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Sommaire Index

> # Rubriques de l’onglet Vue

> Vous pouvez créer et gérer des événements et des tâches sous l’onglet Vue. Toutes les tâches de gestion d’agendas disponibles dans l’onglet Vue sont répertoriées ci-dessous.

> Pour obtenir des informations d’ordre général sur les concepts de la gestion d’agendas, reportez-vous à la section Guide de concepts. Voir également Foire aux questions.

> Pour savoir comment effectuer les tâches de gestion d’agendas suivantes, cliquez sur le lien correspondant :

> ## Accueil et Déconnexion

> - Changement de vue d’un agenda
> - Fermeture de Calendar Express

> ## Rubriques relatives aux événements

> - Modification d’un événement
> - Création d’un événement
> - Affichage d’un événement
> - Suppression d’un événement
> - Réponse à une invitation
> - Invitation de participants
> - Recherche d’utilisateurs
> - Utilisation de l’onglet Disponibilité pour planifier des événements

> ## Rubriques relatives aux tâches

> - Modification d’une tâche
> - Création d’une tâche
> - Affichage d’une tâche
> - Suppression d’une tâche
> - Marquage d’une tâche comme achevée

> ## Rubriques communes aux événements et aux tâches

> - Recherche d’événements et de tâches
> - Planification d’événements et de tâches récurrents
> - Définition de rappels pour les événements et les tâches
> - Définition de rappels automatiques pour les événements et les tâches

> ## Autres rubriques de l’onglet Vue

> - Changement de vue d’un agenda
> - Affichage d’un groupe ou d’un agenda différent
> - Modification de la date dans votre vue de l’agenda
> - Impression d’un agenda
> - Utilisation de l’agenda mensuel miniature
> - Utilisation de l’icône Passer à
> - Effacement de la liste d’erreurs
> - Si vous disposez à la fois du bouton Inviter et du bouton Informer

> # Retour à la page d’accueil

> Pour revenir à la date d’aujourd’hui de votre agenda par défaut en vue par défaut (votre page d’accueil), cliquez sur le lien Accueil en haut à droite de la fenêtre Calendar Express.

> Vous pouvez définir la vue par défaut sous l’onglet Options. Pour obtenir des instructions sur la définition de cette option, reportez-vous à la section Vue par défaut.

> # Fermeture de Calendar Express

> Cliquez sur le lien Déconnexion en haut à droite de la fenêtre Calendar Express. Cette action met fin à la session de Calendar Express. Vous devez vous reconnecter pour pouvoir travailler de nouveau dans Calendar Express.

> # Modification d’un événement

> 1. Cliquez sur le titre d’événement à modifier dans l’une des vues.

> La fenêtre Modification d’événement apparaît. Apportez les modifications souhaitées sous les onglets Modifier et Rappels. Pour savoir comment remplir ce formulaire, reportez-vous à la section Création d’un événement.

> Si vous ne pouvez afficher que les onglets Résumé et Rappels pour cet événement, deux scénarios sont possibles :

> - Vous travaillez dans l’un de vos agendas, mais vous n’avez pas créé cet événement.
> - Il est également possible que vous manipuliez un agenda auquel vous êtes abonné, mais sur lequel vous ne disposez pas du droit Modifier ou dont vous n’êtes pas propriétaire.

> Dans les deux cas, vous ne pouvez pas le modifier.

> Pour obtenir davantage d’instructions sur la suppression, reportez-vous à la section Suppression d’un événement ou Suppression d’une tâche.

> 2. Cliquez sur OK.

> Vos modifications sont prises en compte et la fenêtre est fermée.

> # Création d’un événement

> Pour inscrire un événement dans un ou plusieurs agendas, procédez comme suit :

> 1. Sous l’onglet Vue, cliquez sur l’icône Nouvel événement.

> La fenêtre Modification d’événement apparaît.

> 2. (Facultatif) Cliquez sur le menu déroulant Agenda (en haut à droite) pour afficher une liste d’autres agendas que vous pouvez désigner comme organisateurs de cet événement.

> L’agenda affiché dans le menu déroulant sera l’organisateur (le propriétaire) de l’événement. En outre, la sélection que vous opérez ici dans le menu déroulant Agenda sera répercutée sur le menu déroulant Agenda actuel de l’onglet Vue. Cela signifie que l’agenda que vous sélectionnez s’affichera dans votre fenêtre principale quand vous aurez fini de créer cet événement.

> Pour obtenir davantage d’informations sur la sélection d’un organisateur pour l’événement, reportez-vous à la section Inscription d’événements sur des agendas du Guide de concepts.

> 3. (Facultatif) Cliquez sur le nom d’un agenda dans la liste afin de le désigner comme organisateur de cet événement (propriétaire).

> Cet événement sera inscrit dans le nouvel agenda plutôt que dans celui actuellement affiché dans la fenêtre principale.

> 4. Entrez un nom pour l’événement dans la zone de saisie Titre de l’événement.

> Le titre permet d’identifier l’événement dans votre agenda. Si vous n’en indiquez pas, les mots « Événement sans titre » apparaîtront comme titre par défaut dans l’agenda.

> 5. Entrez la date de l’événement dans la zone de saisie Date.

> Vous pouvez utiliser l’icône Passer à située à droite de cette zone de saisie pour sélectionner la date qui convient. Pour obtenir davantage d’instructions, reportez-vous à la section Utilisation de l’icône Passer à.

> Si vous invitez d’autres personnes à l’événement, vous pouvez attendre d’avoir ajouté tous les participants et vérifié leur disponibilité avant de fixer définitivement la date et l’heure. Pour savoir comment vérifier la disponibilité, reportez-vous à l’étape 15.

> 6. Entrez l’heure de début et la durée de l’événement dans la zone de saisie Heure ou sélectionnez le bouton radio Journée complète.

> Activez cette case si vous voulez créer un événement qui dure toute la journée, comme un anniversaire, un jour férié ou un jour de congé. Ce type d’événement n’entre pas en conflit avec les événements planifiés de cette journée.

> Lorsque vous sélectionnez l’option Journée complète, le système règle l’heure de début sur 12:00 am et la durée sur 23 heures 59 minutes. (Au format 24 heures, l’heure serait 00:00.)

> 7. (Facultatif) Cochez la case Répétition si vous voulez que l’événement se répète.

> Utilisez cette méthode pour planifier un événement qui s’étale sur plusieurs jours ou qui se répète régulièrement.

> La fenêtre Récurrence apparaît. Lorsque vous avez défini les répétitions voulues, cliquez sur OK pour fermer la fenêtre. Pour obtenir des instructions sur la répétition, reportez-vous à la section Planification d’événements et de tâches récurrents.

> 8. (Facultatif) Cliquez sur le menu déroulant Confidentialité pour afficher la liste des paramètres de confidentialité de cet événement.

> Les choix possibles sont Événement public, Heure et date uniquement et Événement privé. L’option utilisée par défaut est Événement public.

> Vous ne verrez la liste de confidentialité que si l’administrateur du système d’agendas l’a activée. Si cette option n’est pas visible, passez à l’étape 7.

> 9. (Facultatif) Sélectionnez dans la liste votre choix de confidentialité pour l’événement.

> La capacité qu’ont les autres utilisateurs de voir et d’agir sur les événements, qu’ils soient publics, privés ou confidentiels, dépend des droits que vous leur avez attribués.

> Vous avez le choix entre les différents paramètres de confidentialité suivants :

> - Événement public

> Tous ceux qui ont le droit de lire votre agenda peuvent voir les détails de cet événement. De plus, les personnes disposant du droit Disponibilité peuvent, si l’option Libre/Occupé est sélectionnée, connaître les périodes de temps réservé, mais elles ne peuvent pas voir les détails.

> - Heure et date uniquement (confidentiel)

> Seuls vous, les autres propriétaires de votre agenda, les participants et les autres propriétaires des agendas de vos participants pouvez afficher les détails de cet événement. Tous ceux qui sont autorisés à lire votre agenda ou qui possèdent le droit Disponibilité peuvent voir que la période en question est réservée si l’option Libre/Occupé est sélectionnée, mais ils n’ont pas accès aux détails.

> - Événement privé

> Seuls vous, les autres propriétaires de votre agenda, les participants et les autres propriétaires de leurs agendas pouvez afficher cet événement avec ses détails ; personne d’autre ne peut soupçonner son existence. Même les participants ne peuvent pas le voir sur votre agenda. Ils ne peuvent l’afficher que dans leur propre agenda. Par ailleurs, personne d’autre ne peut voir cet événement sur les agendas des participants (à part les autres propriétaires).

> Pour des raisons de planification, les événements privés ne sont pas visibles si l’option Libre/Occupé n’est pas sélectionnée. En d’autres termes, si un utilisateur essaie de planifier quelque chose sur votre agenda, il ne verra pas s’il entre en conflit avec ces événements. En revanche, si l’option Libre/Occupé est activée, les événements apparaissent en tant qu’événements confidentiels.

> Pour obtenir des instructions sur la définition d’autorisations lors de la création d’un agenda, reportez-vous à l’étape 7 de la section Création d’un agenda. Vous pouvez modifier les autorisations relatives à vos agendas. Pour obtenir des instructions sur la modification des autorisations, reportez-vous à la section Modification des droits pour un agenda.

> Consultez également la section Contrôle de l’accès à votre agenda du Guide de concepts.

> 10. Pour inclure l’événement dans le calcul de la disponibilité, cochez la case Libre/Occupé.

> Lorsque cette case est cochée, toute personne autorisée à lire votre agenda ou disposant du droit Disponibilité pour celui-ci peut voir que la période correspondante est réservée. Dans le cas contraire, l’événement n’apparaît pas au moment du calcul de la disponibilité.

> Si l’événement est privé, vous pouvez sélectionner l’option Libre/Occupé afin que la période correspondante soit considérée comme réservée lors de la planification des événements.

> Cette option est sélectionnée par défaut pour les événements publics. Cependant, elle ne l’est pas pour les événements privés ou de type Journée complète.

> 11. (Facultatif) Ajoutez des informations sur le lieu dans la zone de saisie Lieu.
> 12. (Facultatif) Entrez la description de l’événement dans la zone de saisie Description.
> 13. (Facultatif) Si vous souhaitez inviter d’autres personnes à cet événement :

> Vous pouvez ajouter des noms de participants de trois façons différentes : en les entrant dans la zone de saisie, en utilisant l’outil Rechercher un utilisateur ou en utilisant la liste Invitation rapide.

> - Pour utiliser la zone de saisie :

> Si le système vous propose à la fois le bouton Inviter et le bouton Informer, reportez-vous à la section Si vous disposez à la fois du bouton Inviter et du bouton Informer pour obtenir davantage d’instructions. Si vous ne disposez que du bouton Inviter, suivez les instructions ci-après :

> 1. Entrez un ID utilisateur, un ID d’agenda ou une adresse e-mail dans la zone de saisie Utilisateur.

> Vous pouvez entrer plusieurs éléments en les séparant par un point-virgule.

> 2. Cliquez sur Inviter.
> 3. Renouvelez l’étape I et l’étape II jusqu’à ce que vous ayez établit la liste complète des participants.
> - Cliquez sur Rechercher si vous ne connaissez pas précisément l’ID utilisateur, l’ID d’agenda ou l’adresse e-mail.

> Pour obtenir des instructions sur l’utilisation de l’outil Rechercher un utilisateur, reportez-vous à la section Recherche d’utilisateurs.

> - Pour utiliser l’invitation rapide :
> 1. Cliquez sur le menu déroulant Invitation rapide pour effectuer votre choix dans la liste des agendas et groupes.

> Pour obtenir davantage d’informations sur l’invitation rapide, reportez-vous à la section Invitation de participants du Guide de concepts.

> 2. Cliquez sur l’agenda ou le groupe que vous voulez inviter.

> Si vous choisissez un groupe, tous ses membres sont ajoutés à votre liste de participants (pour les utilisateurs disposant des deux listes Inviter et Informer, ils ne seront ajoutés qu’à la liste Inviter).

> Pour obtenir davantage d’instructions sur le mode d’invitation, reportez-vous à la section Invitation de participants. Consultez également la section Invitation de participants du Guide de concepts.

> Remarque | L’organisateur de l’événement n’est pas automatiquement inclus dans la liste des participants. L’événement apparaît tout de même dans son agenda.

> 14. (Facultatif) Cliquez sur l’onglet Rappels pour définir un rappel à votre intention.

> Pour cet événement uniquement, les paramètres que vous définissez ici remplacent les paramètres de rappel figurant sous l’onglet Options. Si vous ne prévoyez pas de rappel pour cet événement, les paramètres de rappel utilisés sont ceux indiqués sous l’onglet Options.

> Pour définir un rappel par e-mail pour cet événement :

> 1. Activez la case à cocher Rappel.
> 2. Entrez une ou plusieurs adresses e-mail séparées par une virgule (,) ou un point-virgule (;).
> 3. Choisissez un rappel absolu ou un rappel relatif en sélectionnant le bouton radio approprié, puis définissez l’heure d’envoi du rappel.

> Conseil : le premier bouton radio vous permet de créer un rappel relatif. Le second bouton radio correspond à un rappel absolu.

> 4. (Facultatif) Entrez un message pour le rappel par e-mail dans la zone de saisie Message.

> Pour obtenir des instructions plus détaillées, reportez-vous à la section Définition de rappels pour les événements et les tâches.

> 15. (Facultatif) Cliquez sur l’onglet Disponibilité afin de consulter les agendas des participants et ainsi déterminer le meilleur moment pour planifier votre événement.

> Pour obtenir des instructions sur la recherche d’une plage horaire libre pour l’ensemble des participants à l’aide de l’onglet Disponibilité, reportez-vous à la section Utilisation de l’onglet Disponibilité pour planifier des événements.

> 16. (Facultatif) Cliquez sur l’onglet Aperçu pour voir le résumé de l’événement.
> 17. Cliquez sur OK pour créer l’événement.

> La fenêtre Modification d’événement est alors fermée et l’événement est inscrit sur les agendas appropriés.

> Dans les agendas, l’icône de suppression rapide (un « X » rouge dans un cercle) est affichée en regard du titre de l’événement. Lorsque vous cliquez sur cette icône, l’événement est supprimé après confirmation de la demande. Pour obtenir davantage d’instructions sur l’utilisation de l’icône de suppression rapide, reportez-vous à la section Suppression d’un événement.

> # Affichage d’un événement

> 1. Dans n’importe quel agenda, cliquez sur le titre de l’événement que vous voulez afficher.

> Si vous êtes en train de consulter votre agenda et que vous ayez créé l’événement, la fenêtre Modification d’événement apparaît. Dans le cas contraire, la fenêtre Résumé de l’événement est ouverte et seuls les onglets Résumé et Rappels sont disponibles.

> Si vous êtes en train de consulter un agenda auquel vous êtes abonné, vous ne pouvez afficher les détails de l’événement que si vous êtes autorisé à le lire ou si vous en êtes propriétaire.

> 2. Si la fenêtre Modification d’événement apparaît, cliquez sur l’onglet Aperçu pour afficher le résumé.

> # Suppression d’un événement

> Il est possible de supprimer des événements de trois façons : directement dans la fenêtre principale (à l’aide de l’icône de suppression rapide), dans la fenêtre Modification d’événement ou dans la liste des invitations.

> ### Méthode 1 : directement à partir de la fenêtre principale (à l’aide de l’icône de suppression rapide)

> 1. Cliquez sur l’icône représentant un « X » rouge à l’intérieur d’un cercle (en regard du titre de l’événement).

> L’une des deux fenêtres de message est affichée :

> - Pour un événement unique, la fenêtre de message vous demande de confirmer la suppression de l’événement.
> - Dans le cas d’un événement récurrent, cette fenêtre vous l’indique et vous donne le choix entre la suppression de cette seule occurrence ou de toutes les occurrences de cet événement.
> 2. Supprimez l’événement :
> - Pour un événement ponctuel, cliquez sur OK.

> La fenêtre de message et la fenêtre de l’événement sont alors fermées. L’événement est supprimé.

> - Pour un événement récurrent, cliquez soit sur Cet élément uniquement, soit sur Toutes les instances.

> La fenêtre de message et la fenêtre de l’événement sont alors fermées. L’événement ou les événements sont supprimés.

> Dans les deux cas, vous pouvez choisir d’annuler la suppression en cliquant sur Annuler.

> Si vous affichez un agenda de groupe, l’icône de suppression rapide n’apparaît qu’en vue Comparaison.

> ### Méthode 2 : à partir de la fenêtre Modification d’événement

> 1. Dans votre agenda, cliquez sur le titre de l’événement que vous voulez supprimer.

> Si vous êtes l’organisateur, la fenêtre Modification d’événement apparaît. Sinon, c’est la fenêtre Résumé de l’événement qui est ouverte.

> 2. Cliquez sur Supprimer.

> L’une des deux fenêtres de message est affichée :

> - Pour un événement unique, la fenêtre de message vous demande de confirmer la suppression de l’événement.
> - Dans le cas d’un événement récurrent, cette fenêtre vous l’indique et vous donne le choix entre la suppression de cette seule occurrence ou de toutes les occurrences de cet événement.
> 3. Supprimez l’événement :
> - Pour un événement ponctuel, cliquez sur OK.

> La fenêtre de message et la fenêtre de l’événement sont alors fermées. L’événement est supprimé.

> - Pour un événement récurrent, cliquez soit sur Cet élément uniquement, soit sur Toutes les instances.

> La fenêtre de message et la fenêtre de l’événement sont alors fermées. L’événement ou les événements sont supprimés.

> Dans les deux cas, vous pouvez choisir d’annuler la suppression en cliquant sur Annuler.

> ### Méthode 3 : À partir de la liste des invitations

> Si vous n’avez pas encore répondu à l’événement, un lien Invitations est disponible dans la zone Tâches. Ce lien n’apparaît pas si vous avez déjà répondu à l’événement. S’il n’est pas disponible, vous devrez supprimer l’événement de l’agenda. Pour ce faire, reportez-vous aux méthodes 1 et 2.

> 1. Dans la zone Tâches de l’onglet Vue, cliquez sur Invitations.

> La fenêtre Liste des invitations apparaît.

> 2. Supprimez l’événement :

> Vous avez le choix entre : supprimer directement l’événement de la liste ou commencer par afficher l’événement en cliquant sur son titre, puis le supprimer dans la fenêtre correspondante.

> Sélectionnez le choix nº1 ou le choix nº2 ci-dessous.

> #### Choix nº1

> 1. Pour supprimer directement l’événement de la liste des invitations, cochez la case Supprimer située à sa droite.

> Dans la liste des invitations, les événements récurrents sont affichés une seule fois. Si vous sélectionnez Supprimer pour une réunion récurrente, toutes les occurrences de l’événement sont supprimées sans avertissement. Si vous ne voulez supprimer que cette occurrence de l’événement récurrent, optez pour le choix n°2.

> Vous pouvez supprimer plusieurs événements simultanément en cochant les cases correspondantes. Vous pouvez même supprimer tous les événements de la liste en une seule fois, en cochant la case Supprimer tout au bas de la liste. Malheureusement, si vous changez d’avis, vous ne pourrez pas annuler la suppression en sélectionnant une nouvelle fois cette option. Vous devrez désélectionner les éléments un à un.

> 2. Cliquez sur Enregistrer et Fermer.

> L’événement est supprimé de la liste des invitations et de votre agenda. La fenêtre Liste des invitations est fermée et le nombre d’invitations est réduit d’une unité.

> #### Choix nº2

> 1. Pour afficher un événement avant de le supprimer, cliquez sur son titre.

> La fenêtre Modification d’événement apparaît.

> 2. Cliquez sur Supprimer.

> Deux fenêtres peuvent alors apparaître :

> - Si l’événement n’est pas récurrent, vous êtes invité à confirmer sa suppression.
> - S’il s’agit d’un événement récurrent, la fenêtre Sélection récurrente apparaît ; elle vous avertit que l’événement est récurrent et vous donne le choix entre supprimer uniquement cette occurrence ou toutes les occurrences.
> 3. Supprimez l’événement :
> - Pour un événement ponctuel, cliquez sur OK.

> La fenêtre de message et la fenêtre de l’événement sont alors fermées. L’événement est supprimé.

> - Pour un événement récurrent, cliquez soit sur Cet élément uniquement, soit sur Toutes les instances.

> La fenêtre de message et la fenêtre de l’événement sont alors fermées. L’événement ou les événements sont supprimés.

> Dans les deux cas, vous pouvez choisir d’annuler la suppression en cliquant sur Annuler.

> 4. Cliquez sur Enregistrer et Fermer.

> La fenêtre Liste des invitations est alors fermée, l’événement est supprimé de la liste et le nombre d’événements à côté de la liste est réduit d’une unité.

> # Réponse à une invitation

> Quand une personne vous invite à un événement, celui-ci est inscrit dans votre agenda et une invitation est ajoutée à votre liste des invitations. Vous pouvez répondre à une invitation directement à partir de l’agenda ou à partir de la liste des invitations.

> ### À partir de l’agenda

> 1. Cliquez sur le titre de l’événement auquel vous répondez.

> La fenêtre Résumé de l’événement apparaît.

> 2. Cochez la case Réponse pour afficher les trois réponses possibles.

> Les trois choix possibles sont : Je participerai, Je NE participerai PAS, Je confirmerai plus tard.

> 3. Choisissez votre réponse.
> 4. (Facultatif) Définissez un rappel pour cet événement sous l’onglet Rappels.

> Pour obtenir des instructions sur la définition de rappels, reportez-vous à la section Définition de rappels pour les événements et les tâches.

> 5. Cliquez sur OK pour fermer la fenêtre Résumé de l’événement.

> Les agendas de l’organisateur et des participants sont mis à jour en fonction de votre réponse.

> ### À partir de la liste des invitations

> 1. Dans la zone Tâches de l’onglet Vue, cliquez sur Invitations.

> La fenêtre Liste des invitations apparaît. Si vous n’avez besoin de répondre à aucune invitation, le message « Aucune invitation » est affiché dans la zone Tâches.

> À partir de la liste des invitations, vous avez le choix entre : répondre directement ou le faire dans la fenêtre Résumé de l’événement.

> Si l’événement est récurrent, votre réponse s’appliquera à toutes ses occurrences. Si vous voulez que votre réponse ne concerne que certaines dates, vous devez passer par l’agenda. reportez-vous au paragraphe intitulé À partir de l’agenda plus haut.

> 2. Vous avez le choix entre deux possibilités : répondre directement à partir de la liste des invitations ou bien dans la fenêtre de l’événement.

> Sélectionnez le choix nº1 ou le choix nº2 ci-dessous.

> #### Choix nº1 : répondre directement à partir de la liste des invitations

> 1. Cochez votre réponse dans la fenêtre Liste des invitations.

> Pour accepter, cliquez sur le cercle de la première colonne, celle dont l’en-tête est un signe plus (+).

> Pour refuser, cliquez sur le cercle de la deuxième colonne, celle dont l’en-tête est un signe moins (-).

> Si vous hésitez, laissez la marque dans le cercle de la troisième colonne, celle dont l’en-tête est un point d’interrogation (?).

> Dans le cas d’un événement récurrent, votre réponse sera valable pour toutes ses occurrences.

> En présence d’invitations multiples, vous pouvez répondre globalement à l’aide des cases à cocher « + Toutes », « - Toutes » et « ? Toutes » situées au bas de la liste .

> 2. (Facultatif) Envoyez un e-mail à l’organisateur de l’événement en cliquant sur l’ID de l’organisateur dans la colonne intitulée Organisateur.
> 3. Cliquez sur Enregistrer et Fermer.

> La fenêtre Liste des invitations est fermée. Lorsque vous acceptez ou refusez une invitation, l’événement est retiré de la liste des invitations et tous les agendas des participants sont mis à jour avec votre réponse.

> #### Choix nº2 : afficher l'événement et y répondre

> 1. Cliquez sur le titre de l’événement auquel vous répondez.

> La fenêtre Résumé de l’événement apparaît.

> 2. Cochez la case Réponse pour afficher les trois réponses possibles.

> Les trois choix possibles sont : Je participerai, Je NE participerai PAS, Je confirmerai plus tard.

> Si vous avez sélectionné l’une des dates d’un événement récurrent, votre réponse ne sera valable que pour cette date en particulier. Pour que votre réponse s’applique à toutes les dates d’un événement récurrent, utilisez le Choix nº1 : répondre directement à partir de la liste des invitations.

> 3. Choisissez votre réponse.
> 4. (Facultatif) Définissez un rappel pour cet événement sous l’onglet Rappels.

> Pour obtenir des instructions sur la définition de rappels, reportez-vous à la section Définition de rappels pour les événements et les tâches.

> 5. Cliquez sur OK pour fermer la fenêtre Résumé de l’événement.
> 6. Cliquez sur Enregistrer et fermer pour fermer la fenêtre Liste des invitations.

> # Invitation de participants

> Vous pouvez inviter des participants à votre événement de trois façons : en entrant leur nom directement dans la zone de saisie, en recherchant des ID d’agenda à l’aide de l’outil Rechercher un utilisateur ou en vous servant de la fonction d’invitation rapide.

> Remarque | Si votre système a été configuré pour faire la différence entre l’invitation et l’information de participants, les deux boutons Inviter et Informer figurent dans la fenêtre Modification d’événement. Pour obtenir des instructions sur cette configuration, reportez-vous à la section Si vous disposez à la fois du bouton Inviter et du bouton Informer.

> ### Entrée de participants dans la zone de saisie

> 1. Complétez la zone de saisie Utilisateur.

> Cette zone de saisie accepte les entrées suivantes :

> - ID d’agenda

> Si vous connaissez l’ID exact de l’agenda sur lequel vous voulez planifier un événement ou une tâche, entrez-le. Par exemple, si vous voulez planifier un événement sur l’agenda de l’équipe de football créé par Jean Dupont (jdupont) et que vous sachiez que l’ID de l’agenda est jdupont:aigles, entrez directement cet ID.

> Vous pouvez également entrer l’ID d’agenda d’une ressource. Les ressources comprennent, entre autres, les salles de réunion ou le matériel à réserver. Un agenda est associé à chaque salle ou objet. Pour réserver une salle ou emprunter du matériel, vous devez « inviter » la ressource correspondante à l’événement.

> - ID utilisateur

> Si vous voulez inscrire un événement sur l’agenda par défaut d’un utilisateur, entrez l’ID de ce dernier. Par exemple, si vous souhaitez envoyer une invitation pour un événement à l’agenda par défaut de Jean Dupont, saisissez jdupont.

> - Adresse e-mail

> Indiquez l’adresse e-mail d’une personne figurant dans le système d’agendas. Selon la configuration de votre système, soit l’ID d’agenda, soit une entrée « mailto : » est inséré(e) dans la liste des participants.

> Pour obtenir davantage de détails, reportez-vous à la section Invitation de participants du Guide de concepts.

> 2. Cliquez sur Inviter.

> L’ID d’agenda ou une adresse e-mail apparaît dans la liste des participants.

> Si l’ID d’agenda entré n’est pas valide, un message d’erreur est généré. Si vous ne possédez pas d’autorisation d’invitation pour cet agenda ou si l’agenda n’a jamais été activé, une entrée « mailto : », accompagnée de l’adresse e-mail de la personne à contacter, remplace l’ID de l’agenda.

> Si vous commettez une erreur et souhaitez supprimer quelqu’un de la liste des invitations, sélectionnez son nom, puis cliquez sur Supprimer.

> 3. Répétez les deux premières opérations jusqu’à ce que vous ayez effectué toutes les invitations nécessaires.
> 4. (Facultatif) Cliquez sur l’onglet Disponibilité pour voir à quels moments les participants inscrits sur votre liste sont libres.

> Cela peut être utile pour déterminer la date et l’heure les plus appropriées pour planifier votre événement. Fixez la date et l’heure qui conviennent pour votre réunion.

> ### Utilisation de l’outil Rechercher un utilisateur

> Vous pouvez ajouter des ID d’agenda directement à la liste de participants dans la fenêtre Rechercher un utilisateur.

> 1. Cliquez sur Rechercher.

> La fenêtre Rechercher un utilisateur apparaît.

> 2. Entrez un prénom, un nom ou un ID utilisateur correspondant à une personne ou à un groupe de personnes.

> Pour des ressources, indiquez le nom descriptif. Vous pouvez n’entrer qu’une partie du nom de la ressource ou de la personne.

> Pour obtenir des instructions sur l’utilisation de la fonction de recherche d’utilisateurs, reportez-vous à la section Recherche d’utilisateurs.

> 3. Cliquez sur Rechercher.

> La liste des résultats de la recherche apparaît.

> 4. Cochez les cases situées en regard des noms que vous souhaitez inclure dans la liste.
> 5. (Facultatif) Cliquez sur Appliquer pour enregistrer ces noms et poursuivre la recherche.

> Les noms sélectionnés sont ajoutés à la liste Utilisateurs déjà sélectionnés et la fenêtre reste ouverte. Si vous changez d’avis, vous pouvez désélectionner des noms d’utilisateur en cochant la case correspondante dans la liste Utilisateurs déjà sélectionnés.

> 6. (Facultatif) Répétez les opérations 3 et 4 pour rechercher d’autres utilisateurs.
> 7. Cliquez sur OK lorsque vous avez sélectionné tous les utilisateurs voulus.

> La fenêtre Rechercher un utilisateur est fermée et les ID d’agenda de la liste Utilisateurs déjà sélectionnés sont ajoutés à la liste des participants.

> ### Utilisation de la fonction d’invitation rapide

> 1. Cliquez sur le menu déroulant Invitation rapide pour afficher la liste des agendas et groupes que vous pouvez inviter.

> Le système utilise la liste des agendas figurant sous l’onglet Agendas pour générer celle du menu déroulant Invitation rapide. Si vous ne possédez pas le droit Inviter sur un agenda choisi dans la liste, une entrée « mailto : » est ajoutée à la liste des participants.

> Vous pouvez également sélectionner l’un de vos noms de groupe d’agendas dans la liste Invitation rapide (groupes figurant dans votre liste Groupes sous l’onglet du même nom). Les membres du groupe seront intégrés à votre liste de participants. Si vous ne possédez pas le droit Inviter pour un membre du groupe, une entrée « mailto : » est ajoutée pour ce membre dans la liste des participants.

> 2. Cliquez sur l’agenda ou le groupe que vous voulez ajouter.

> Si vous choisissez un groupe, il est développé et les ID d’agenda de tous ses membres pour lesquels vous disposez au moins des droits Disponibilité et Inviter sont ajoutés à la liste des participants. Pour tout membre du groupe pour lequel vous ne possédez pas le droit Inviter, une entrée « mailto : » remplace l’ID d’agenda.

> # Recherche d’utilisateurs

> 1. Dans la fenêtre Modification d’événement, cliquez sur Rechercher (à côté du bouton Inviter).

> La fenêtre Rechercher un utilisateur apparaît.

> 2. Entrez l’ID utilisateur, l’ID de groupe d’utilisateurs ou le nom descriptif de la personne que vous souhaitez inviter.

> Si vous voulez rechercher une ressource, telle qu’une salle de conférence ou du matériel, entrez son nom descriptif, intégralement ou en partie.

> Si vous n’êtes pas sûr de l’orthographe du nom d’une personne, vous pouvez n’en saisir qu’une partie.

> Par exemple, si vous cherchez Jacques Stéphalin, mais que vous n’êtes pas certain de l’orthographe du nom, il vous suffit de saisir « stéph ». Les résultats de recherche répertorient tous les noms contenant cette chaîne de lettres. Si vous entrez moins de trois lettres, les résultats de recherche risquent d’être incomplets. Si les résultats sont trop nombreux, la liste est tronquée (incomplète). Pour obtenir davantage d’informations sur le fonctionnement de la recherche, reportez-vous à la section Recherche d’utilisateurs du Guide de concepts.

> Les groupes d’utilisateurs ne sont pas identiques aux groupes d’agendas que vous créez dans Calendar Express. Seul l’administrateur de votre système d’agendas peut créer des groupes d’utilisateurs.

> 3. Cliquez sur Rechercher.
> 4. Activez la case à cocher en regard du nom de la personne, du groupe ou de la ressource que vous recherchez.

> Il se peut que votre recherche renvoie de nombreux résultats, surtout si vous n’utilisez qu’une partie d’un nom. Toutefois, même si un seul résultat est renvoyé, vous devez cocher la case correspondante pour l’ajouter à votre liste de participants. Si vous choisissez un groupe d’utilisateurs, celui-ci sera développé de façon à ce que tous les membres qui le composent soient inscrits dans cette liste.

> 5. (Facultatif) Cliquez sur Appliquer pour que la fenêtre Rechercher un utilisateur reste ouverte et que vous puissiez effectuer d’autres recherches.

> Les noms désélectionnés sont ajoutés à la liste Utilisateurs déjà sélectionnés (sous la liste Résultats de la recherche). Vous pouvez ensuite effectuer d’autres recherches. Tous les noms que vous désélectionnez lors de chaque recherche sont ajoutés à la liste Utilisateurs déjà sélectionnés.

> 6. (Facultatif) Désélectionnez des utilisateurs en cochant la case en regard de leur nom dans cette liste.
> 7. Cliquez sur OK lorsque vous avez recherché l’ensemble des utilisateurs voulus.

> La fenêtre Rechercher un utilisateur est alors fermée et les noms que vous avez sélectionnés sont inclus dans la liste des participants de la fenêtre Modification d’événement.

> # Utilisation de l’onglet Disponibilité pour planifier des événements

> L’onglet Disponibilité vous permet de comparer les agendas de tous les participants dont l’ID d’agenda figure dans votre liste de participants. Cela signifie que les agendas des personnes que vous avez invitées en utilisant uniquement une entrée « mailto : » ne seront pas visibles. Si vous ne disposez pas du droit Disponibilité pour l’un des agendas de votre liste de participants, une barre jaune libellée « inconnu » est affichée à l’emplacement habituel de l’agenda des périodes libres/occupées. Tous les agendas sont présentés au format libre/occupé. Pour déterminer la date et l’heure les plus appropriées pour planifier un événement :

> 1. Repérez les périodes de temps libre disponibles pour tous les participants.

> Une icône (un cercle contenant un signe plus) est placée au-dessus de toute période libre commune aux agendas de tous les participants.

> 2. Cliquez sur cette icône de temps libre le cas échéant.

> Quand vous cliquez sur l’icône, la zone de saisie de l’heure est automatiquement mise à jour.

> 3. (Facultatif) Entrez l’heure directement dans la zone de saisie prévue à cet effet.

> Vous devrez peut-être choisir une heure qui n’est pas libre pour tous les agendas des participants. Aucune icône de temps libre n’étant disponible pour une heure non libre, vous devez entrer l’heure directement dans la zone de saisie.

> Il est en outre nécessaire d’indiquer l’heure dans cette zone si vous voulez sélectionner une heure qui n’appartient pas à la plage affichée.

> La plage affichée pour les agendas des participants dépend du paramétrage de l’option Jour dans l’onglet Options (« La journée débute à » et « La journée se termine à »). Si vous souhaitez planifier un événement avant ou après la plage affichée, indiquez l’heure directement dans la zone de saisie prévue à cet effet.

> 4. (Facultatif) Si aucune heure ne convient pour une date donnée, vous pouvez activer une autre date.

> Pour choisir une autre date, modifiez celle qui se trouve dans la zone de saisie.

> La date peut être modifiée de trois façons. Les deux premières entraînent l’insertion automatique de la nouvelle date dans la zone de saisie de la date et dans les agendas.

> 1. Vous pouvez cliquer sur les flèches situées à gauche de la zone de saisie de la date. Chaque fois que vous cliquez sur la flèche vers la droite, en bas, la date avance d’un jour et chaque fois que vous cliquez sur la flèche vers la gauche, en haut, elle recule d’un jour.
> 2. Vous pouvez cliquer sur l’icône Passer à située à droite de la zone de saisie. Utilisez cette icône pour reculer ou avancer la date de plus d’un jour. Pour obtenir des instructions sur l’emploi de cette icône, reportez-vous à la section Utilisation de l’icône Passer à.
> 3. Il est possible d’entrer la date directement dans la zone de saisie appropriée. Pour que les agendas soit réglés sur cette date, cliquez sur Afficher disponibilité.

> Continuez à essayer différentes dates et heures jusqu’à ce que vous ayez trouvé celles qui vous conviennent.

> 5. (Facultatif) Cliquez sur l’onglet Aperçu pour afficher un résumé de tous les détails de l’événement.

> Si vous avez oublié quelque chose, cliquez sur l’onglet approprié et ajoutez les détails manquants.

> 6. Quand vous êtes prêt à créer l’événement, cliquez sur OK.

> L’événement est planifié dans les agendas des participants et la fenêtre Modification d’événement est fermée.

> # Modification d’une tâche

> Ouvrez la tâche que vous voulez modifier.

> Vous pouvez ouvrir une tâche de deux façons : directement à partir de l’agenda ou à partir de la liste des tâches.

> ### À partir de l’agenda

> 1. Cliquez sur le titre de la tâche dans l’agenda.

> La fenêtre Modification de tâche apparaît.

> 2. Apportez les modifications voulues à la tâche.

> Pour obtenir davantage d’instructions, reportez-vous à la section Création d’une tâche.

> 3. Cliquez sur OK pour enregistrer les modifications et fermer la fenêtre Modification de tâche.

> ### Dans la liste des tâches

> 1. Dans la zone Tâches de l’onglet Vue, cliquez sur Tâches.

> La fenêtre Modification de tâche apparaît.

> Si toutes les tâches de la zone Tâches ont été réalisées, le message « Aucune tâche » est affiché.

> 2. Apportez les modifications voulues à la tâche.

> Pour obtenir davantage d’instructions, reportez-vous à la section Création d’une tâche.

> 3. Cliquez sur OK pour enregistrer les modifications et fermer la fenêtre Modification de tâche.
> 4. Cliquez sur Enregistrer et fermer pour fermer la fenêtre Liste des tâches.

> # Création d’une tâche

> 1. Cliquez sur l’icône Nouvelle tâche sous l’onglet Vue.

> La fenêtre Modification de tâche apparaît.

> 2. (Facultatif) Cliquez sur le menu déroulant Agenda pour ajouter cette tâche à un autre agenda.

> Vous pouvez ajouter cette tâche à un agenda dont vous êtes propriétaire ou à l’un de ceux auxquels vous êtes abonné, si vous disposez du droit Modifier pour cet agenda ou si vous en êtes copropriétaire. Le système préqualifie les agendas figurant dans le menu déroulant. Si l’agenda concerné se trouve dans cette liste, vous possédez les droits d’utilisation appropriés.

> 3. (Facultatif) Choisissez un agenda dans le menu déroulant en cliquant dessus.

> La tâche est inscrite sur cet agenda et non sur celui actuellement affiché.

> 4. Entrez un nom pour la tâche dans la zone de saisie Titre de la tâche.

> Le titre permet d’identifier la tâche dans votre agenda. Si vous n’en indiquez pas, la tâche sera dénommée « Tâche sans titre ».

> 5. Entrez une date d’échéance ou sélectionnez le bouton radio Pas d’échéance.

> Si aucune date d’échéance n’est associée à la tâche, sélectionnez le bouton radio Pas d’échéance. Les tâches sans échéance sont répertoriées dans votre agenda sous le titre : Autres tâches. Elles n’apparaissent que dans les vues Aperçu et Jour.

> Les tâches sans échéance sont prévues chaque jour sur votre agenda jusqu’à ce que vous les ayez effectuées.

> Vous pouvez utiliser l’icône Passer à, située entre Date d’échéance et Pas d’échéance, pour atteindre une date particulière. Pour obtenir des instructions sur l’emploi de cette icône, reportez-vous à la section Utilisation de l’icône Passer à.

> 6. Entrez une heure dans la zone de saisie ou sélectionnez le bouton radio Pas d’heure.

> Si vous êtes en mode 12 heures (auquel cas un menu déroulant am/pm est affiché à côté de la zone de saisie de l’heure), n’entrez pas l’heure au format 24 heures. Vous pouvez changer de mode via l’option Heure de l’onglet Options.

> Les tâches « sans heure » sont affichées à la date d’échéance sous le titre : Échéance aujourd’hui.

> Sélectionnez le bouton radio Pas d’heure si vous ne voulez pas associer d’heure d’échéance à la tâche. Si vous avez défini une date d’échéance pour cette tâche en sélectionnant l’option Pas d’heure, l’heure d’échéance, à cette date, sera fixée à minuit (très précisément une seconde avant minuit).

> 7. (Facultatif) Cliquez sur le menu déroulant Confidentialité pour afficher la liste des paramètres de confidentialité disponibles pour cette tâche.
> 8. (Facultatif) Choisissez dans la liste le paramètre de confidentialité à lui associer.

> Vous avez le choix entre :

> - Tâche publique

> Tous ceux qui ont le droit de lire votre agenda peuvent voir les détails de cette tâche.

> - Heure et date uniquement

> Toute personne bénéficiant du droit Lire sur votre agenda voit les mots « Tâche sans titre » au lieu du titre réel de la tâche. Elle peut connaître l’heure éventuellement attribuée à cette tâche. En revanche, elle n’a pas accès aux détails.

> - Tâche privée

> Vous pouvez afficher la tâche ainsi que ses détails, mais vous êtes le seul à savoir qu’elle existe.

> Vous pouvez définir les droits associés à vos agendas en modifiant les propriétés qui se trouvent sous l’onglet Agendas. Pour obtenir des instructions sur la définition de droits pour vos agendas, reportez-vous à la section Modification des droits pour un agenda. Consultez également la section Contrôle de l’accès à votre agenda du Guide de concepts.

> 9. (Facultatif) Entrez un lieu pour la tâche.

> Par exemple, si vous avez besoin de faire une course, entrez l’endroit où vous devez aller.

> 10. (Facultatif) Entrez une description pour la tâche.
> 11. (Facultatif) Si vous souhaitez que l’événement soit récurrent, cochez la case Répétition ou cliquez sur le lien Modifier le schéma de répétition.

> Utilisez cette méthode pour planifier une tâche qui s’étale sur plusieurs jours ou qui se répète régulièrement.

> Remarque | N’appliquez pas cette méthode aux tâches sans échéance. Celles-ci apparaissent quoi qu’il en soit chaque jour. Si vous faites d’une tâche sans échéance une tâche récurrente, le système génère le nombre maximal de copies possible pour la tâche et toutes ces copies sont inscrites quotidiennement sur votre agenda.

> La fenêtre Récurrence apparaît. Lorsque vous avez défini les répétitions voulues, cliquez sur OK pour fermer la fenêtre. Pour obtenir des instructions sur la répétition, reportez-vous à la section Planification d’événements et de tâches récurrents.

> 12. (Facultatif) Cliquez sur l’onglet Rappels pour définir un rappel par e-mail pour la tâche.

> Pour cette tâche uniquement, les paramètres que vous définissez ici remplacent ceux de rappel figurant sous l’onglet Options. Si vous ne prévoyez pas de rappel pour la tâche, les paramètres de rappel utilisés sont ceux de cet onglet.

> Pour définir un rappel pour la tâche :

> 1. Activez la case à cocher Rappel.
> 2. Entrez une ou plusieurs adresses e-mail séparées par une virgule (,) ou un point-virgule (;).
> 3. Choisissez un rappel absolu ou un rappel relatif en sélectionnant le bouton radio approprié, puis définissez l’heure d’envoi du rappel.

> Conseil : le premier bouton radio vous permet de créer un rappel relatif. Le second bouton radio correspond à un rappel absolu.

> 4. (Facultatif) Entrez un message pour le rappel par e-mail dans la zone de saisie Message.

> Pour obtenir des instructions plus détaillées, reportez-vous à la section Définition de rappels pour les événements et les tâches.

> 13. (Facultatif) Cliquez sur l’onglet Aperçu pour afficher de manière simplifiée tous les détails relatifs à la tâche.
> 14. Cliquez sur OK pour créer la tâche.

> La fenêtre Modification de tâche est fermée et la tâche est inscrite sur l’agenda.

> Dans l’agenda, une icône représentant un « X » rouge à l’intérieur d’un cercle apparaît en regard du titre de la tâche. Il s’agit de l’icône de suppression rapide. Pour obtenir des instructions sur l’utilisation de cette icône, reportez-vous à la méthode 1 de la section Suppression d’une tâche.

> # Affichage d’une tâche

> Vous pouvez afficher les tâches de deux façons : directement à partir de l’agenda ou à partir de la liste des tâches. Dans votre agenda, les vues Aperçu et Journée vous permettent de voir toutes les tâches de la journée, y compris les tâches déjà achevées, les tâches en retard et les tâches sans échéance. En vues Semaine et Mois, les tâches en retard ou déjà achevées ne sont pas visibles ; seules celles qui s’appliquent quotidiennement le sont. Aucune tâche n’est visible en vue Comparaison.

> ### À partir de l’agenda

> Assurez-vous d’utiliser la vue qui convient pour afficher les tâches.

> 1. Cliquez sur le titre de la tâche que vous voulez afficher.

> La fenêtre Modification de tâche apparaît.

> 2. (Facultatif) Cliquez sur l’onglet Aperçu.

> Un résumé de toutes les informations relatives à la tâche est affiché.

> ### Dans la liste des tâches

> 1. Dans la zone Tâches de l’onglet Vue, cliquez sur Tâches.

> La fenêtre Liste des tâches apparaît.

> Si aucune tâche n’est prévue, le message « Aucune tâche » est affiché dans la zone Tâches.

> 2. Cliquez sur le titre de la tâche que vous voulez afficher.

> La fenêtre Modification de tâche apparaît.

> 3. (Facultatif) Cliquez sur l’onglet Aperçu.

> Un résumé de toutes les informations relatives à la tâche est affiché.

> # Suppression d’une tâche

> Lorsque vous supprimez une tâche, celle-ci disparaît de votre liste de tâches. La suppression d’une tâche n’a rien à voir avec le fait de marquer une tâche comme étant achevée. Reportez-vous à la section Marquage d’une tâche comme achevée du Guide de concepts.

> Il est possible de supprimer des tâches de trois façons : directement dans l’agenda (à l’aide de l’icône Suppression rapide), dans la fenêtre de la tâche ou dans la liste des tâches.

> ### Méthode 1 : directement dans l’agenda (à l’aide de l’icône de suppression rapide)

> 1. Cliquez sur l’icône représentant un « X » rouge à l’intérieur d’un cercle, située en regard du titre de la tâche.

> L’une des deux fenêtres de message est affichée :

> - Pour une tâche ponctuelle, la fenêtre de message vous demande de confirmer la suppression de la tâche.
> - S’il s’agit d’une tâche récurrente, la fenêtre de message vous l’indique et vous donne le choix entre la suppression de cette seule occurrence ou de toutes les occurrences de la tâche.
> 2. Supprimez la tâche :
> - Pour une tâche ponctuelle, cliquez sur OK.

> La fenêtre de message et la fenêtre de la tâche sont fermées. La tâche est supprimée.

> - Pour une tâche récurrente, cliquez soit sur Cet élément uniquement, soit sur Toutes les instances.

> La fenêtre de message et la fenêtre de la tâche sont fermées. Les tâches sont supprimées.

> Dans les deux cas, vous pouvez choisir d’annuler la suppression en cliquant sur Annuler.

> ### Méthode 2 : dans la fenêtre de la tâche

> 1. Dans votre agenda, cliquez sur le titre de la tâche que vous voulez supprimer.

> Si vous êtes l’organisateur, la fenêtre Modification de tâche apparaît. Dans le cas contraire, c’est la fenêtre Résumé de la tâche qui est ouverte.

> 2. Cliquez sur Supprimer.

> L’une des deux fenêtres de message est affichée :

> - Pour une tâche ponctuelle, la fenêtre de message vous demande de confirmer la suppression de la tâche.
> - Dans le cas d’une tâche récurrente, cette fenêtre vous l’indique et vous donne le choix entre la suppression de cette seule occurrence ou de toutes les occurrences de la tâche.
> 3. Supprimez la tâche :
> - Pour une tâche ponctuelle, cliquez sur OK.

> La fenêtre de message et la fenêtre de la tâche sont fermées. La tâche est supprimée.

> - Pour une tâche récurrente, cliquez soit sur Cet élément uniquement, soit sur Toutes les instances.

> La fenêtre de message et la fenêtre de la tâche sont fermées. Les tâches sont supprimées.

> Dans les deux cas, vous pouvez choisir d’annuler la suppression en cliquant sur Annuler.

> ### Méthode 3 : dans la liste des tâches

> 1. Dans la zone Tâches de l’onglet Vue, cliquez sur Tâches.

> Si toutes les tâches ont été exécutées, le message « Aucune tâche » est affiché dans cette zone. Dans ce cas, supprimez la tâche de l’agenda à l’aide de la méthode 1 ou 2 décrite ci-dessus.

> La fenêtre Liste des tâches apparaît.

> 2. Supprimez la tâche :

> Vous avez le choix entre : supprimer directement la tâche de la liste ou commencer par afficher la tâche en cliquant sur son titre, puis la supprimer dans la fenêtre correspondante.

> Sélectionnez le choix nº1 ou le choix nº2 ci-dessous.

> #### Choix nº1

> 1. Pour supprimer directement la tâche de la liste des tâches, sélectionnez l’option Supprimer à droite de celle-ci.

> À chaque occurrence d’une tâche récurrente correspond une nouvelle entrée dans la liste des tâches. Si vous choisissez de supprimer l’une des occurrences, il ne vous sera pas demandé si vous voulez supprimer également les autres : seule l’occurrence que vous avez sélectionnée sera supprimée.

> Vous pouvez supprimer plusieurs tâches simultanément en cochant les cases correspondantes. Vous avez même la possibilité de supprimer toutes les tâches de la liste en une seule opération ; pour cela, activez la case à cocher « Sélectionner tout » au bas de la liste.

> 2. Cliquez sur Enregistrer et Fermer.

> La tâche est supprimée de la liste des tâches et de votre agenda. La fenêtre Liste des tâches est fermée.

> #### Choix nº2

> 1. Pour afficher une tâche avant de la supprimer, cliquez sur son titre.

> La fenêtre Modification de tâche apparaît.

> 2. Cliquez sur Supprimer.

> Deux fenêtres peuvent alors apparaître :

> - Si la tâche n’est pas récurrente, une fenêtre vous demandant de confirmer sa suppression apparaît.

> Cliquez sur OK pour supprimer la tâche et fermer la fenêtre Résumé de la tâche.

> - S’il s’agit d’une tâche récurrente, la fenêtre Sélection récurrente apparaît; elle vous avertit que la tâche est récurrente et vous donne le choix entre supprimer uniquement cette occurrence ou toutes les occurrences.

> Sélectionnez votre choix. Les fenêtres Sélection récurrente et Résumé de la tâche sont fermées.

> 3. Cliquez sur OK.

> La tâche est supprimée de votre agenda et de la liste des tâches. La fenêtre Modification de tâche est fermée.

> # Marquage d’une tâche comme achevée

> Vous pouvez marquer une tâche comme achevée dans la liste des tâches ou à partir de la fenêtre Modification de tâche. Le fait de marquer une tâche comme achevée n’entraîne pas son retrait de l’agenda ni de la liste des tâches. Seule une suppression de la tâche permet de la retirer de cette liste.

> ### Dans la liste des tâches

> 1. Dans la zone Tâches de l’onglet Vue, cliquez sur Tâches.

> La fenêtre Liste des tâches apparaît.

> 2. Activez la case à cocher Achevée pour toutes les tâches que vous voulez marquer comme terminées.

> Vous pouvez marquer comme achevées toutes les tâches de la liste en cochant la case Sélectionner tout au bas de la liste.

> 3. Cliquez sur Enregistrer et Fermer.

> La tâche est maintenant barrée pour indiquer qu’elle est achevée.

> ### À partir de la fenêtre Modification de tâche

> 1. Cliquez sur le titre de la tâche dans votre agenda.

> La fenêtre Modification de tâche apparaît.

> 2. Activez la case à cocher Achevée.

> Cette case se trouve au bas de la fenêtre. Pour la faire apparaître, faites défiler la fenêtre vers le bas.

> 3. Cliquez sur OK pour fermer la fenêtre Modification de tâche.

> La tâche est maintenant barrée pour indiquer qu’elle est achevée.

> # Recherche d’événements et de tâches

> 1. Sous l’onglet Vue, cliquez sur l’icône Rechercher (en forme de loupe).

> La fenêtre Recherche apparaît.

> 2. Entrez les caractères à rechercher.

> Dans la recherche, les majuscules ne sont pas différenciées des minuscules. Les résultats seront composés de tous les événements et de toutes les tâches contenant les caractères recherchés. Vous pouvez ne taper qu’une partie d’un mot, mais plus vous serez précis dans votre requête, plus la localisation de l’événement ou de la tâche voulu sera aisée. Par exemple, si vous entrez « anniversaire de Michel », vous obtiendrez sûrement moins de résultats que si vous entrez « M ».

> 3. Cliquez sur Rechercher.

> La liste des événements et des tâches qui correspondent est affichée. Si aucune correspondance n’a été trouvée, le message « Aucun résultat trouvé » apparaît.

> 4. Cliquez sur l’événement ou la tâche qui vous intéresse.

> Dans le cas d’un événement, la fenêtre Modification d’événement apparaît si vous en êtes l’organisateur. Sinon, c’est la fenêtre Résumé de l’événement qui est ouverte.

> Dans le cas d’une tâche, la fenêtre Modification de tâche apparaît.

> 5. Cliquez sur OK pour fermer la fenêtre de l’événement ou de la tâche.

> Si la recherche a renvoyé plusieurs résultats, vous pouvez tous les consulter en répétant les opérations 4 et 5.

> 6. Cliquez sur Fermer pour fermer la fenêtre Recherche quand vous avez terminé.

> # Planification d’événements et de tâches récurrents

> Si vous voulez qu’un événement se répète selon une fréquence particulière, il est plus rapide de planifier un événement récurrent que tous les événements séparément. Une fois que vous avez planifié un événement récurrent, vous ne pouvez pas le transformer en événement ponctuel. Il vous faut alors supprimer les occurrences dont vous ne voulez pas, ou bien supprimer la totalité de l’événement et recommencer.

> Pour obtenir davantage d’informations sur la répétition des événements et des tâches, reportez-vous à la section Événements et tâches récurrents.

> Pour planifier un événement récurrent :

> 1. Dans la fenêtre Modification d’événement ou Modification de tâche, cochez la case Répétition ou cliquez sur Modifier le schéma de répétition.

> La fenêtre Récurrence apparaît.

> 2. Choisissez si vous voulez que l’événement ou la tâche se répète tous les jours, toutes les semaines, tous les mois ou tous les ans, puis cliquez sur l’option correspondante.

> Le contenu de la zone à droite change en fonction du cercle sur lequel vous avez cliqué. Par défaut, la zone indique une répétition hebdomadaire.

> Vous ne pouvez paramétrer qu’une seule option de période de temps (par exemple, Hebdomadaire). Les paramètres utilisés pour cet événement ou cette tâche seront ceux relatifs à la dernière option de période de temps que vous avez sélectionnée.

> 3. Dans la zone à droite, cliquez sur le schéma de répétition de votre choix.

> Cette zone comporte différents choix pour chaque période :

> Période | Choix de schéma de répétition | Explication
> --- | --- | ---
> Quotidienne | Chaque jour | L’événement est répété chaque jour.
> | Chaque jour de la semaine | L’événement a lieu tous les jours, sauf le samedi et le dimanche.
> | Tou(te)s les (entrez le nombre de votre choix) jours | L’événement est répété tous les n jours, n représentant le nombre entré dans la zone de saisie.
> Hebdomadaire | Chaque semaine | L’événement a lieu chaque semaine.
> | Tou(te)s les (entrez le nombre de votre choix) semaines | L’événement est répété toutes les n semaines, n représentant le nombre entré dans la zone de saisie.
> | Répétition le (jour de semaine de votre choix) | Sélectionnez les jours de la semaine durant lesquels cet événement doit se répéter. Par défaut, le jour en cours est choisi. Vous devez sélectionner au moins un jour de la semaine.
> Mensuelle | Chaque mois | L’événement est répété chaque mois.
> | Tou(te)s les (entrez le nombre de votre choix) mois | L’événement est répété tous les n mois, n représentant le nombre entré dans la zone de saisie.
> | Répétition le | Choisissez de répéter l’événement un jour spécifique du mois ou un jour d’une semaine spécifique chaque mois (par exemple, le premier mardi).
> Annuelle | Chaque année | L’événement est répété chaque année.
> | Répétition le | Choisissez de répéter l’événement un jour spécifique d’un mois donné ou un jour d’une semaine particulière d’un mois particulier (par exemple, le premier samedi du mois d’avril).

> Si vous planifiez un événement hebdomadaire, vous pouvez cliquer sur Chaque semaine ou sur Tou(te)s les (nombre de votre choix) semaines. Précisez le nombre de semaines souhaité dans la zone de saisie.

> Si vous voulez planifier un événement ou une tâche le dernier jour de chaque mois, sélectionnez l’option Mensuelle et paramétrez les répétitions sur le 31 de chaque mois. Elles auront alors lieu automatiquement le dernier jour de chaque mois, quelle que soit la durée du mois. Par exemple, au mois de février, l’événement ou la tâche aura lieu le 28 (ou le 29 si l’année est bissextile). En mars, ce sera le 31, mais en avril, le 30 et ainsi de suite.

> 4. (Facultatif) Choisissez une date de début appropriée pour votre événement en l’entrant directement dans la zone de saisie ou en utilisant l’icône Passer à.

> La date entrée par défaut est la date du jour de l’agenda affiché sous l’onglet Vue. Le système ne planifie aucun événement à la date de début, si elle ne correspond pas au schéma que vous venez de choisir. Les événements ou tâches seront définis de sorte à commencer à la date qui correspond au schéma sélectionné.

> Pour obtenir des instructions sur l’emploi de l’icône Passer à, reportez-vous à la section Utilisation de l’icône Passer à.

> 5. Choisissez une date de fin de l’une des trois façons suivantes :
> 1. Indiquez une date dans la zone de saisie prévue à cet effet ou en utilisant l’icône Passer à.
> 2. Précisez le nombre d’occurrences à créer.

> Le nombre maximal d’occurrences autorisées pour chaque événement ou tâche est indiqué dans un message dans la partie inférieure droite de la fenêtre.

> Si vous essayez d’entrer un nombre supérieur, le système vous rappelle à l’ordre. Il est impossible de choisir un nombre supérieur au nombre maximal.

> 3. Cliquez sur Aucune date de fin.

> Pour toutes les options, le système ne crée que le nombre maximal d’événements ou de tâches que permet sa configuration. Toutes les dates s’inscrivant au-delà de cette limite ne seront pas prises en compte.

> 6. Cliquez sur OK pour revenir à la fenêtre Modification d’événement ou Modification de tâche.

> Une fois que vous avez cliqué sur OK, vous ne pouvez plus rendre l’événement ou la tâche unique, mais il vous est toujours possible de modifier le schéma de répétition.

> # Définition de rappels pour les événements et les tâches

> 1. Ouvrez la fenêtre Modification d’événement ou Modification de tâche.

> Pour un événement ou une tâche existant, cliquez sur le titre de l’événement ou de la tâche afin d’ouvrir la fenêtre Modification d’événement ou Modification de tâche.

> Pour un nouvel événement ou une nouvelle tâche, aucune action de votre part n’est requise. La fenêtre Modification d’événement ou Modification de tâche est automatiquement ouverte lorsque vous cliquez sur Nouvel événement ou Nouvelle tâche.

> 2. Cliquez sur l’onglet Rappels de cette fenêtre.
> 3. Activez la case à cocher Rappel et entrez l’adresse e-mail à laquelle le rappel sera envoyé.

> Pour cet événement ou cette tâche uniquement, les paramètres que vous définissez ici remplacent ceux de rappel figurant sous l’onglet Options. Si vous ne prévoyez pas de rappel pour cet événement ou cette tâche, les paramètres de rappel utilisés seront ceux indiqués sous cet onglet.

> Vous pouvez entrer plusieurs adresses e-mail en les séparant par une virgule (,) ou un point-virgule (;).

> 4. Pour choisir une date et une heure de rappel relatives ou absolues, sélectionnez le bouton radio approprié.

> le premier bouton radio correspond à un rappel relatif. Si vous modifiez l’heure ou la date, le rappel sera automatiquement adapté en conséquence.

> Le second bouton radio correspond à un rappel absolu. Si vous modifiez l’heure ou la date, le rappel ne sera pas automatiquement adapté. Vous devrez procéder manuellement à son ajustement.

> Pour entrer un rappel relatif (le premier bouton radio étant sélectionné) :

> 1. Entrez le nombre de minutes, d’heures ou de jours pour définir combien de temps avant l’événement ou la tâche le rappel doit être envoyé.
> 2. Cliquez sur la liste déroulante pour afficher les unités de temps : minutes, heures, jours.
> 3. Cliquez sur l’une des unités de temps pour la sélectionner.

> Pour entrer un rappel absolu (le second bouton radio étant sélectionné) :

> 4. Indiquez une date dans les zones de saisie situées à gauche.
> 5. Entrez une heure dans les zones de saisie situées à droite.
> 6. Cliquez sur la liste déroulante « am »/« pm ».
> 7. Choisissez « am » ou « pm ».
> 5. (Facultatif) Entrez un texte de rappel dans la zone de saisie Message.
> 6. (Facultatif) Continuez à créer ou à modifier l’événement ou la tâche.
> 7. Cliquez sur OK quand vous avez fini de créer ou de modifier l’événement ou la tâche.

>    Remarque | Sun ONE Calendar Express prend uniquement en charge les rappels par e-mail. Son interface ne vous permet pas de définir ou d’afficher d’autres types de rappel.

> # Définition de rappels automatiques pour les événements et les tâches

> Vous pouvez définir des rappels automatiques pour tous les événements et tâches sous l’onglet Options. Reportez-vous à la section Rappels d’événements et de tâches.

> # Changement de vue d’un agenda

> Un agenda peut être affiché dans six formats différents, appelés vues. Pour changer de vue, cliquez sur l’un des noms de vue en regard de l’intitulé Vue, situé sur le côté supérieur droit de l’agenda.

> Formats disponibles (vues) :

> aperçu - Affiche l’agenda du jour et la semaine à venir.

> journée - Affiche l’agenda du jour scindé en plusieurs périodes, par exemple en heures.

> semaine - Affiche sept jours scindés en plusieurs périodes, par exemple en heures.

> mois - Affiche un mois en le décomposant en semaines.

> année - Affiche une année sous forme d’agendas mensuels miniatures (aucun événement ni aucune tâche).

> comparaison - Affiche l’agenda du jour comme en vue Journée, mais avec les heures organisées en colonnes au lieu de lignes. À chaque agenda correspond une ligne, ce qui est pratique pour comparer l’emploi du temps des agendas d’un groupe.

> # Affichage d’un groupe ou d’un agenda différent

> 1. Cliquez sur le menu déroulant Agenda actuel à l’extrême droite du haut de l’écran.

> La liste des agendas que vous avez créés ou auxquels vous êtes actuellement abonné apparaît, ainsi que la liste des groupes que vous avez créés. Les agendas qui ne font pas partie d’un groupe sont en haut de la liste. Les groupes figurent en bas de la liste.

> Vous pouvez aussi afficher les agendas que vous avez créés ou auxquels vous êtes abonné en les sélectionnant dans la liste située sous l’onglet Agendas. Pour obtenir davantage d’instructions, reportez-vous à la section Affichage d’un agenda.

> 2. Sélectionnez l’agenda ou le groupe que vous voulez afficher.

> Il remplace alors celui qui était affiché. L’affichage s’effectue dans la même vue que celle que vous utilisiez. Par exemple, si vous étiez en train de consulter votre agenda par défaut en vue Aperçu et que vous sélectionniez un groupe, celui-ci sera également affiché en vue Aperçu et non en vue Comparaison ou Journée.

> Vous pouvez aussi afficher les groupes d’agendas que vous avez créés en les sélectionnant dans la liste située sous l’onglet Groupes. Pour obtenir davantage d’instructions, reportez-vous à la section Affichage d’un groupe d’agendas.

> Pour obtenir des instructions sur l’abonnement à un agenda, reportez-vous à la section Abonnement à un agenda (Recherche d’agendas). Pour obtenir des instructions sur la procédure de création d’un groupe d’agendas, reportez-vous à la section Création d’un groupe d’agendas.

> # Modification de la date dans votre vue de l’agenda

> Vous pouvez modifier la date affichée sur votre vue de l’agenda de quatre façons. Choisissez l’une des méthodes suivantes :

> - Cliquez sur les flèches pointant vers la gauche ou vers la droite situées de part et d’autre de l’en-tête contenant la date.

> Selon la vue utilisée, la date avancera ou reculera d’un jour, d’une semaine ou d’un mois.

> - Cliquez sur une date dans l’agenda mensuel miniature situé à droite de votre vue de l’agenda.

> Pour obtenir davantage d’instructions sur cette méthode de modification de la date, reportez-vous à la section Utilisation de l’agenda mensuel miniature.

> - Entrez une date dans la zone de saisie au bas de l’agenda mensuel miniature, puis, pour afficher cette date, cliquez sur l’icône Passer à située à côté.
> - Cliquez sur l’icône Passer à depuis n’importe quelle vue.

> La fenêtre Passer à apparaît. Réglez la date et cliquez sur OK. Pour obtenir davantage d’instructions sur l’emploi de l’icône Passer à, reportez-vous à la section Utilisation de l’icône Passer à.

> # Impression d’un agenda

> Pour imprimer une version simplifiée de votre vue de l’agenda :

> 1. Cliquez sur l’icône Imprimer.

> Une fenêtre contenant une version simplifiée et imprimable de la vue de l’agenda actuel apparaît.

> 2. Cliquez sur l’icône Imprimer de votre navigateur ou sélectionnez Imprimer dans le menu Fichier.

> L’agenda simplifié est imprimé. La fenêtre reste ouverte.

> 3. Pour la fermer, sélectionnez Fermer dans le menu Fichier.

> # Utilisation de l’agenda mensuel miniature

> Pour modifier la date affichée dans votre vue de l’agenda, vous pouvez utiliser l’agenda mensuel miniature de deux façons : en cliquant dessus ou en entrant directement la nouvelle date souhaitée.

> ### Clic à tout endroit de l’agenda mensuel miniature

> Pour modifier la date en cliquant sur l’agenda mensuel miniature, effectuez une ou plusieurs des opérations suivantes :

> - Changez le mois actuellement affiché en cliquant sur l’une des flèches situées de part et d’autre du nom du mois.

> Chaque fois que vous cliquez sur la flèche pointant vers la gauche, le mois précédent est affiché. Et chaque fois que vous cliquez sur la flèche pointant vers la droite, c’est le mois suivant qui apparaît.

> - Modifiez le jour ou la semaine actuellement affiché en cliquant sur son numéro.

> Le jour actuellement affiché sur votre vue de l’agenda est surligné.

> - Retournez à la date du jour en cliquant sur la date intitulée « Nous sommes le » au bas de l’agenda mensuel miniature.

> #### Astuce

> À chaque fois que vous cliquez sur l’agenda mensuel miniature, toute la fenêtre du navigateur est actualisée. Cela prend du temps. Si vous voulez afficher une date éloignée de plus d’un mois, il est plus rapide d’utiliser l’icône Passer à.

> ### Saisie directe de la nouvelle date souhaitée

> Utilisez la zone de saisie de date au bas de l’agenda mensuel miniature.

> 1. Entrez une nouvelle date dans la zone de saisie.
> 2. Cliquez sur l’icône Passer à (flèche pointant vers la droite dans un cercle) pour atteindre cette date.

> # Utilisation de l’icône Passer à

> Dans la fenêtre Passer à une date, vous pouvez entrer une date directement ou définir la date en utilisant l’agenda mensuel miniature.

> ### Saisie de la date

> 1. Cliquez sur l’icône Passer à.

> La fenêtre Passer à une date apparaît.

> 2. Tapez la date que vous souhaitez afficher dans la zone de saisie de date située sous l’agenda mensuel miniature.
> 3. Cliquez sur OK.

> La date affichée dans la vue de l’agenda est celle que vous venez d’entrer.

> ### Définition de la date à l’aide de l’agenda mensuel miniature

> 1. Cliquez sur l’icône Passer à.

> La fenêtre Passer à une date apparaît.

> 2. Cliquez sur le mois que vous voulez afficher.
> 3. Cliquez sur le jour du mois que vous voulez afficher.
> 4. Sélectionnez l’année à afficher en cliquant sur l’une des flèches.

> Chaque fois que vous cliquez sur la flèche pointant vers la gauche, l’année précédente est affichée. Et chaque fois que vous cliquez sur la flèche pointant vers la droite, c’est l’année suivante qui apparaît.

> 5. Cliquez sur OK.

> La fenêtre Passer à une date est alors fermée et la date que vous avez définie est désormais affichée dans votre vue de l’agenda.

> # Effacement de la liste d’erreurs

> Il arrive parfois que des erreurs se produisent lors de la planification d’un événement. Si cela se produit, vous pouvez effacer les erreurs en supprimant ou en corrigeant les événements qui les ont générées.

> Remarque | Il est important de comprendre que vous supprimez les événements réels de l’agenda, et pas seulement de la liste d’erreurs. Si vous supprimez un événement auquel sont associés des participants, il disparaît également de l’agenda de tous les participants. Pour inscrire de nouveau l’événement sur tous les agendas, vous devez le replanifier (recréer).

> ### Affichage de la liste d’erreurs

> 1. Dans la zone Tâches de l’onglet Vue, cliquez sur Erreurs.

> La liste d’erreurs apparaît. Il s’agit en fait d’un tableau contenant plusieurs colonnes. La dernière colonne précise le message d’erreur. Vous serez peut-être en mesure de corriger l’erreur si son origine est simple. Par exemple, si vous avez commis l’erreur d’entrer dans une adresse e-mail de type « mailto : » un caractère non valide, tel un espace, il vous suffit de rectifier l’adresse.

> Vous pouvez supprimer les événements à l’origine des erreurs directement dans cette fenêtre. Vous pouvez également ouvrir les événements individuellement, et les supprimer ou bien les corriger dans la fenêtre Modification d’événement.

> S’il n’y a aucune erreur, le message « Aucune erreur » apparaît et la liste d’erreurs ne s’ouvre pas.

> 2. Choisissez l’une des méthodes suivantes :
> - Pour savoir comment supprimer des événements de la liste d’erreurs, reportez-vous à la section Suppression dans la fenêtre Liste des erreurs.
> - Pour connaître la procédure de suppression ou de correction des événements à l’origine des erreurs dans la fenêtre Modification d’événement, reportez-vous à la section Suppression ou correction dans la fenêtre Modification d’événement.

> ### Suppression dans la fenêtre Liste des erreurs

> Vous pouvez supprimer le nombre d’événements de votre choix dans la liste d’erreurs en procédant comme suit :

> 1. Activez la case à cocher Supprimer en regard de l’événement que vous souhaitez supprimer.

> Vous pouvez sélectionner autant d’événements que vous le voulez. Si vous voulez supprimer tous les événements de la liste d’erreurs, vous pouvez cocher la case Supprimer tout située en haut de la colonne Supprimer.

> Ces cases à cocher fonctionnent comme des boutons à bascule. En effet, si vous changez d’avis, vous pouvez désélectionner les événements en cliquant de nouveau sur la case correspondante.

> 2. Quand vous avez fini de sélectionner les événements à supprimer, cliquez sur OK.

> Vous êtes invité à confirmer la suppression des événements de l’agenda (en cliquant sur OK).

> Remarque | Dans le cas des événements récurrents, seules les occurrences comportant des erreurs sont supprimées. Toutefois, il est très probable que toutes les occurrences présentent la même erreur, auquel cas elles sont toutes supprimées.

> ### Suppression ou correction dans la fenêtre Modification d’événement

> 1. Cliquez sur le titre de l’événement.

> La fenêtre Modification d’événement apparaît.

> 2. Cliquez sur Supprimer ou corrigez l’erreur.

> S’il est possible de corriger l’erreur en entrant des informations correctes, faites-le.

> Si vous décidez de supprimer l’événement, vous êtes invité à confirmer la suppression (en cliquant sur OK).

> 3. Cliquez sur OK.

> La fenêtre Modification d’événement est fermée.

> 4. S’il reste des erreurs dans la liste, continuez à les corriger en répétant les opérations 1 à 3 jusqu’à ce qu’il n’y en ait plus.
> 5. Cliquez sur OK quand vous avez fini de traiter la liste d’erreurs.

> # Si vous disposez à la fois du bouton Inviter et du bouton Informer

> Si le système est configuré de sorte que les deux boutons Inviter et Informer apparaissent dans la fenêtre Modification d’événement, suivez les instructions ci-dessous pour créer les deux listes. Les participants de la liste Inviter recevront une invitation sous la forme d’une inscription dans leur liste Tâches. Ceux de la liste Informer ne verront pas d’invitation dans leur liste de tâches et ne seront donc pas en mesure de répondre. L’événement est inscrit sur les agendas des participants des listes Inviter et Informer.

> Pour ajouter des participants à vos listes Inviter et Informer :

> 1. Complétez la zone de saisie Utilisateur.

> Cette zone de saisie accepte les entrées suivantes :

> - ID d’agenda

> Si vous connaissez l’ID exact de l’agenda sur lequel vous voulez planifier un événement ou une tâche, entrez-le. Par exemple, si vous voulez planifier un événement sur l’agenda de l’équipe de football créé par Jean Dupont (jdupont) et que vous sachiez que l’ID de l’agenda est jdupont:aigles, entrez-le directement.

> Vous pouvez également entrer l’ID d’agenda d’une ressource. Les ressources comprennent, entre autres, les salles de réunion ou le matériel à réserver. Un agenda est associé à chaque salle ou objet. Pour réserver une salle ou emprunter du matériel, vous devez « inviter » la ressource correspondante à l’événement.

> - ID utilisateur

> Si vous voulez inscrire un événement sur l’agenda par défaut d’un utilisateur, entrez l’ID de ce dernier. Par exemple, si vous souhaitez envoyer une invitation pour un événement à l’agenda par défaut de Jean Dupont, saisissez jdupont.

> - Adresse e-mail

> Si la configuration de votre système l’autorise, lorsque vous entrez une adresse e-mail, l’ID d’agenda correspondant est automatiquement inséré dans votre liste Inviter ou Informer, de sorte que l’événement soit inscrit sur l’agenda de la personne concernée.

> Si la configuration est différente, l’adresse e-mail est précédée de « mailto : » dans la liste Inviter ou Informer. Le cas échéant, l’événement n’est pas planifié automatiquement dans l’agenda de la personne. Cette dernière reçoit simplement une notification par e-mail.

> Si vous indiquez « mailto : » devant une adresse e-mail dans la zone de saisie Utilisateur, la personne concernée reçoit uniquement une notification par e-mail. L’événement n’est pas planifié automatiquement dans l’agenda de la personne. Par exemple, vous pouvez entrer « mailto :jdupont@sesta.com ». Pour obtenir davantage de détails, reportez-vous à la section Utilisation d’adresses e-mail dans la zone de saisie Utilisateur du Guide de concepts.

> Si vous ne connaissez aucune des entrées ou si vous voulez inviter ou informer un groupe d’utilisateurs, utilisez le bouton Rechercher situé en regard du bouton Inviter ou Informer. Pour obtenir des instructions sur l’utilisation de la fonction de recherche, reportez-vous à la section Recherche d’utilisateurs.

> 2. Cliquer sur Inviter ou sur Informer.

> L’ID d’agenda ou une adresse e-mail apparaît dans la liste Inviter ou Informer.

> Si, suite à une erreur, vous souhaitez supprimer une personne de l’une ou l’autre liste, sélectionnez son nom, puis cliquez sur Supprimer.

> 3. Répétez les deux premières opérations jusqu’à ce que vous ayez invité et informé toutes les personnes souhaitées.

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