône de suppression rapide. Elle se situe à droite du titre de l’événement. Elle n’est visible que si vous disposez du droit de suppression pour l’agenda (si cet agenda est le vôtre ou si vous êtes l’un de ses propriétaires, vous avez automatiquement tous les droits). Vous pouvez cliquer sur cette icône pour supprimer l’événement. S’il s’agit d’un événement récurrent, vous avez la possibilité de supprimer la présente occurrence ou l’ensemble des occurrences de l’événement.

> Si vous affichez un agenda de groupe, l’icône de suppression rapide n’apparaît qu’en vue Comparaison.

> Pour obtenir des instructions sur l’utilisation de cette icône, reportez-vous à la méthode 1 de la section Suppression d’un événement.

> ### Inscription d’événements sur des agendas

> Pour inscrire un événement sur un ou plusieurs agendas, remplissez les champs de la fenêtre Modification d’événement. Cliquez sur l’icône Nouvel événement pour ouvrir cette fenêtre. L’événement sera inscrit sur les agendas des personnes que vous invitez.

> ### Organisateur de l’événement

> L’agenda sélectionné dans le menu déroulant Agenda de la fenêtre Modification d’événement est l’organisateur de l’événement. Lorsque cette fenêtre apparaît pour la première fois, un agenda prérempli figure dans le menu déroulant Agenda. Il s’agit normalement de l’agenda actuellement affiché. Toutefois, si vous n’avez pas le droit d’inscrire un événement sur cet agenda, le système le remplace par votre agenda par défaut dans le menu déroulant Agenda. L’organisateur d’un événement en est également le propriétaire. Cela signifie que les propriétaires de cet agenda peuvent modifier les détails de l’événement. Les participants n’ont pas le droit de modifier les détails d’un événement à moins d’être l’un des propriétaires de l’agenda de l’organisateur.

> ### Sélection d’un autre organisateur pour un événement

> Si vous ne voulez pas que l’agenda figurant actuellement dans le menu déroulant Agenda de la fenêtre Modification d’événement soit l’organisateur, sélectionnez-en un autre dans ce même menu. Cette sélection est répercutée sur le menu déroulant Agenda actuel sous l’onglet Vue. En d’autres termes, lorsque vous avez fini de créer cet événement, l’agenda sélectionné dans le menu déroulant Agenda devient l’agenda affiché dans la fenêtre principale.

> ### Menu déroulant Agenda actuel et menu déroulant Agenda

> Il existe deux différences entre le menu déroulant Agenda de la fenêtre Modification d’événement et le menu déroulant Agenda actuel de l’onglet Vue. L’une d’elles est que seuls les agendas dont vous êtes propriétaire ou pour lesquels vous avez le droit de modification figurent dans le menu déroulant Agenda. En revanche, le menu déroulant Agenda actuel présente tous les agendas de la liste Agendas (sous l’onglet Agendas), quels que soient les droits dont vous disposez pour ceux-ci. L’autre différence repose sur le fait que le menu déroulant Agenda actuel contient également vos groupes.

> Pour obtenir davantage d’informations sur la liste Agendas de l’onglet du même nom, reportez-vous aux sections Attribution d’un nom à vos agendas, Abonnement à des agendas et Manipulation des agendas auxquels vous êtes abonné. Pour obtenir davantage d’informations sur les droits, consultez la section Contrôle de l’accès à votre agenda.

> ### Ajout de participants

> Si, lors de la création de la liste de participants, vous ne vous souvenez plus (ou n’avez pas connaissance) de l’ID utilisateur ou de l’ID d’agenda de la personne que vous voulez inviter, vous pouvez utiliser la fonction de recherche. Cliquez sur le bouton Rechercher de la fenêtre Modification d’événement pour faire apparaître la fenêtre Rechercher un utilisateur, qui vous permet de trouver d’autres utilisateurs d’agendas. Pour obtenir davantage d’informations sur la recherche d’utilisateurs, reportez-vous à la section Utilisation des outils de recherche. Pour obtenir davantage d’informations sur l’invitation de participants, consultez la section Invitation de participants.

> ### Notification des participants par e-mail

> Si la personne que vous voulez inviter n’utilise pas d’agenda, vous pouvez l’inviter à la réunion en lui envoyant une notification par e-mail. Pour ce faire, vous devez entrer « mailto : » suivi de l’adresse e-mail de la personne dans le champ Utilisateur.

> Il peut arriver que vous entriez un ID valide dans ce champ, mais que le système le remplace par « mailto : » et par l’adresse e-mail. Cela signifie que le destinataire n’a pas d’agenda, ou qu’il n’a jamais utilisé son agenda et que celui-ci n’est donc pas configuré dans le système.

> Vous pouvez ajouter un utilisateur à la liste de participants, puis l’ajouter en tant qu’entrée « mailto : » à cette même liste. L’événement est planifié sur l’agenda de l’utilisateur et une notification lui est envoyée par e-mail.

> ### Vérification de la disponibilité des participants avant la planification

> Souvent, vous aurez besoin de vérifier la disponibilité d’un ou de plusieurs des participants dans leur agenda avant de planifier l’événement. Pour cela, vous devez d’abord inscrire les ID d’agendas de ceux dont vous voulez vérifier la disponibilité dans la liste des participants, puis cliquer sur l’onglet Disponibilité pour voir les périodes de temps libre/occupé de leurs agendas. (Notez que seuls les participants avec un ID d’agenda seront visibles sous l’onglet Disponibilité, et non ceux qui figurent dans la liste de participants sous la forme « mailto : » + adresse e-mail.)

> Si une période de temps est déjà réservée dans un agenda (occupée), elle est ombrée ou apparaît dans une couleur différente de celle des périodes de temps non réservées (libres). Les périodes de temps libres pour tous les participants sont signalées par une icône (au-dessus de la période). Cliquez sur cette icône pour modifier l’heure de l’événement de telle sorte qu’elle corresponde à la période de temps libre. S’il n’y a aucune période de temps libre disponible à la date que vous avez choisie, vous pouvez avancer ou reculer dans le temps pour trouver une date qui convienne pour l’événement. Pour cela, modifiez la date dans le champ approprié au-dessus de l’agenda qui indique les périodes de temps libre/occupé. Vous pouvez entrer une nouvelle date directement ou cliquer sur l’icône Passer à. Pour obtenir des instructions sur la modification de dates à l’aide de l’icône Passer à, reportez-vous à la section Utilisation de l’icône Passer à.

> ### Bouton Afficher disponibilité

> Si vous recherchez une date qui convienne à tous les agendas des participants, vous devez cliquer sur Afficher disponibilité à chaque fois que vous modifiez la date de façon à actualiser les agendas affichés dans la fenêtre. Cela signifie qu’après avoir ouvert pour la première fois la fenêtre Modifier événement, fixé une date pour l’événement et entré la liste des participants à l’événement, les périodes de temps libre/occupé des agendas des participants pour cette date s’affichent sous l’onglet Disponibilité. Si, à cette date, aucune période de temps libre n’est disponible pour l’ensemble des participants, vous pouvez changer la date dans le champ approprié en haut de l’onglet Disponibilité. Cependant, les agendas des participants n’affichent automatiquement la disponibilité à cette nouvelle date qu’une fois que vous avez cliqué sur Afficher disponibilité.

> ### Événements publics, privés ou n’affichant que la date et l’heure

> Quand vous créez un événement, vous pouvez choisir s’il sera public, privé ou n’affichera que la date et l’heure. Si un événement est public, toute personne ayant le droit de lire votre agenda peut le voir. Si un événement est privé, seuls vous et les autres propriétaires de votre agenda pouvez le voir. Enfin, si un événement n’affiche que la date et l’heure, vous, ainsi que tous les autres propriétaires de votre agenda, pouvez afficher ses détails, mais toute personne ayant le droit de lire votre agenda ne verra que le message « Événement sans titre », ce titre n’étant pas un lien actif. Cela signifie que l’événement ne s’ouvre pas lorsque vous cliquez sur le titre. Les personnes qui ne sont pas propriétaires et possèdent les droits Modifier et Supprimer sur un agenda ne peuvent pas écrire ou supprimer des événements confidentiels.

> Les participants à un événement privé peuvent voir tous les détails de l’événement, mais ce dernier est invisible à toute personne qui consulte leurs agendas. De même, les participants à un événement n’affichant que la date et l’heure sont en mesure d’afficher tous les détails de l’événement, mais une personne ayant le droit de lire leurs agendas ne verra que le message « Événement sans titre ».

> Remarquez que vous ne pouvez planifier directement un événement privé que sur les agendas que vous avez créés ou les agendas dont vous êtes copropriétaire (les mettant ainsi à l’origine de l’événement). Cependant, vous pouvez inviter d’autres personnes à un événement privé que vous avez planifié et dont vous êtes à l’origine sans avoir à être copropriétaire des agendas de ces personnes. Vous n’avez besoin que du droit Inviter sur les agendas des participants.

> ### Événements récurrents

> Vous voudrez peut-être qu’un événement se répète régulièrement. Pour ce faire, vous devez planifier un événement récurrent. Toute modification apportée à l’événement peut se répercuter automatiquement sur toutes ses occurrences. Si nécessaire, les modifications peuvent toutefois être appliquées à certains événements uniquement, sans que les autres en soient affectés. Par exemple, si vous devez participer à une réunion hebdomadaire, vous pouvez planifier un événement récurrent dans votre agenda.

> Vous voudrez peut-être qu’un événement dure plus d’une journée. Pour ce faire, planifiez l’événement pour qu’il se répète tous les jours, sur toute la période souhaitée. Toute modification apportée à l’événement peut se répercuter automatiquement sur tous les jours où l’événement se produit. Si nécessaire, les modifications peuvent toutefois être appliquées à certains jours uniquement, sans que les autres en soient affectés. Par exemple, si vous voulez prendre cinq jours de vacances, planifiez un événement qui dure toute la journée et qui se répète tous les jours, cinq fois au total. Si vous devez annuler l’un de ces jours, vous pouvez n’effacer que ce jour sans supprimer l’événement dans son ensemble.

> Il vous est aussi possible de planifier un événement pour le dernier jour du mois en faisant en sorte qu’il se répète le 31 du mois. Le jour où l’événement aura effectivement lieu dépendra de la durée du mois. Par exemple, il aura lieu le 31 janvier, le 28 février (ou le 29 les années bissextiles), le 31 mars, le 30 avril et ainsi de suite.

> Pour obtenir davantage d’informations sur la planification d’événements récurrents, reportez-vous à la section Événements et tâches récurrents.

> ### Ressources

> Si vous voulez planifier un événement dans une salle de conférence (ressource) qui se trouve dans le système d’agendas, ajoutez le nom de la salle de conférence à la liste de participants. Vérifiez la disponibilité de la salle de conférence comme s’il s’agissait de l’un des participants. Quand l’événement est planifié, il est inscrit sur l’agenda de la salle de conférence, ce qui a pour effet de réserver cette salle pour toute la durée de votre réunion.

> Parfois, le matériel qui doit être réservé constitue aussi une ressource. Par exemple, vous devez entrer le nom d’un projecteur ou d’un autre appareil que vous voulez réserver pour votre réunion comme s’il s’agissait d’un participant, en vous assurant qu’il est disponible à l’heure de votre réunion.

> ### Rappels par e-mail

> Vous pouvez définir des rappels pour un événement sous l’onglet Rappels de la fenêtre Modification d’événement. Pour définir un rappel pour vous-même, entrez une ou plusieurs adresses e-mail ainsi qu’un message. Si vous entrez plusieurs adresses e-mail, séparez-les par une virgule (,) ou un point-virgule (;).

> Pour plus d’informations concernant la définition de rappels, reportez-vous à la section Rappels d’événements et de tâches.

> ### Notification par e-mail

> Sous l’onglet Options, vous pouvez choisir de recevoir une notification automatique par e-mail à l’heure à laquelle un événement est planifié dans votre agenda.

> Le dernier en-tête de la page Paramètres est Notification d’événement (vous devrez peut-être faire défiler la page pour le voir). Si vous activez cette case à cocher, le système vous enverra un e-mail chaque fois que quelqu’un vous invitera à un événement. Vous pouvez entrer n’importe quelle adresse e-mail dans la zone de saisie, mais vous ne pouvez en entrer qu’une seule.

> ### Apport de modifications à un événement

> Si vous avez besoin d’apporter des modifications à un événement que vous avez créé après qu’il a été planifié, vous pouvez le faire en cliquant sur son titre dans votre agenda. Les modifications seront appliquées aux agendas des participants. Si vous supprimez un participant de la liste, l’événement sera supprimé de son agenda.

> Quand vous manipulez votre propre agenda, vous ne pouvez modifier que les événements que vous avez créés. Si vous manipulez un des agendas auxquels vous êtes abonné, vous pouvez modifier les événements issus de cet agenda, mais vous devez pour cela disposer du droit Modifier ou être propriétaire de l’agenda.

> ### Réponse aux invitations

> Quand vous avez été invité à un événement, cela apparaît dans votre agenda et dans la liste des invitations (pour afficher cette liste, cliquez sur Invitations dans la zone Tâches). Vous pouvez répondre à une invitation en indiquant si vous comptez participer ou non. Les trois choix possibles sont : « Je participerai », « Je NE participerai PAS » ou alors « Je confirmerai plus tard » (par défaut) si vous n’avez pas encore pris de décision. La liste des participants de l’organisateur est mise à jour en fonction de votre réponse, le point d’interrogation (?) en face de votre nom devenant un signe plus (+) si vous avez choisi « Je participerai » ou un signe moins (-) si vous avez choisi « Je NE participerai PAS ».

> Une fois que vous avez répondu à une invitation, vous pouvez revenir en arrière et modifier votre réponse. Par exemple, si vous répondez « Je participerai », mais qu’ensuite vous vous apercevez que vous avez une autre obligation au même moment et que vous ne pourrez donc pas honorer celle-là, vous pouvez changer votre réponse en « Je NE participerai PAS ». Cependant, vous ne pouvez pas changer votre réponse en « Je confirmerai plus tard ». Ce choix n’est plus disponible.

> Affichage de l’état des réponses des participants

> Un invité a le choix entre les réponses suivantes : « Je participerai » ou « Je NE participerai PAS ». L’état de la réponse se traduit, en regard du nom du participant, par un signe plus (+) s’il a accepté l’invitation, par un signe moins (-) s’il l’a déclinée ou par un point d’interrogation (?) s’il n’a pas encore répondu.

> L’organisateur ou toute personne possédant les droits appropriés peut afficher les réponses des participants de deux façons :

> - en cliquant sur le titre de l’événement pour l’ouvrir (l’onglet Aperçu répertorie tous les détails et indique l’état de la réponse de chaque participant) ;
> - en maintenant le pointeur de la souris sur l’icône de groupe (qui ressemble à un groupe de personnes) située en regard du titre de l’événement dans l’agenda.

> # Manipulation des tâches

> Calendar Express vous permet de créer et de manipuler une liste de tâches (pour voir votre liste de tâches, dans la zone Tâches de l’onglet Vue, cliquez sur Tâches ; si aucune tâche n’est disponible, le message « Aucune tâche » remplace le lien habituel). Vous pouvez ajouter des tâches, les marquer comme achevées et les supprimer de la liste. Les tâches ne sont pas nécessairement associées à une date. Le système effectue un suivi des tâches avec date d’échéance. Si l’une d’elles est en retard, vous en êtes averti dans l’agenda.

> ### Définition d’une tâche

> Une tâche est une action que vous devez réaliser. Par exemple, elle peut consister à assurer le respect d’une date d’échéance d’un projet ou à effectuer une course. Vous pouvez suivre les tâches de la même manière que vous planifiez et gérez les événements ; vous pouvez même leur attribuer une date et une heure d’échéance. Contrairement aux événements, les dates d’échéance de vos tâches sont suivies par le système qui vous indique quelles sont les tâches en retard à la date d’aujourd’hui, et non à une date ultérieure que vous avez peut-être choisi d’afficher. Par exemple, si une tâche doit être terminée d’ici la semaine prochaine, elle n’est pas considérée comme actuellement en retard. Si vous modifiez les dates de votre agenda de façon à afficher la semaine suivante, la tâche ne sera pas marquée comme étant en retard. Vous pouvez gérer toutes les tâches à venir à partir de la liste des tâches.

> ### Ajout de tâches à des agendas

> Quand vous créez une tâche (cliquez sur l’icône Nouvelle tâche pour commencer), celle-ci est inscrite sur votre agenda principal ou sur celui que vous avez sélectionné sous l’onglet Agendas de la fenêtre Modification de tâche. La tâche apparaît aussi dans la liste des tâches. Les tâches peuvent être gérées à partir de cette liste, dans laquelle vous pouvez les marquer comme achevées ou les supprimer.

> Vous pouvez afficher les détails d’une tâche en cliquant sur son titre. Aussi bien les tâches figurant dans votre agenda que celles de la liste des tâches sont concernées. Le titre des tâches apparaît en bleu. Les tâches achevées ont leur titre barré, sauf celles sans échéance (reportez-vous à la section suivante, intitulée Particularités des tâches achevées).

> Si vous décidez de définir une tâche sans échéance, il est déconseillé d’en faire également une tâche récurrente. Une tâche sans échéance figure chaque jour dans l’agenda jusqu’à ce qu’elle soit effectuée. Si vous en faites une tâche récurrente en sus, plusieurs occurrences de la tâche seront affichées quotidiennement. Le nombre d’occurrences qui apparaît est le nombre maximal autorisé par le système (par défaut, 60).

> ### Icône de suppression rapide

> L’icône représentant un « X » rouge à l’intérieur d’un cercle est l’icône de suppression rapide. Elle se situe à droite du titre de la tâche. Elle n’est visible que si vous avez le droit de suppression pour cet agenda (si cet agenda est le vôtre ou si vous êtes l’un de ses propriétaires, vous avez automatiquement tous les droits). Vous pouvez cliquer sur cette icône pour supprimer la tâche. S’il s’agit d’une tâche récurrente, vous avez la possibilité de supprimer soit l’occurrence actuelle uniquement, soit toutes les occurrences de la tâche. Pour obtenir des instructions sur l’utilisation de cette icône, reportez-vous à la méthode 1 de la section Suppression d’une tâche.

> ### Particularités des tâches achevées

> Quand vous marquez une tâche comme achevée, soit son titre est barré dans l’agenda, soit elle disparaît totalement.

> Seules les tâches auxquelles sont associées une date et une heure spécifiques restent dans l’agenda une fois achevées. Leur titre apparaît barré. Toute tâche non associée à une date ou à une heure disparaît simplement de l’agenda une fois effectuée. Elle reste cependant dans la liste des tâches jusqu’à ce qu’elle soit supprimée.

> ### Droits nécessaires pour ajouter des tâches à d’autres agendas

> Vous devez avoir le droit Modifier ou être l’un des propriétaires pour ajouter une tâche à l’agenda de quelqu’un d’autre. Les tâches diffèrent des événements dans la mesure où vous ne pouvez pas inviter d’autres personnes à y participer. Pour les événements, deux options s’offrent à vous : ajouter l’événement par le biais d’une invitation ou directement. Pour ajouter un événement par le biais d’une invitation, vous n’avez besoin que du droit Inviter, mais pour ajouter un événement directement dans l’agenda de quelqu’un d’autre, vous devez avoir le droit Modifier (ou être l’un des propriétaires). Pour les tâches, une seule option s’offre à vous : ajouter la tâche directement, ce qui vous oblige à disposer du droit Modifier (ou à être l’un des propriétaires).

> ### Rappels par e-mail

> Vous pouvez définir des rappels pour une tâche en cliquant sur l’onglet Rappels de la fenêtre Modification de tâche. Pour définir un rappel pour vous-même, entrez une ou plusieurs adresses e-mail ainsi qu’un message. Si vous entrez plusieurs adresses e-mail, séparez-les par une virgule (,) ou un point-virgule (;).

> Pour plus d’informations concernant la définition de rappels, reportez-vous à la section Rappels d’événements et de tâches.

> ### Tâches publiques, privées ou n’affichant que la date et l’heure

> Quand vous créez une tâche, vous pouvez choisir si elle sera publique, privée ou n’affichera que la date et l’heure. Si une tâche est publique, toute personne ayant le droit de lire votre agenda peut la voir. Si une tâche est privée, vous êtes le seul à pouvoir l’afficher. Enfin, si une tâche n’affiche que la date et l’heure, toute personne ayant le droit de lire votre agenda verra le message « Tâche sans titre », ce titre n’étant pas un lien actif. Cela signifie que la tâche ne s’ouvre pas lorsque vous cliquez sur le titre. Les personnes qui ne sont pas propriétaires et possèdent les droits Modifier et Supprimer sur un agenda ne peuvent pas écrire ou supprimer des tâches confidentielles.

> Remarque | Vous ne pouvez planifier directement une tâche privée que sur les agendas que vous avez créés ou sur ceux dont vous êtes copropriétaire.

> ### Tâches récurrentes

> Vous voudrez peut-être qu’une tâche se répète régulièrement. Pour ce faire, vous devez planifier une tâche récurrente. Toute modification apportée à la tâche peut se répercuter automatiquement sur toutes ses occurrences. Si nécessaire, les modifications peuvent toutefois être appliquées à certaines tâches uniquement, sans que les autres en soient affectées. Par exemple, si vous devez rédiger un rapport d’activité hebdomadaire et que vous vouliez qu’on vous le rappelle, vous pouvez planifier une tâche récurrente associée à un rappel.

> N’utilisez pas la fonction de répétition avec les tâches sans échéance. Ces tâches sont déjà prévues chaque jour dans votre agenda. Si vous souhaitez en plus les transformer en tâches récurrentes, plusieurs copies quotidiennes de la même tâche apparaîtront dans votre agenda. Ce n’est probablement pas ce que vous voulez.

> Pour obtenir davantage d’informations sur la planification de tâches récurrentes, reportez-vous à la section Événements et tâches récurrents.

> ### Gestion des tâches à partir de la liste des tâches

> Dans la zone Tâches figure le lien « Tâches (#) », # représentant le nombre de tâches. Cliquez sur ce lien pour ouvrir la fenêtre Liste des tâches. Les tâches sont triées par date d’échéance dans la liste des tâches. Si certaines sont en retard, la mention en est faite à côté du nombre de tâches. Par exemple, si votre liste contient six tâches et si deux d’entre elles sont en retard, cela sera indiqué comme suit : Tâches (6) 2 en retard. Les tâches sans échéance apparaissent au bas de la liste et ne sont pas triées.

> Dans cette liste, vous pouvez marquer une tâche comme achevée ou la supprimer. Vous pouvez aussi gérer les tâches en les modifiant séparément. Il est en outre possible de marquer une tâche comme achevée ou de la supprimer dans la fenêtre Modification de tâche.

> ### Apport de modifications à une tâche

> Pour modifier les détails d’une tâche que vous avez créée, l’assigner à quelqu’un d’autre en l’inscrivant sur son agenda, marquer une tâche comme achevée ou la supprimer, ouvrez la tâche en cliquant sur son titre dans l’agenda ou dans la liste des tâches. La fenêtre Modification de tâche apparaît, vous permettant de modifier la tâche.

> Quand vous manipulez votre propre agenda, vous ne pouvez modifier que les tâches que vous avez créées. Si vous manipulez un des agendas auxquels vous êtes abonné, vous pouvez modifier les tâches issues de cet agenda, mais vous devez pour cela disposer du droit Modifier ou être propriétaire de cet agenda.

> # En cas d’erreur

> Il arrive parfois qu’une erreur se produise quand le système essaie de planifier des événements. Par exemple, des problèmes peuvent survenir lors de l’envoi de notifications ou de rappels par e-mail. Le cas échéant, les erreurs sont consignées dans la liste d’erreurs, accessible à partir de la zone Tâches.

> Cliquez sur le lien Erreurs afin d’ouvrir la liste d’erreurs et d’accéder à un lien vers l’événement qui en est à l’origine. Vous pouvez ouvrir cet événement et essayer de corriger le problème. Parfois, il s’agit simplement de remplir un champ manquant. Une fois l’erreur corrigée, l’événement est achevé et l’erreur disparaît de la liste.

> Si vous ne pouvez pas corriger l’erreur, vous pouvez effacer l’événement à problème, ce qui le supprime du même coup de la liste d’erreurs, de l’agenda et (pour les événements) des agendas de tous les participants. Dans ce cas, vous devrez redéfinir l’événement.

> Vous pouvez supprimer des événements de votre liste d’erreurs de deux façons. Vous pouvez les supprimer directement en activant les cases à cocher Supprimer correspondantes dans la liste d’erreurs, puis en cliquant sur OK. La deuxième solution consiste à ouvrir l’événement, puis à cliquer sur le bouton Supprimer en bas à gauche de la fenêtre Modification d’événement. Dans les deux cas, vous êtes invité à confirmer la suppression.

> S’il s’agit d’un événement récurrent, il est possible que seules une ou deux occurrences soient erronées. Le système d’agendas supprime uniquement les occurrences erronées. Cela entraîne généralement la suppression de toute la série du fait que toutes les occurrences risquent de présenter la même erreur. Il est cependant préférable de consulter l’agenda pour s’assurer que l’événement a été totalement supprimé avant de le replanifier. Dans le cas contraire, vous vous retrouveriez avec des événements en double aux dates pour lesquelles l’occurrence n’a pas été supprimée. Vous pouvez utiliser l’outil de recherche sous l’onglet Vue (icône Rechercher) pour rechercher des événements.

> # Invitation de participants

> Vous pouvez entrer plusieurs adresses e-mail, ID d’agenda et ID utilisateur à la fois (ou les mélanger) en les séparant par un point-virgule. Vous pouvez par exemple indiquer : jdupont@sesta.com;jdurant@sesta.com ou jdupont;marie ou jdupont@sesta.com;jdurant.

> ### Invitation rapide

> Le menu déroulant Invitation rapide contient une liste prédéfinie d’agendas, tirée de votre liste Agendas sous l’onglet du même nom. Cela signifie que vous avez au moins le droit Inviter pour tous les agendas répertoriés dans cette liste.

> La liste Invitation rapide comprend également tous les groupes que vous avez créés, qui sont repris sous l’onglet Groupes.

> ### Utilisation des groupes pour une création plus rapide de listes de participants

> Quand vous avez créé un événement, la liste des participants disparaît. Cela signifie que vous ne pouvez pas sauvegarder la liste en vue d’une utilisation ultérieure. Vous pouvez en revanche créer un groupe sous l’onglet Groupes, puis, après avoir créé un événement, inviter le groupe en le sélectionnant dans le menu déroulant Invitation rapide. Le groupe est développé et tous ses membres sont affichés dans la liste des participants.

> L’utilisation de groupes pour stocker des listes de participants communes permet d’éviter d’avoir à saisir ces derniers à chaque création d’événement. Même si le groupe ne correspond pas exactement à la liste de participants souhaitée, vous pouvez modifier la liste une fois le groupe développé, en supprimant ou en ajoutant des utilisateurs.

> ### Développement de groupe dans la liste des participants

> Lorsque vous utilisez la fonction Invitation rapide pour ajouter un groupe de personnes à votre liste de participants, le système vérifie les membres du groupe et prédéfinit les agendas avant de les placer dans la liste des participants. Cela signifie que seuls les ID des utilisateurs dont l’agenda est actif dans le système et sur lequel vous disposez du droit Inviter seront entrés dans la liste des participants. En revanche, des entrées « mailto : » seront générées pour tous les ID d’un agenda pour lequel vous ne possédez pas ce droit. Ces personnes recevront une notification par e-mail de l’événement, sans que ce dernier soit planifié dans leur agenda. Si un membre du groupe n’a plus d’ID d’agenda valide ou si l’agenda n’est pas actif, le système génère un message d’erreur : « Erreur invité : agenda introuvable - calid », où calid est le membre de groupe non valide.

> ### Création d’événements pendant l’affichage d’un groupe

> Si un groupe était affiché au moment où vous avez cliqué sur l’icône Nouvel événement, par défaut, le système inclut dans la liste des participants tous les membres du groupe. Si vous ne voulez pas que cela se produise, désactivez l’option Invitations de groupe sous l’onglet Options. Lorsque le paramétrage par défaut est désactivé, seul votre ID d’agenda apparaît dans la liste des participants.

> ### Événements publics, privés ou n’affichant que la date et l’heure

> Les participants et les copropriétaires ont toujours la possibilité de répondre à un événement, qu’il soit public ou privé, ou qu’il n’affiche que la date et l’heure. Ils peuvent, dans tous les cas, voir les détails de l’événement.

> Par conséquent, soyez conscient que même quand vous marquez un événement comme privé, si vous invitez quelqu’un à cet événement et que l’agenda ait d’autres propriétaires, ceux-ci pourront aussi en afficher tous les détails.

> Vous ne pouvez planifier directement un événement privé que sur les agendas que vous avez créés ou les agendas dont vous êtes copropriétaire (les définissant ainsi comme origine de l’événement). Cependant, vous pouvez inviter d’autres personnes à un événement privé sans être copropriétaire de leurs agendas. Vous n’avez besoin que du droit Inviter.

> Si vous planifiez un événement et que vous le configuriez pour qu’il n’affiche que la date et l’heure, les participants et les autres propriétaires pourront voir tous les détails, alors que toute autre personne ne verra que le message « Événement sans titre » quand elle consultera votre agenda ou ceux des participants.

> ### Utilisation d’adresses e-mail dans la zone de saisie Utilisateur

> Si la configuration de votre système de gestion d’agendas l’autorise, il est possible d’entrer l’adresse e-mail d’une personne faisant partie du système pour que son ID d’agenda soit inséré dans la liste des participants. Si la configuration est différente, une entrée « mailto : », suivie de l’adresse e-mail, apparaîtra dans la liste des participants. Par exemple, si vous travaillez chez Sesta, Inc. et que vous vouliez inviter un collègue, Jean Dupont, dont l’adresse e-mail est jdupont@sesta.com, vous pouvez entrer celle-ci dans la zone de saisie Utilisateur ; selon la configuration de votre système de gestion d’agendas, son ID d’agenda (jdupont) ou l’entrée « mailto :jdupont@sesta.com » sera affiché dans la liste des participants.

> Si vous voulez être certain que Jean Dupont recevra une invitation par e-mail au lieu d’une inscription directe sur son agenda, entrez le mot « mailto : » dans la zone de saisie Utilisateur. Par exemple, si vous voulez inviter Jean Dupont à la fête organisée pour l’anniversaire de votre fille, mais que vous ne souhaitiez pas que cela apparaisse sur son agenda de travail, entrez « mailto :jdupont@sesta.com » (sans les guillemets).

> Lorsque la configuration de votre système l’autorise et que vous entrez une adresse e-mail sans « mailto : » devant, le système d’agendas convertit l’adresse en ID d’agenda par défaut de la personne et l’événement est inscrit dans l’agenda de la personne. Cette dernière ne reçoit pas de notification par e-mail de l’événement à moins d’avoir paramétré cette option sur son poste sous l’onglet Options (l’accès à cette option est accordé par l’administrateur de votre système d’agendas). L’agenda par défaut de cette personne sera utilisé pour vérifier sa disponibilité pour cet événement.

> Si vous entrez « mailto : » devant une adresse e-mail ou si le système d’agendas crée une entrée de ce type dans la liste des participants, la personne reçoit une notification par e-mail à la place d’une planification automatique de son agenda, sans que son agenda soit consulté pour vérifier sa disponibilité pour cet événement. La personne reçoit par e-mail un fichier de format iCal (.ics), qu’elle peut importer dans son système d’agendas compatible iCal.

> Par exemple, si Jean Dupont est membre de votre système d’agendas (et si votre système est correctement configuré) et que vous entrez jdupont@sesta.com, l’ID d’agenda de Jean Dupont sera inséré dans la liste de participants, son agenda sera utilisé pour vérifier sa disponibilité et l’événement sera planifié sur la base de son agenda par défaut. En revanche, si vous entrez « mailto :jdupont@sesta.com », seule une notification par e-mail lui est envoyée (l’événement n’apparaît pas automatiquement dans son agenda) et sa disponibilité n’est pas vérifiée dans l’agenda.

> ### Entrée « mailto : » inattendue dans la liste des participants

> Il peut arriver que vous entriez un nom d’utilisateur valide dans la zone de saisie Utilisateur et qu’une entrée « mailto : » suivie d’une adresse e-mail apparaisse de façon inattendue dans la liste des participants. Cela peut se produire pour deux raisons :

> - Cette personne n’a jamais utilisé son agenda.

> Un agenda n’est complètement activé qu’à la première connexion de son propriétaire à Calendar Express. Avant cela, vous ne pouvez rien planifier sur son agenda, donc un e-mail doit lui être envoyé pour l’inviter à l’événement.

> - Cette personne ne vous a pas accordé le droit Inviter pour son agenda.

> Pour obtenir davantage d’informations sur les droits, consultez la section Contrôle de l’accès à votre agenda.

> ### Notification par e-mail

> Quand vous entrez « mailto : » suivi d’une adresse e-mail, vous êtes sûr qu’une notification par e-mail sera envoyée. Si vous voulez vous assurer que les personnes incluses dans votre liste de participants reçoivent une notification par e-mail, inscrivez-les deux fois sur la liste, une fois en utilisant leur ID d’agenda et une autre en utilisant l’entrée « mailto : ».

> Selon le mode d’administration de votre serveur d’agendas, il peut ne pas être nécessaire d’indiquer « mailto : » devant l’adresse e-mail. Si vous saisissez une adresse e-mail sans la faire précéder de cette entrée, il est possible que l’ID d’agenda du destinataire apparaisse dans la liste des participants à la place de son adresse e-mail. Dans ce cas, vous devez entrer « mailto : » devant l’adresse e-mail afin qu’une notification par e-mail lui soit envoyée.

> ### Groupes d’utilisateurs

> Si vous voulez inviter un groupe d’utilisateurs défini par l’administrateur de votre système d’agendas, vous pouvez le faire, mais vous ne pouvez pas entrer le nom du groupe directement dans la zone de saisie Utilisateur. Vous devez utiliser la fonction Rechercher un utilisateur pour localiser le groupe, puis le sélectionner afin de l’inclure dans la liste des participants (pour ouvrir la fenêtre Rechercher un utilisateur, cliquez sur l’icône Rechercher de la fenêtre Modification d’événement). Quand vous sélectionnez le groupe parmi les résultats de votre recherche et cliquez sur Inviter ou Informer, il est développé de façon à ce que les ID d’agenda de tous les membres apparaissent dans votre liste de participants. Pour obtenir davantage d’informations sur la recherche d’utilisateurs, reportez-vous à la section Recherche d’utilisateurs.

> # Événements et tâches récurrents

> Quand vous voulez qu’un événement ou une tâche se répète régulièrement, vous pouvez planifier toutes les occurrences simultanément en choisissant la fonction de répétition dans la fenêtre Modification d’événement ou Modification de tâche. Cela vous évite d’avoir à entrer chaque occurrence une à une.

> Un autre avantage de cette méthode est que toutes les modifications que vous devez apporter à l’événement ou à la tâche peuvent être répercutées sur l’ensemble des occurrences. Vous avez le choix entre modifier un seul événement ou tâche ou les modifier tous. Par exemple, si une réunion hebdomadaire est planifiée dans votre agenda, mais que vous vous apercevez que vous devez l’annuler pour une semaine précise, vous pouvez le faire tout en la conservant pour les autres semaines.

> Si vous essayez de planifier un événement sur plusieurs jours, comme une période de congé par exemple, faites en sorte qu’il se répète tous les jours sur toute sa durée. Encore une fois, les modifications peuvent être appliquées, si nécessaire, à certains jours uniquement, sans que les autres en soient affectés. Par exemple, si vous voulez prendre cinq jours de vacances, planifiez un événement qui dure toute la journée et qui se répète tous les jours, cinq fois au total. Si vous devez annuler l’un de ces jours, vous pouvez n’effacer que ce jour sans supprimer l’événement dans son ensemble.

> ### Fenêtre Récurrence

> Les fenêtres Modification d’événement et Modification de tâche disposent de deux liens qui permettent de répéter des réunions. Vous pouvez soit cocher la case Répétition, soit cliquer sur le lien Modifier le schéma de répétition. Dans les deux cas, la fenêtre Récurrence apparaît.

> Cette fenêtre comporte quatre cases à cocher : Quotidienne, Hebdomadaire, Mensuelle, Annuelle. Par défaut, la case à cocher Hebdomadaire est activée et les choix de schéma de répétition sont affichés dans la zone à droite. Vous ne pouvez définir le schéma de répétition que dans une seule période de temps. Cela signifie que l’option prise en compte est la dernière sélectionnée. Vous ne pouvez pas combiner les effets des différentes cases à cocher. Réfléchissez donc à la façon dont vous voulez que l’événement ou la tâche se répète, puis choisissez une période de temps. Vous pouvez vous déplacer entre les cases à cocher pour choisir le schéma de répétition que vous souhaitez, mais n’oubliez pas que celui qui sera utilisé pour l’événement ou la tâche dépendra de votre dernière sélection.

> Si vous voulez planifier un événement ou une tâche le dernier jour de chaque mois, activez la case à cocher Mensuelle et réglez sa répétition sur le 31 de chaque mois. L’ajustement se fera automatiquement pour les mois plus courts de façon à ce que l’événement ou la tâche ait bien lieu le dernier jour du mois, quelle que soit sa durée. Par exemple, ce sera le 31 au mois de janvier, mais le 28 en février ou le 30 en avril.

> ### Conseils et astuces

> Vous trouverez ci-dessous des conseils sur la planification ou la modification d’un événement récurrent :

> - Le système ne planifie aucun événement à la date de début, si elle ne correspond pas au schéma que vous avez choisi. Par exemple, si vous voulez planifier un événement ou un tâche tous les mardis, en commençant demain, mais que vous êtes un lundi et que la date de début est toujours un lundi lorsque vous créez l’événement ou la tâche, aucune occurrence supplémentaire n’est planifiée pour aujourd’hui. La date de début de l’événement sera le mardi.
> - Si vous choisissez de répéter un événement ou une tâche annuel, sachez que votre système d’agendas ne propose pas beaucoup d’années à venir. Il ne planifiera des événements et des tâches que dans la limite de ses possibilités. En revanche, il ne vous avertira pas si l’une de vos dates de fin dépasse cette limite.
> - Si le nombre d’occurrences que vous voulez planifier dépasse le nombre maximum d’occurrences par événement ou tâche configuré pour le système, le système planifiera autant d’événements et de tâches que possible sur la base du schéma que vous sélectionnez, mais ne vous avertit pas s’il ne peut pas honorer totalement votre schéma.
> - La seule exception à cela est l’avertissement qui apparaît si vous essayez d’entrer un nombre supérieur au nombre maximal autorisé dans la zone de saisie « Créer ## événements » ou « Créer ## tâches » (## étant le nombre que vous entrez). Le message d’erreur dit : « Veuillez fournir un nombre inférieur ou égal à ## », ## représentant le nombre maximal autorisé.
> - Ce nombre maximal est défini par l’administrateur de votre système d’agendas et figure dans une note au bas de la fenêtre.
> - Une instance d’événement récurrent ne doit pas en chevaucher une autre. Par exemple, si vous essayez d’attribuer à une des occurrences d’un événement récurrent une date postérieure à celle de fin de l’événement, vous recevrez un message d’erreur.
> - Vous ne pouvez pas planifier plusieurs occurrences d’un événement récurrent le même jour. Par exemple, si vous essayez d’attribuer à une des occurrences d’un événement récurrent la même date (avec une heure différente) qu’à une autre occurrence, vous recevrez un message d’erreur.

> ### Changement d’avis

> Si vous cochez la case Répétition par erreur et que la fenêtre Récurrence apparaisse, cliquez sur Annuler pour revenir à la fenêtre de modification. La case à cocher Répétition n’est plus sélectionnée.

> Si vous changez d’avis après avoir cliqué sur OK ou si vous avez cliqué précipitamment sur ce bouton, vous pouvez annuler la répétition en sélectionnant cette case à nouveau. Celle-ci est désactivée et l’événement ou la tâche n’est plus récurrent.

> Toutefois, après avoir cliqué sur OK dans la fenêtre Modification d’événement ou Modification de tâche, vous ne pouvez plus annuler la répétition de l’événement ou de la tâche. Si vous affichez de nouveau la fenêtre en cliquant sur le titre de l’événement ou de la tâche, la case à cocher correspondante ne s’y trouve plus. Vous pouvez modifier le schéma de répétition, mais la seule manière de faire en sorte que l’événement ou la tâche ne soit plus récurrent consiste à le/la supprimer et à le/la recréer.

> ### Suppression d’événements et de tâches récurrents

> Vous pouvez supprimer des événements et tâches récurrents de votre agenda à tout moment en localisant l’occurrence suivante de l’événement ou de la tâche et en la supprimant. Le système vous offrira la possibilité de supprimer uniquement cette occurrence de l’événement ou de la tâche ou bien toutes les occurrences.

> # Rappels d’événements et de tâches

> Les rappels sont des notifications par e-mail d’événements et de tâches. Ils peuvent être définis de plusieurs façons :

> - Sous l’onglet Options.

> Vous pouvez modifier vos paramètres de façon à ce que des rappels automatiques vous soient envoyés pour chaque événement que vous organisez, chaque invitation que vous avez acceptée et chaque tâche inscrite sur votre agenda. L’option à utiliser est Rappels d’événements et de tâches.

> Si vous modifiez l’adresse e-mail sous l’onglet Options, tous les rappels pour les événements créés après la modification auront la nouvelle adresse, mais tous les événements et tâches créés avant la modification garderont l’ancienne. La modification ne se répercute pas sur les événements et les tâches planifiés avant la modification. Par exemple, si vous avez planifié un événement pour la semaine suivante, puis que vous avez modifié l’adresse e-mail du rappel, l’événement de la semaine suivante contient toujours l’ancienne adresse.

> Si vous voulez corriger ces événements et ces tâches, vous devez les ouvrir tous et définir un rappel avec l’adresse e-mail correcte pour chacun(e) d’entre eux/elles.

> Pour obtenir des instructions sur la définition de rappels sous l’onglet Options, reportez-vous à la section Rappels d’événements et de tâches.

> - Au moment de la création d’une tâche ou d’un événement.

> Vous pouvez définir un rappel à votre intention sous l’onglet Rappels.

> Pour obtenir des instructions sur la définition d’un rappel, reportez-vous à la section Définition de rappels pour les événements et les tâches.

> - Quand d’autres personnes créent des événements pour vous.

> L’organisateur d’un événement peut définir des rappels pour une ou plusieurs personnes, par exemple pour les participants.

> Si aucun rappel par e-mail n’a été défini par l’organisateur, celui défini par défaut sous l’onglet Options sera activé une fois que vous aurez accepté l’invitation.

> Si l’option de rappel par défaut n’a pas été définie ou que vous ne souhaitiez pas répondre à l’invitation, vous pouvez définir un rappel à votre intention sous l’onglet Rappels de la fenêtre Résumé de l’événement.

> - Quand d’autres personnes créent des tâches pour vous.

> Quand une tâche est créée, des rappels peuvent être définis pour une ou plusieurs personnes. Par exemple, si plusieurs personnes participent à la réalisation de la tâche, des rappels peuvent être envoyés à chacune d’elles.

> Si l’organisateur de la tâche n’a pas défini de rappel pour vous, vous pouvez le faire vous-même sous l’onglet Rappels de la fenêtre de la tâche.

> Pour obtenir des instructions sur la définition d’un rappel, reportez-vous à la section Définition de rappels automatiques pour les événements et les tâches.

> # Notification d’événement

> Il s’agit d’une option de la section Paramètres (onglet Options) qui se trouve au bas de la fenêtre (vous devrez peut-être faire défiler la page pour la voir). Étant donné que cette option peut être désactivée par l’administrateur de votre système d’agendas, le fait qu’elle ne soit pas visible parmi les options Paramètres indique qu’elle a été désactivée dans la version installée de votre agenda.

> Si cette option est activée (auquel cas vous pouvez la voir), vous pouvez choisir qu’une notification par e-mail vous soit envoyée chaque fois que quelqu’un planifie un événement dans votre agenda.

> Elle est différente de l’option Paramètres des rappels d’événements et de tâches. Ces rappels par e-mail vous sont envoyés juste avant que l’événement ou la tâche ait lieu, pour que vous vous en souveniez. Les notifications d’événement ne concernent que les événements, pas les tâches ; elles sont envoyées au moment où l’événement est créé et inscrit sur votre agenda, c’est-à-dire des semaines, voire des mois, avant que l’événement n’ait effectivement lieu.

> Il peut parfois arriver que la personne qui planifie l’événement vous envoie une notification par e-mail par le biais de la liste de participants qu’elle a créée. Si cela se produit, vous ne recevrez pas de double notification. Le système sait qu’il ne faut pas envoyer deux notifications pour le même événement. Si vous voulez être certain de recevoir une notification par e-mail pour chaque événement inscrit sur votre agenda, sélectionnez l’option appropriée.

> # Contrôle de l’accès à votre agenda

> Vous pouvez choisir quelles informations les autres peuvent voir sur vos agendas. Pour cela, vous devez définir des droits dans la fenêtre Modification d’agenda. (Sous l’onglet Agendas, cliquez sur le lien Modifier en regard du nom de l’agenda.) Par exemple, pour que personne ne puisse voir votre agenda ou en connaître l’existence, vous pouvez refuser les droits à tous les utilisateurs. Inversement, si vous voulez que tous les utilisateurs puissent librement afficher votre agenda, vous devez donner à tous le droit Lire.

> Vous pouvez donner à des utilisateurs spécifiques des droits que vous ne donnez pas à Tout le monde. Mais vous ne pouvez pas refuser à un utilisateur spécifique un droit que vous donnez à Tout le monde ; vous ne pouvez qu’ajouter des droits à d’autres utilisateurs spécifiques. Par exemple, si tout le monde dispose du droit Lire, tous les utilisateurs peuvent voir les détails des événements publics de votre agenda. Vous ne pouvez pas ajouter un utilisateur et lui donner uniquement le droit Disponibilité dans le but de lui refuser le droit de lire. Les droits accordés à la catégorie Tout le monde sont prioritaires.

> La meilleure solution consiste à accorder le moins de droits possible à tout le monde et d’octroyer des droits supplémentaires à des utilisateurs particuliers.

> ### Droits par défaut

> La première fois que vous utilisez votre agenda, les droits par défaut sur cet agenda (et sur tout autre agenda que vous créez) sont définis par le système. Bien que cette configuration puisse être effectuée par l’administrateur de votre système d’agendas, les droits habituels attribués à « Tout le monde » sont Disponibilité et Inviter. Une fois ces droits définis, tous les utilisateurs peuvent s’abonner à votre agenda principal et y planifier des événements et des tâches. Ils ne peuvent cependant voir que les périodes de temps libre/occupé de votre agenda. Ils n’ont pas accès aux détails des événements et des tâches. Aucun n’a la possibilité d’ajouter une tâche à votre agenda avec ces droits par défaut (vous devez leur octroyer le droit Modifier ou les faire devenir propriétaires de l’agenda).

> Vous pouvez modifier les droits pour n’importe lequel de vos agendas à tout moment.

> ### Définition des droits

> Les informations suivantes vous aideront à décider des droits à accorder aux autres :

> #### Disponibilité

> Le droit Disponibilité donne le minimum d’informations aux autres utilisateurs de l’agenda. Si seul ce droit est sélectionné, il est possible de rechercher l’agenda et de s’y abonner, mais celui-ci ne peut être affiché qu’en vue Comparaison. Toutes les autres vues montrent un agenda vide. De plus, en vue Comparaison, seules les périodes libres/occupées sont présentées.

> Même si d’autres droits sont sélectionnés, ce droit doit l’être également pour que d’autres personnes puissent afficher l’agenda en vue Comparaison. Par exemple, si seul le droit Lire est sélectionné, et non le droit Disponibilité, un message d’erreur apparaît à la place des périodes libres/occupées en vue Comparaison.

> #### Inviter

> Le droit Inviter permet aux autres de planifier des événements et des tâches dans votre agenda. Une personne qui n’a pas ce droit obtient un message d’erreur quand elle essaie de vous inviter à un événement ou d’inscrire une tâche sur votre agenda.

> #### Lire

> Le droit Lire permet aux autres de rechercher votre agenda et de s’y abonner. Ils peuvent voir et lire les détails de vos événements et tâches publics. Les événements et tâches confidentiels, c’est-à-dire ceux n’affichant que la date et l’heure, ont pour titre « Événement sans titre » ou « Tâche sans titre ». Le droit Lire n’autorise personne à voir vos événements et tâches privés.

> Vous devez sélectionner les droits Disponibilité et Lire pour que d’autres personnes puissent voir les détails de votre agenda en vue Comparaison. Si le droit Disponibilité n’est pas sélectionné, ces dernières voient s’afficher un message d’erreur à la place de votre agenda. À défaut de droit Lire, en vue Comparaison, seules les périodes de temps libre/occupé pour les événements sont visibles.

> #### Supprimer

> Le droit Supprimer permet aux autres de supprimer des événements et des tâches de votre agenda.

> #### Modifier

> Le droit Modifier permet aux autres de modifier les détails des événements et des tâches de votre agenda.

> ### Combinaison de droits

> Certains droits ne servent à rien utilisés seuls. Ils doivent être associés à d’autres droits pour être utiles. Par exemple, et bien que cela soit possible, il ne sert à rien de n’accorder que le droit Modifier à un utilisateur. Cet utilisateur a aussi besoin du droit Lire pour pouvoir voir les détails des événements et des tâches. De même, il est inutile d’accorder le droit Supprimer à un utilisateur s’il n’a pas le droit Lire.

> Vous devez sélectionner les droits Disponibilité et Lire pour que d’autres personnes puissent consulter votre agenda en vue Comparaison. Le droit Lire tout seul n’est pas suffisant. Si vous n’avez sélectionné que le droit Lire, les autres utilisateurs verront un message d’erreur quand il essaieront d’afficher votre agenda en vue Comparaison.

> Voici quelques combinaisons et scénarios possibles :

> - Vous voulez que votre agenda soit public (tout le monde peut consulter les événements et tâches publics) et que tous les utilisateurs puissent vous inviter à un événement ou inscrire une tâche sur votre agenda. Sélectionnez les droits Disponibilité, Inviter et Lire pour « Tout le monde ».
> - Vous voulez que votre secrétaire puisse gérer votre agenda, sans toutefois lui permettre de voir les événements privés que vous souhaitez organiser vous-même. Ajoutez votre secrétaire en utilisant le bouton Ajouter un utilisateur et sélectionnez tous les droits. (mais sans donner à votre secrétaire le statut de propriétaire).
> - Vous voulez que tous les utilisateurs puissent planifier des événements et des tâches dans votre agenda, sans toutefois leur permettre de lire les informations concernant les autres événements et tâches qui s’y trouvent. Sélectionnez les droits Disponibilité et Inviter pour « Tout le monde ».
> - Vous voulez que personne ne puisse afficher votre agenda à part votre comptable, Jean Dupont, qui aura le droit de voir les détails de tous les événements publics. Désélectionnez les cases à cocher de tous les droits pour « Tout le monde ». Ajoutez Jean Dupont (ID utilisateur : jdupont) à l’aide du bouton Ajouter un utilisateur. Sélectionnez les droits Disponibilité et Lire pour jdupont.
> - Vous créez un agenda à l’usage d’un groupe de personnes. Vous voulez qu’elles soient toutes en mesure de lire, d’ajouter, de supprimer et de modifier des événements et des tâches dans l’agenda. Ajoutez ces personnes en tant que copropriétaires (reportez-vous à la section suivante, intitulée Autres propriétaires).

> ### Nombre limite d’utilisateurs pouvant être ajoutés

> Vous pouvez ajouter des droits à 75 utilisateurs maximum. Si vous tentez d’en ajouter davantage, la liste est tronquée à 75.

> ## Autres propriétaires

> En ajoutant des utilisateurs sous l’onglet Propriétaires de la fenêtre Modification d’agenda, vous pouvez donner le rôle de copropriétaire de votre agenda à d’autres personnes. Les copropriétaires peuvent manipuler les événements et les tâches de votre agenda de la même manière que vous. Cependant, ils n’ont pas le droit de modifier ses propriétés, tels que les droits, ni d’ajouter ou de supprimer d’autres propriétaires.

> Les droits accordés aux copropriétaires incluent notamment :

> - tous les droits qui se trouvent sous l’onglet Droits ;
> - l’affichage des événements et des tâches privés de votre agenda ;
> - la consultation des détails des événements et des tâches confidentiels (date et heure uniquement) ;
> - la création d’événements privés et l’inscription de ces mêmes événements sur votre agenda.

> Les autres utilisateurs, même ceux qui ont tous les droits, ne peuvent faire ce qui suit :

> - Les copropriétaires peuvent supprimer des événements de votre agenda et ces événements disparaîtront des agendas des autres participants.

> Ceci diffère du droit Supprimer qui ne donne à l’utilisateur le droit de supprimer des événements et des tâches que sur votre agenda, pas sur les agendas des participants.

> Par exemple, si vous êtes gestionnaire et que vous souhaitiez que votre secrétaire organise des réunions pour vous, vous pouvez l’ajouter comme copropriétaire. L’agenda d’une équipe est également un autre exemple d’ajout utile de copropriétaires. Pour cet exemple, tous les membres de l’équipe sont ajoutés comme copropriétaires ; ainsi, ils peuvent tous mettre à jour et gérer l’agenda selon leurs besoins.

> # Attribution d’un nom à vos agendas

> Chaque agenda est identifié au moyen d’un nom unique appelé ID d’agenda.

> Dans la plupart des cas, l’ID d’agenda par défaut est l’ID utilisateur. Par exemple, si mon ID utilisateur est « jdurant », alors mon ID d’agenda par défaut sera également « jdurant ». Pour les agendas que vous créez, l’ID d’agenda complet sera :

> idutilisateur:agenda

> où « idutilisateur » est votre ID utilisateur et « agenda » le nom que vous avez donné à votre agenda quand vous l’avez créé. (Pour obtenir des instructions sur la procédure de création d’un agenda, reportez-vous à la section Création d’un agenda.)

> Dans les ID d’agenda, les majuscules sont différenciées des minuscules. Par exemple, JDURANT est différent de jdurant. (Cette propriété est différente pour les adresses e-mail, dans lesquelles l’utilisation de majuscules ou de minuscules n’a pas d’importance. Par exemple, jdurant@sesta.com équivaut à JDURANT@SESTA.COM.)

> ## Caractères valides pour un ID d’agenda

> Un ID d’agenda ne peut pas contenir d’espaces, mais les caractères suivants sont acceptés :

> - les lettres (a-z, A-Z) ;
> - les chiffres (de 0 à 9) ;
> - les caractères spéciaux : point (.), trait de soulignement (_), trait d’union ou tiret (-), apostrophe (’), symbole du pourcentage (%), barre oblique (/) ou point d’exclamation (!).

> Quand vous créez un nouvel agenda, le nouvel ID d’agenda est formé de votre ID utilisateur suivi du nom du nouvel agenda, séparés par deux-points. Par exemple, si votre ID utilisateur est jdupont et si vous créez un agenda que vous appelez nouvelag, l’ID complet de votre agenda sera jdupont:nouvelag.

> Voici quelques exemples d’autres ID d’agenda valides : jdupont, jdupont:nouvel-ag, jdupont:privé_agenda,scarlett_o’hara.

> # Abonnement à des agendas

> Nous vous conseillons de vous abonner à certains agendas de sorte qu’ils soient immédiatement disponibles dans votre liste. Vous pourrez alors les intégrer à vos listes Invitation rapide et Ajout rapide. En cliquant sur l’icône d’abonnement sous l’onglet Agendas (qui représente une loupe), vous ouvrez la fenêtre de recherche des agendas à partir de laquelle vous recherchez les agendas auxquels vous souhaitez vous abonner.

> Vous pouvez consulter les agendas auxquels vous êtes abonné de deux manières : sous l’onglet Agendas ou bien dans la liste Agenda actuel de l’onglet Vue. Ils figurent également dans les listes Invitation rapide et Ajout rapide.

> S’abonner à un agenda ne donne aucun droit, si ce n’est que vous devez avoir au moins le droit Disponibilité pour trouver un agenda grâce à l’outil de recherche d’agenda.

> Pour obtenir davantage d’informations sur l’outil de recherche d’agendas, reportez-vous à la section Recherche d’agendas du présent Guide de concepts. Pour connaître la procédure d’abonnement, consultez la section Abonnement à un agenda (Recherche d’agendas).

> # Manipulation des agendas auxquels vous êtes abonné

> Vous devez garder à l’esprit deux concepts importants lorsque vous manipulez des agendas auxquels vous êtes abonné :

> - Quand un agenda auquel vous êtes abonné est affiché dans une vue, les événements et les tâches que vous créez sont automatiquement inscrits sur cet agenda (si vous avez le droit Modifier pour cet agenda) et NON sur le vôtre.

> Pour qu’un événement soit aussi inscrit sur votre agenda, vous devez vous inviter. Pour que l’événement ou la tâche soient inscrits sur votre agenda et non sur celui actuellement affiché, cliquez sur le menu déroulant Agenda de la fenêtre Modification d’agenda et sélectionnez votre agenda au lieu de celui affiché.

> - Ce que vous pouvez voir et faire dans un agenda auquel vous êtes abonné dépend des droits qui vous ont été accordés par le propriétaire de l’agenda.

> Vous ne pouvez ajouter ou modifier des événements et des tâches que si vous disposez du droit Modifier pour cet agenda. Vous ne pouvez supprimer des événements et des tâches que si vous avez le droit Supprimer.

> Si vous êtes l’un des propriétaires de l’agenda, vous pouvez manipuler les événements et les tâches comme bon vous semble. Vous avez tous les droits.

> Si vous consultez un agenda sur lequel vous n’avez que le droit Disponibilité, tous les événements apparaissent sous la forme d’événements confidentiels. Cela signifie que vous pouvez voir les dates et heures des événements déjà planifiés, mais pas leurs détails. Vous pouvez utiliser l’agenda pour effectuer des planifications, mais vous ne disposez d’aucune information sur la nature des heures planifiées.

> # Utilisation de groupes d’agendas

> Vous pouvez créer des groupes d’agendas sous l’onglet Groupes. Un groupe d’agendas n’est qu’un ensemble d’agendas qui porte un nom. Vous pouvez vous représenter un groupe d’agendas comme étant un dossier qui contient plusieurs agendas. Chaque agenda a son propre nom et peut être associé à différents droits et paramètres. Toutefois, en plaçant des agendas dans un groupe, tous les événements et tâches d’agenda sont fusionnés lors de l’affichage dans les vues Aperçu, Jour, Semaine et Mois. En vue Comparaison, chaque agenda du groupe apparaît avec sa propre ligne de périodes, de sorte que vous pouvez comparer les agendas entre eux. Vous ne pouvez pas afficher un groupe dans la vue Année.

> Par exemple, si vous avez trois agendas, jdupont, jdupont:personnel, jdupont:sport et que vous vouliez les regrouper pour gérer votre emploi du temps, vous pouvez créer un groupe et y inclure les trois agendas.

> Si vous invitez généralement la même liste de personnes à des événements (ou même si ce n’est que majoritairement la même), vous pouvez gagner du temps en créant un groupe contenant les agendas les plus couramment invités. Quand vous créez un événement, il vous suffit alors de choisir un groupe dans la liste Invitation rapide. Le groupe est développé et tous les noms des membres sont insérés dans la liste des participants.

> Si vous préférez voir s’afficher un groupe d’agendas quand vous vous connectez pour la première fois au lieu de votre agenda par défaut, vous pouvez l’indiquer dans le paramètre Groupe d’agendas par défaut de l’onglet Options.

> ### Limites des groupes d’agendas

> Il est impossible de saisir le nom d’un groupe d’agendas dans la zone de saisie Utilisateur. Cela est également vrai pour la zone de saisie Rechercher un utilisateur (à la différence des groupes d’utilisateurs définis par votre administrateur). Pour utiliser un groupe d’agendas et inclure ses membres dans la liste des participants à un événement en cours de création, vous devez le sélectionner dans la liste Invitation rapide.

> ### Groupes d’agendas et onglet Disponibilité

> Quand vous créez un nouvel événement, l’onglet Disponibilité vous permet d’afficher une vue où comparer les périodes de temps libre/occupé des agendas de tous les participants. Selon cette perspective, l’onglet Disponibilité fonctionne comme un groupe d’agendas. En effet, ils vous permettent tous deux de comparer les emplois du temps de plusieurs personnes à la fois. Cependant, le groupe des agendas des participants disparaît dès que vous cliquez sur OK pour fermer la fenêtre Modification d’événement.

> Les groupes d’agendas vous permettent de comparer à tout moment plusieurs agendas. Ils perdurent, ce qui se révèle utile si vous avez besoin de vérifier de temps à autre l’emploi du temps du même groupe de personnes.

> ### Création d’un événement alors qu’un groupe est affiché

> Si vous créez un événement pendant qu’un groupe est affiché dans le menu déroulant Agenda actuel de l’onglet Vue, les ID d’agenda de tous les membres du groupe sont automatiquement insérés dans la liste des participants. Si vous ne voulez pas que cela se produise, désélectionnez l’option Invitations de groupe sous l’onglet Options. Si cette option est désactivée, seul votre ID d’agenda est inséré dans la liste des participants.

> # Accès à la page d’accueil

> Pour revenir à votre page d’accueil, cliquez sur le lien Accueil en haut à droite de la fenêtre Calendar Express.

> Votre page d’accueil est définie par les éléments suivants :

> - Votre agenda par défaut.

> Quel que soit le nombre d’agendas que vous créez, vous n’en avez qu’un seul par défaut. Il s’agit de l’agenda qui est apparu la première fois que vous vous êtes connecté à Calendar Express. Son ID d’agenda est simple, identique à votre ID utilisateur. Par exemple, si vous êtes Jean Dupont et que votre ID utilisateur soit « jdupont », votre ID d’agenda par défaut est également « jdupont ».

> - La date du jour.

> Quelle que soit la date consultée précédemment, le lien Accueil vous ramène à la date du jour.

> - La vue par défaut.

> La vue par défaut est définie par le paramètre Vue par défaut de l’onglet Options. Vous pouvez modifier ce paramètre à votre guise. Pour savoir comment définir le paramètre Vue par défaut et d’autres options, reportez-vous à la section Options Paramètres.

> # Fermeture de Calendar Express

> Pour quitter Calendar Express, cliquez sur le lien Déconnexion en haut à droite de la fenêtre Calendar Express.

> # Modification de la date dans la vue de l’agenda

> Les dates affichées dans votre agenda peuvent être modifiées de différentes façons : à l’aide des flèches vers la droite et vers la gauche, de l’agenda mensuel miniature et de l’icône Passer à. Étant donné que votre agenda fonctionne en utilisant votre navigateur, la fenêtre est actualisée à chaque fois que vous cliquez sur la souris. Cela prend du temps, c’est pourquoi il est préférable de modifier les dates en effectuant le moins d’opérations possible. Chaque méthode de modification de dates est optimisée pour la plage de dates concernée. Les descriptions de chaque méthode ci-dessous vous expliquent comment modifier la date et quand utiliser la méthode.

> Notez que le système d’agendas n’accepte que les dates comprises entre le 1er janvier 1970 et le 31 décembre 2036. Si vous tentez d’utiliser une date hors de cette plage, un message d’erreur est généré.

> ### Flèches vers la gauche et vers la droite

> Dans l’en-tête de date en haut de votre agenda se trouvent une flèche vers la gauche et une flèche vers la droite. Lorsque vous cliquez sur ces flèches, la date affichée change d’un jour, d’une semaine, d’un mois ou d’un an, en fonction de la vue de l’agenda que vous utilisez. Par exemple, si vous êtes en vue Semaine et que vous cliquiez sur la flèche vers la gauche, vous revenez à la semaine précédente ; la flèche vers la droite vous amène quant à elle à la semaine suivante. Lorsque vous cliquez sur ces flèches en vues Aperçu, Journée et Comparaison, vous vous déplacez d’un jour dans un sens ou dans l’autre.

> Les flèches vers la gauche et vers la droite se trouvent aussi à d’autres endroits : dans l’agenda mensuel miniature et sous l’onglet Disponibilité de la fenêtre Modification d’événement. Les flèches fonctionnent toujours de la même façon, c’est-à-dire qu’elles vous font toujours avancer ou reculer d’une unité de temps.

> Cette méthode de modification de dates est particulièrement bien adaptée quand vous voulez avancer ou reculer d’une seule unité de temps. Si vous voulez passer à une date plus éloignée, vous pouvez utiliser l’agenda mensuel miniature pour les dates du mois en cours, du mois précédent ou du mois suivant la date d’aujourd’hui. Pour les autres dates, utilisez l’icône Passer à.

> ### Agenda mensuel miniature

> Vous pouvez modifier la date dans l’agenda mensuel miniature de quatre façons : cliquez sur la flèche vers la droite ou vers la gauche pour avancer ou reculer d’un mois, cliquez sur un jour du mois pour afficher ce jour ou la semaine, cliquez sur la date « Nous sommes le : » pour revenir à la date du jour, entrez une date dans la zone de saisie prévue à cet effet et cliquez sur l’icône Passer à.

> ### Icône Passer à

> La fenêtre Passer à une date apparaît quand vous cliquez sur l’icône Passer à. Cette icône se trouve à plusieurs endroits : sous l’onglet Vue et dans les fenêtres Modification d’événement et Modification de tâche.

> Dans la fenêtre Passer à une date, vous pouvez définir la date en l’entrant directement dans la zone de saisie et en cliquant sur OK (moyen le plus rapide de définir une date), ou en cliquant sur le mois et le jour voulus, puis, si nécessaire, sur les flèches pour sélectionner une autre année. Chaque fois que vous cliquez sur la souris, la fenêtre Passer à une date est actualisée, ce qui prend du temps. Cela est toutefois plus rapide que l’actualisation de toute la fenêtre du navigateur.

> Cette méthode de modification de dates est particulièrement bien adaptée si vous voulez atteindre une date qui n’est pas directement accessible en utilisant les deux autres méthodes.

> # Utilisation des outils de recherche

> Calendar Express dispose de trois outils de recherche différents. L’un d’eux sert à rechercher des événements et des tâches dans l’agenda actuellement affiché. Un autre est utilisé pour rechercher des agendas auxquels s’abonner. La dernière option permet de rechercher des utilisateurs pour les inviter à un événement. Chaque outil de recherche fonctionne de façon différente.

> ## Recherche d’événements et de tâches

> Pour rechercher des événements et des tâches dans l’agenda actuel, cliquez sur l’icône Rechercher sous l’onglet Vue. La fenêtre Recherche apparaît, vous permettant de trouver les événements et les tâches qui contiennent la chaîne de caractères que vous avez entrée dans la zone de saisie. Il n’est pas nécessaire d’entrer un mot complet. De plus, dans la recherche, les majuscules ne sont pas différenciées des minuscules. Vous pouvez aussi indiquer une phrase complète. La recherche de résultats s’étend à tout l’événement, pas seulement à son titre.

> Par exemple, si vous recherchez tous les événements et tâches qui font référence à l’anniversaire de l’oncle Jean, vous pouvez entrer « anniversaire » ou « anniversaire de l’oncle Jean ». Si vous utilisez juste « anniversaire », il se peut que la liste des résultats comprenne les anniversaires d’autres personnes. En revanche, si vous saisissez « anniversaire de l’oncle Jean », vous n’obtiendrez que les événements et tâches qui contiennent exactement cette chaîne.

> ## Recherche d’agendas

> Vous pouvez utiliser l’outil Recherche d’agendas à deux fins : pour ajouter un agenda à votre liste Agendas (en vous y abonnant), et pour créer un groupe ou ajouter des agendas à un groupe existant.

> ### Abonnement à des agendas

> Pour utiliser l’outil Recherche d’agendas, cliquez sur l’icône S’abonner (loupe) sous l’onglet Agendas.

> Vous pouvez rechercher un agenda en entrant son nom, son ID, son nom descriptif ou l’ID utilisateur du propriétaire principal. Dans la recherche, les majuscules ne sont pas différenciées des minuscules. Par exemple, si vous cherchez un agenda dont l’ID utilisateur du propriétaire principal est jdupont, le nom de l’agenda est sports, l’ID d’agenda est jdupont:sports et le nom descriptif est Chicago Bulls, vous pouvez trouver cet agenda avec toutes les entrées suivantes : jdupont, sports, jdupont:sports, chicago, chicago bulls. Il se peut que vous obteniez plusieurs résultats. Tous les agendas qui correspondent à ce que vous avez entré feront partie des résultats de la recherche.

> Vous devez au moins disposer du droit Disponibilité ou Lire pour pouvoir vous abonner à un agenda. Si ce n’est pas le cas, les résultats de recherche seront remplacés par le message « Aucun résultat trouvé ».

> Vous pouvez également n’indiquer qu’une partie des noms ou des ID. Par exemple, dans le cas précédent, vous pouvez vous contenter d’entrer « chi » ou « ago » ; l’agenda correspondant sera trouvé. Si le système possède une base de données d’agendas très importante, la recherche d’une partie seulement peut prendre beaucoup de temps et aboutir à de nombreux résultats. Plus vous précisez votre recherche, moins vous aurez à faire défiler les résultats pour trouver l’agenda que vous voulez et plus ce sera rapide.

> Vous pouvez vous abonner en sélectionnant les agendas de votre choix, puis en cliquant sur Appliquer ou OK. Si vous choisissez Appliquer, la fenêtre de recherche reste ouverte et vous avez la possibilité d’effectuer une autre recherche tout en conservant les sélections de la dernière recherche (en réalité, les sélections sont enregistrées que vous cliquiez ou non sur Appliquer). Si vous changez d’avis, vous pouvez désactiver l’ID d’agenda dans la liste Agendas déjà sélectionnés. Bien qu’il semble encore activé dans la liste Résultats de la recherche, l’agenda en question ne sera pas transféré vers votre liste Agendas de l’onglet du même nom. Quand vous cliquez sur OK, les agendas sélectionnés sont ajoutés à cette liste.

> ### Création d’un groupe ou ajout d’agendas à un groupe existant

> Quand vous ouvrez la fenêtre Recherche d’agendas à partir de la fenêtre Modification de groupe d’agendas, son aspect et son fonctionnement ressemblent à ceux de l’outil Recherche d’agendas fourni lorsque vous vous abonnez à un agenda sous l’onglet Agendas. La seule différence est que, lorsque vous cliquez sur OK, les agendas sélectionnés sont ajoutés au groupe sous l’onglet Groupes et vous n’y êtes pas automatiquement abonné. Si vous voulez vous abonner à l’un de ces agendas, vous devez le faire à l’aide de l’icône S’abonner, en suivant la procédure indiquée dans la section précédente, Abonnement à des agendas.

> Pour obtenir des instructions sur la procédure de création d’un groupe, reportez-vous à la section Création d’un groupe d’agendas. Pour obtenir des instructions sur la procédure d’abonnement à un agenda, consultez la section Abonnement à un agenda (Recherche d’agendas).

> ## Recherche d’utilisateurs

> Quand vous voulez ajouter des participants à un événement, mais que vous ne connaissez pas leur ID d’agenda ou utilisateur, vous pouvez les rechercher en utilisant l’outil Rechercher un utilisateur. Pour accéder à cet outil, dans la fenêtre Modification d’événement, cliquez sur Rechercher. La fenêtre Rechercher un utilisateur apparaît.

> Vous pouvez rechercher des utilisateurs, des groupes d’utilisateurs ou des ressources (des objets qui possèdent un agenda, tels une salle de conférence ou un projecteur). Vous pouvez entrer un prénom, un nom ou un ID utilisateur. Par exemple, si vous recherchez l’agenda de Jean Dupont, vous pouvez entrer Jean, Dupont ou jdupont.

> Il est possible d’effectuer plusieurs recherches et de conserver les résultats de chacune sans avoir à quitter la fenêtre de recherche. Quand vous avez trouvé le premier utilisateur, la première ressource ou le premier groupe que vous cherchiez, activez la case à cocher correspondante. Si vous voulez continuer à rechercher d’autres utilisateurs, cliquez sur Appliquer pour enregistrer la sélection actuelle dans la liste Utilisateurs déjà sélectionnés. Vous pouvez ensuite continuer la recherche et l’ajout d’utilisateurs jusqu’à ce que vous ayez terminé.

> La fenêtre Rechercher un utilisateur reste ouverte jusqu’à ce que vous cliquiez sur OK. Ce faisant, la fenêtre est fermée et l’ID d’agenda de l’utilisateur sélectionné ou l’ID de la ressource sélectionnée est inséré dans la liste de participants de la fenêtre Modification d’événement. Dans le cas d’un groupe d’utilisateurs, tous les ID d’agenda des membres du groupe sont inclus dans la liste.

> Notez que les résultats de recherche incluent également l’adresse e-mail de l’utilisateur lorsqu’elle est disponible. Vous pouvez insérer l’adresse e-mail dans la liste de participants afin que la personne reçoive une notification par e-mail (l’événement n’apparaît pas sur son agenda). Vous pouvez utiliser cette méthode de notification si vous ne disposez pas des droits appropriés pour planifier un événement sur l’agenda.

> ### Différence entre groupe d’utilisateurs et groupe d’agendas

> Les groupes d’utilisateurs que vous pouvez rechercher ne sont pas identiques aux groupes d’agendas que vous créez sous l’onglet Groupes. Ces derniers sont des groupes d’agendas, pas d’utilisateurs. Vous ne pouvez pas rechercher vos propres groupes d’agendas à l’aide de la fenêtre Recherche d’utilisateurs. Les groupes d’utilisateurs sont définis et créés par l’administrateur système.

> ### Doutes sur l’orthographe du nom d’une personne

> Si vous connaissez le nom d’une personne, mais que vous n’êtes pas sûr de son orthographe, vous pouvez lancer une recherche en entrant seulement une partie de son prénom ou de son nom. Cela n’est possible qu’avec des noms, pas avec des ID utilisateur. Vous pouvez aussi rechercher des ressources à l’aide d’une partie de leur nom uniquement.

> Par exemple, si vous recherchez une personne dont le nom est Stéphalin, mais que vous n’êtes pas sûr de l’orthographe, vous pouvez n’entrer que « sté » ou « stéph ». Plus la partie de nom indiquée est longue, plus la recherche sera rapide et moins les résultats seront nombreux. Des centaines de noms commençant par « sté » peuvent être trouvés, mais seulement une douzaine contenant « stéph ».

> Si vous obtenez plus de résultats que le système ne peut en afficher, il en montre le maximum, mais la liste que vous voyez est incomplète.

> ### Cas particulier : saisie de moins de trois caractères

> Si vous entrez moins de trois caractères, les résultats de recherche risquent d’être incomplets. Le système effectue des recherches génériques pour toutes les chaînes d’au moins trois caractères. Cela signifie qu’il trouvera tous les noms contenant ces trois caractères. Cependant, si vous entrez moins de trois caractères, la recherche générique n’est pas garantie. En fonction de la configuration système adoptée par l’administrateur de votre système d’agendas, il se peut qu’aucun résultat ne soit renvoyé si vous entrez un ou deux caractères. En effet, le système peut être configuré pour effectuer soit une recherche exacte, soit une recherche générique pour les mots comportant moins de trois caractères.

> Par exemple, si vous recherchez Frédéric Gomez, que vous ayez entré « Go » et que le système ait été configuré pour effectuer des recherches exactes sur les mots de moins de trois caractères, seule la liste de tous les utilisateurs dont le nom exact est « Go » sera renvoyée. Vous pouvez donc croire que Frédéric n’est pas dans l’annuaire ; en fait, les résultats affichés dépendent de la configuration de votre système.

> La meilleure façon de procéder est donc d’entrer au moins trois caractères du nom que vous recherchez, à moins qu’il n’en contienne que deux, comme dans l’exemple concernant Go.

> # Manipulation des fuseaux horaires

> Quand un agenda est affiché, les heures visibles sont basées sur un fuseau horaire particulier, tel que Amérique/Los Angeles ou Europe/Paris. Lorsque vous créez un agenda, vous pouvez choisir de lui attribuer un fuseau horaire spécifique. Si vous ne lui en attribuez pas, son affichage sera toujours basé sur le fuseau horaire par défaut défini sous l’onglet Options.

> Si un fuseau horaire a été défini pour un agenda, vous pouvez choisir de l’afficher en fonction de celui-ci ou du fuseau horaire par défaut. Par défaut, tous les agendas sont affichés en fonction du fuseau horaire par défaut. Si vous souhaitez afficher un agenda selon son propre fuseau horaire, vous devez définir l’option Fuseau horaire en cochant la case qui correspond à l’intitulé « Lors de l’affichage d’un seul agenda, utiliser son fuseau horaire ».

> Par exemple, vous vivez à Los Angeles et vous devez organiser une téléconférence avec un collègue parisien. Vous voulez voir quelle heure il est à Paris et à Los Angeles quand vous comparez les deux agendas, de façon à trouver une heure qui vous convienne à tous les deux. Si l’agenda de votre collègue de Paris est réglé sur le fuseau horaire Europe/Paris et que vous ayez sélectionné l’option Fuseau horaire pour utiliser son fuseau horaire, alors vous pouvez afficher son agenda dans son fuseau horaire tout en affichant le vôtre dans votre propre fuseau horaire. Si vous créez un groupe d’agendas composé de deux agendas et que vous l’affichiez en vue Comparaison, une échelle de temps apparaît pour les deux fuseaux horaires. L’utilisation de la vue Comparaison facilitera la recherche de l’heure qui conviendra le mieux à votre téléconférence.

> Pour obtenir des instructions sur la définition du fuseau horaire par défaut sous l’onglet Options, reportez-vous à la section Fuseau horaire. Pour obtenir des instruction sur la définition d’un fuseau horaire pour un agenda particulier, consultez l’étape 10 de la section Création d’un agenda.

> ### Problèmes possibles avec les fuseaux horaires

> Si vous planifiez des événements dans des agendas utilisant des heures qui se trouvent de chaque côté de la ligne internationale de changement de date, cela peut porter à confusion. Par exemple, le lundi après-midi à Los Angeles correspond au mardi matin à Calcutta, en Inde. Soyez très prudent quand vous planifiez des événements et des tâches dans des agendas reposant sur des fuseaux horaires de part et d’autre de la ligne internationale de changement de date.

> De même, si vous avez défini l’option Fuseau horaire de telle sorte que tous les agendas soient affichés dans leur propre fuseau horaire et que vous passiez d’un agenda à l’autre, vous avancerez ou reculerez d’un jour, en fonction du décalage relatif. Par exemple, si vous consultez votre agenda aujourd’hui, lundi, dans le fuseau horaire Amérique/Los Angeles et que vous passiez ensuite à un agenda qui suit le fuseau horaire Asie/Calcutta, vous verrez s’afficher mardi, parce que la date du jour à Calcutta, en Inde, est mardi.

> Si vous n’avez pas paramétré l’option Fuseau horaire de manière à afficher tous les agendas dans leur propre fuseau horaire, c’est votre fuseau horaire par défaut qui sera utilisé. Dans notre exemple, quand vous affichez la journée de lundi dans votre agenda de Los Angeles, puis dans l’agenda indien, lundi est toujours affiché car le fuseau horaire de l’agenda indien n’est pas pris en compte.

> Si un agenda ne dispose pas de son propre fuseau horaire, ses heures seront toujours basées sur votre fuseau horaire par défaut.

> ### Groupes d’agendas

> Vous pouvez définir un fuseau horaire pour un groupe. Si vous avez sélectionné le paramètre « Lors de l’affichage d’un seul agenda, utiliser son fuseau horaire » pour la section Fuseau horaire de l’onglet Options, les heures de tous les agendas du groupe sont réglées sur le fuseau horaire du groupe. Même si aucun des agendas n’appartient à ce fuseau horaire, tous les agendas du groupe sont affichés dans celui-ci. Par exemple, si vous possédez un groupe dont les agendas suivent les fuseaux horaires Amérique/Los Angeles et Asie/Calcutta et que vous lui attribuiez le fuseau horaire Amérique/Denver, les heures de tous les agendas seront réglées sur le fuseau horaire Amérique/Denver.

> Si vous ne définissez pas de fuseau horaire pour le groupe et que vous n’ayez pas sélectionné l’option Fuseau horaire, les agendas suivent votre fuseau horaire par défaut.

> ### Échelles de temps

> Dans la section Fuseau horaire, il existe une seconde option dénommée « Afficher une échelle de temps pour chaque fuseau horaire des agendas affichés ». Si vous affichez un groupe d’agendas ayant des fuseaux horaires différents et que vous ayez sélectionné cette option, une échelle de temps apparaît pour chaque fuseau horaire du groupe.

> Aucune relation n’est établie entre les échelles de temps et les agendas dont elles proviennent. Par exemple, si vous possédez des agendas dans les fuseaux horaires Amérique/Los Angeles, Amérique/New York et Asie/Calcutta, vous verrez une échelle de temps pour chacun d’eux mais rien ne vous indique comment associer un agenda à une échelle de temps.

> La fonction d’échelles de temps peut être très utile quand vous voulez planifier un événement pour des personnes dépendant de fuseaux horaires différents. Par exemple, il est peu probable que vous vouliez planifier une réunion quand il est 3 heures du matin chez eux. La solution consiste à consulter les échelles de temps pour chercher une heure qui convienne à tout le monde.

> Pour afficher la liste des fuseaux horaires standard, consultez la section Fuseaux horaires standard.

> # Fuseaux horaires standard

> Lorsque vous définissez un fuseau horaire pour un agenda particulier ou le fuseau horaire par défaut, vous avez le choix entre plusieurs fuseaux horaires standard. Pour faciliter la recherche, ils ont été regroupés en trois zones : Amérique du Nord/du Sud, Europe/Afrique, Asie/Pacifique.

> ## Amérique du Nord/du Sud

> Amérique/Adak
> Amérique/Anchorage
> Amérique/Buenos_Aires
> Amérique/Caracas
> Amérique/Chicago
> Amérique/Costa_Rica
> Amérique/Cuiaba
> Amérique/Denver
> Amérique/Godthab
> Amérique/Grand_Turk
> Amérique/Halifax
> Amérique/Indianapolis
> Amérique/La Havane
> Amérique/Los_Angeles
> Amérique/Miquelon
> Amérique/New_York
> Amérique/Phnix
> Amérique/Port-au-Prince
> Amérique/Santiago
> Amérique/São_Paulo
> Amérique/St_Johns
> Atlantique/Açores
> Atlantique/Cap_Vert
> Atlantique/Géorgie_du_Sud
> Atlantique/Stanley

> ## Europe/Afrique

> Afrique/Amman
> Afrique/Casablanca
> Afrique/Johannesburg
> Afrique/Lagos
> Afrique/Le_Caire
> Afrique/Tripoli
> Afrique/Windhoek
> Europe/Bucarest
> Europe/Istanbul
> Europe/Londres
> Europe/Minsk
> Europe/Moscou
> Europe/Paris
> Europe/Riga
> Europe/Samara
> Europe/Simferopol
> Europe/Varsovie

> ## Asie/Pacifique

> Asie/Alma-Ata
> Asie/Anandyr
> Asie/Aqtau
> Asie/Aqtobe
> Asie/Bakou
> Asie/Bangkok
> Asie/Beyrouth
> Asie/Bichkek
> Asie/Calcutta
> Asie/Dacca
> Asie/Erevan
> Asie/Iakoutsk
> Asie/Iekaterinbourg
> Asie/Irkoutsk
> Asie/Jérusalem
> Asie/Kaboul
> Asie/Kamchatka
> Asie/Karachi
> Asie/Katmandu
> Asie/Krasnoïarsk
> Asie/Magadan
> Asie/Novossibirsk
> Asie/Rangoon
> Asie/Riyad
> Asie/Shanghai
> Asie/Taipei
> Asie/Téhéran
> Asie/Tokyo
> Asie/Ulan_Bator
> Asie/Vladivostok
> Australie/Adélaïde
> Australie/Brisbane
> Australie/Darwin
> Australie/Hobart
> Australie/Lord_Howe
> Australie/Sydney
> Pacifique/Apia
> Pacifique/Auckland
> Pacifique/Chatham
> Pacifique/Fidji
> Pacifique/Gambier
> Pacifique/Guadalcanal
> Pacifique/Honolulu
> Pacifique/Kiritimati
> Pacifique/Marquises
> Pacifique/Norfolk
> Pacifique/Nouméa
> Pacifique/Pâques
> Pacifique/Pitcairn
> Pacifique/Rarotonga
> Pacifique/Tongatapu

> # Pour les systèmes configurés pour inviter et informer

> L’administrateur de votre système d’agendas peut configurer votre système de façon à afficher un bouton Informer et un bouton Inviter dans la fenêtre Modification d’événement. Cela vous permet d’opérer une distinction entre l’invitation et l’information des participants à l’événement.

> ### Différence entre invitation et information

> Quand vous créez un événement, vous avez la possibilité d’inviter et d’informer d’autres personnes. La différence entre invitation et information réside dans le fait que des invités peuvent répondre à votre invitation alors que des personnes informées ne le peuvent pas. En d’autres termes, pour les invités, une invitation est inscrite dans leur liste d’invitations de la zone Tâches. Pour les personnes figurant dans votre liste Informer, aucune entrée n’est incluse dans la liste Invitations. En outre, les invités voient un menu déroulant Réponse dans la fenêtre Résumé de l’événement, contrairement aux participants figurant dans votre liste Informer.

> Les personnes invitées et informées sont toutes appelées participants. Les deux listes sont utilisées pour vérifier la disponibilité.

> # Glossaire

> Accès public Voir agenda public.

> Agenda Ensemble d’événements et de tâches.

> Agenda par défaut Agenda affiché une fois la première connexion à Calendar Express établie. C’est votre agenda principal, celui que la plupart des utilisateurs utiliseront pour planifier des événements. En général, l’ID d’agenda est identique à l’ID utilisateur.

> Agenda public Agenda que tout le monde a le droit de lire.

> Agendas (onglet) Vous permet de créer des agendas, de créer ou de modifier des groupes d’agendas, d’afficher un agenda, de rechercher un agenda et de modifier des propriétés d’un agenda, telles que les droits.

> Ajout rapide Menu déroulant dans la fenêtre Modification de groupe d’agendas qui permet à l’utilisateur de choisir des ID d’agenda ou d’autres groupes d’agendas à ajouter au groupe.

> Aperçu (lien) Ce lien permet d’afficher un aperçu de votre groupe d’agendas ou agenda actuel. Vous avez accès aux vues Journée, Semaine, Mois et Année de votre agenda. Voir aussi Vues. La partie supérieure, étendue, montre les événements et les tâches du jour et la partie inférieure indique ceux et celles de la semaine à venir.

> Aperçu (onglet) Accessible après avoir cliqué sur l’icône Nouvel événement ou Nouvelle tâche ; vous permet d’avoir un aperçu simplifié de l’événement ou de la tâche avant sa planification.

> Aspect Sous l’onglet Options, vous permet de modifier le système de couleurs et les éléments de l’interface ainsi que la taille et le style de police.

> Barre d’outils Sous l’onglet Options, vous permet de configurer Calendar Express de telle sorte qu’il affiche le texte des icônes ou seulement les icônes elles-mêmes.

> Calendar Express Nom du produit de gestion d’agendas.

> Confidentialité (paramètre) Il est possible d’affecter des paramètres de confidentialité à des événements et des tâches pour déterminer si un événement ou une tâche peuvent être affichés ou lus. L’événement ou la tâche peuvent être publics, privés ou n’afficher que la date et l’heure. Les utilisateurs qui ont le droit de lire votre agenda peuvent voir les événements ou les tâches publics ainsi que tous leurs détails. Aucun utilisateur ou copropriétaire ne peut voir les événements ou les tâches privés. En ce qui concerne les événements et les tâches qui n’affichent que la date et l’heure, les utilisateurs qui ont le droit de lire votre agenda peuvent les voir inscrits à la date et à l’heure appropriées, mais ils ne peuvent pas lire leurs détails, pas même leur titre. Les personnes qui ne sont pas propriétaires et possèdent les droits Modifier et Supprimer sur un agenda ne peuvent pas écrire ou supprimer des tâches ou des événements confidentiels.

> Détails (onglet) Accessible après avoir cliqué sur l’icône Nouvel événement ; vous permet d’ajouter un complément d’informations sur l’événement.

> Disponibilité, onglet Accessible après avoir cliqué sur l’icône Nouvel événement ; vous permet de vérifier quand un utilisateur dispose de temps libre dans son agenda.

> Droit Vous pouvez contrôler l’accès à vos agendas en définissant des droits. Par exemple, vous pouvez autoriser un ou plusieurs utilisateurs à afficher, planifier, modifier ou supprimer des événements et des tâches dans vos agendas ou vous pouvez autoriser des utilisateurs à devenir copropriétaires de vos agendas.

> Événement Réunion, rendez-vous, anniversaire ou bien n’importe quel élément associé à une date et/ou à une heure. Les événements qui durent une journée complète ne sont pas associés à une heure, comme un anniversaire ou un jour férié. Un événement récurrent peut s’étendre sur plusieurs jours, par exemple une réunion hebdomadaire ou un salon professionnel. Voir aussi Récurrence.

> Événement/tâche récurrent(e) Vous pouvez créer des événements et des tâches qui se répètent selon un schéma de votre choix. Par exemple, toutes les occurrences d’une réunion hebdomadaire peuvent être planifiées en une seule fois dans votre agenda en définissant un schéma de répétition.

> Exportation Sous l’onglet Options, vous permet de déplacer des données (de les exporter) d’un agenda vers un autre. Voir aussi Importation.

> Groupe Reportez-vous à la section Groupe d’agendas.

> Groupe d’agendas Ensemble de plusieurs agendas. Un groupe d’agendas est comme un dossier contenant plusieurs agendas. À titre d’exemple, un groupe d’agendas peut s’appeler Groupe de travail et contenir l’agenda des horaires de travail, le groupe d’agendas de votre équipe, l’agenda des vacances de la société et l’agenda des jours de paie de la société. Vous pouvez créer un groupe d’agendas à partir de l’onglet Groupes.

> Groupes (onglet) Cet onglet vous permet de créer, de modifier ou de supprimer des groupes d’agendas.

> iCal Format de fichier standard Internet pour la planification sur agenda.

> Icônes d’agenda Les principales icônes de Calendar Express sont : Nouvel événement, Nouvelle tâche, Vue groupe, Passer à et Imprimer. Les icônes de l’onglet Agendas sont les suivantes : Nouvel agenda, Nouveau groupe, Groupe actuel et Rechercher. Voir aussi Liens.

> ID d’agenda Reportez-vous à l’Nom de l’agenda.

> ID utilisateur Votre identifiant de connexion. En principe, il est identique à votre ID d’agenda.

> Importation Sous l’onglet Options, vous permet de copier (d’importer) des fichiers dans votre agenda. Voir aussi Exportation.

> Invitation rapide Menu déroulant dans la fenêtre Modification d’événement, qui permet à l’utilisateur de choisir des ID d’agenda ou des noms de groupe d’agendas à ajouter à la liste de participants.

> Liens Éléments sur lesquels vous cliquez pour modifier l’agenda ou faire apparaître d’autres fenêtres.

> Nom de l’agenda Identique à l’ID d’agenda, il s’agit de l’identifiant unique d’un agenda particulier.

> Notifications Invitations (événements inscrits sur les agendas de ceux que vous invitez) ou e-mails envoyés à ceux que vous invitez.

> Options, onglet Cet onglet vous permet de modifier l’aspect de votre agenda et le comportement de Calendar Express, ainsi que d’importer et d’exporter des fichiers.

> Paramètres Située sous l’onglet Options, cette option vous permet de modifier le comportement de Calendar Express, par exemple de modifier les fuseaux horaires, la durée des jours, les heures de début/de fin des journées ou encore de définir des rappels, la vue par défaut et le groupe par défaut.

> Passer à Zone de saisie de date qui contient une icône représentant une flèche pointant vers la droite dans un cercle. Lorsque l’utilisateur clique sur cette icône, l’agenda consulté indique la date entrée dans la zone de saisie.

> Rappel Messages électroniques qui vous sont envoyés pour que vous vous souveniez d’un événement ou d’une tâche imminents. Vous pouvez définir une adresse e-mail par défaut pour tous les rappels d’événements et de tâches sous l’onglet Options. Cela est utile si vous voulez que les rappels d’événements et de tâches soient toujours envoyés à la même adresse ; ainsi, vous n’aurez pas à entrer cette adresse à chaque fois que vous créerez un événement ou une tâche associé à un rappel.

> Rappels (onglet) Accessible après avoir cliqué sur l’icône Nouvelle tâche ou Nouvel événement ; vous permet de définir un rappel pour un événement ou une tâche.

> S’abonner Vous donne accès à un agenda. Vous pouvez vous abonner à un agenda en particulier en utilisant l’icône Rechercher de l’onglet Agendas.

> Suppression rapide Icône représentant un « X » rouge dans un cercle qui permet à l’utilisateur de supprimer des événements et des tâches directement dans l’agenda.

> Symboles + = participera, - = ne participera pas, ? = pas de réponse

> Tâche Opération devant être effectuée. Par exemple, une tâche est comme une entrée dans une liste de choses à faire. Une tâche peut avoir trois états différents : pas de date d’échéance, uniquement une date d’échéance ou une date et une heure d’échéance.

> Vue Vous pouvez afficher votre agenda en vue Journée, Semaine, Mois ou Année. Ces vues sont appelées vues de l’agenda. Voir aussi Aperçu (onglet).

> XML Langage de balisage extensible (eXtensible Markup Language). Calendar Express peut être importé et exporté dans ce format.

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